Droppe til innhold

I undervisning

I undervisning

Studieadministrasjon / Opptak og utenlandsk utdanning

Rutiner ved studiestart høst 2017/vår 2018

Her finner du oversikt over all informasjon som seksjon for opptak og veiledning (OV) er ansvarlige for og hva fakultetene må gjøre i forbindelse med studiestart.

Her finner du informasjon om følgende:

  • Kobling mellom opptaksstudieprogram og studieprogram – frist 15. juli/1. desember.
  • Oppropslister/møtt-lister
  • Registrering / opprydding i FS
  • Etterfylling
  • Reservert studieplass
  • Skifte av studiested
  • Politiattest

Kobling mellom opptaksstudieprogram og studieprogram – frist 15. juli/1. desember

Fakultetene må registrere hvilke opptaksstudieprogram/studietypekode som skal kobles opp mot hvilke studieprogram. I tillegg må det registreres hvilke klasser de nye studentene overføres til ved opprettelse fra søker til student. Husk å endre årstallet på kull til 2017 dersom det ikke er andre endringer i studieprogrammet.

Se FS-rutine https://tilsatt.hioa.no/sokere-studenter-epost-pin (Grunnlagsdata i bildet Opptakstudieprogram)

Dette gjelder følgende opptakstyper fordelt på fakultet:

Fakultet HF: NOM og MASTER (TRESYK opprettes i mai).

Fakultet LUI: NOM, MASTER, MASTER-INT, PPU, ARBFØR,TOLKPB, ARBYFL og YVEIBLU.

Fakultet SAM: NOM, MASTER, MASTER-INT og JBI-FJERN.

Fakultet TKD: NOM, MASTER, MASTER-INT, FOR og PPU (TRE opprettes i juni).

Dette skal registres i FS (modul Opptak - bilder - studieprogram/kvote – opptaksstudieprogram – fane Opptakstermin). Se eget bilde:

Skjermbilde FS - Kobling mellom opptaksstudieprogram og studieprogram

OV ønsker en samlet tilbakemelding fra hvert fakultet innen 15. juli om at koblingen er foretatt. Send e-post til opptak@hioa.no og merk e-posten Opptaksstudieprogram.

Svar på søknad om opptak i NOM og i lokalt opptak (LOK)

Hovedopptaket og suppleringsopptaket i NOM blir gjort kjent for søkerne henholdsvis 20. juli og 28. juli. (Den offisielle datoen for hovedopptaket er 20. juli, men svarbrevene vil kunne bli publisert 18. juli så henvendelser kan ev. komme før 20. juli.)  OV gjør en fortløpende vurdering sammen med fakultetene om det skal gis flere tilbud i etterfyllingsopptak, som kjøres tirsdag og torsdag hver uke fra torsdag 3. august tom. 7. september. Søkere i LOK fikk/får svar i mai/juni/juli eller i oktober (søknadsfrist 1. septmeber). I LOK kjøres etterfyllingsopptak ved behov. (For mer informasjon se under Etterfylling.)

Opprops-/møttlister

Dette må fakultetene gjøre med møttlister:

  • Fakultetene tar selv ut oppropslistene fra FS. For NOM kan disse tas ut fra mandag 14. august kl. 12.00.  For mest mulig oppdaterte lister i LOK bør de ikke tas ut tidligere enn dagen før studiestart. Rapporten som SKAL brukes både i NOM og LOK er FS 101.006 Søkerliste–JaSvar/Møtt/Reservert, gjerne med litt ekstra linjeavstand. Husk å velge Ja-svar i rapporten.
  • Listene markeres med en X for frammøte. NB! Skriv tydelig.
  • Dersom noen møter opp uten at de står på listene, sjekk dette med OV; opptak@hioa.no.
  • For NOM leveres listene til OV fortrinnsvis tirsdag 15. august ved personlig frammøte eller innskannet på e-post til opptak@hioa.no. Siste frist for levering av oppmøtelister er onsdag 16. august kl. 12.00 . For NOM-studier med avvikende studiestart og LOK leveres listene til OV så fort som mulig etter opprop ved personlig frammøte, internpost eller innskannet på e-post til opptak@hioa.no.
  • Studenter som står på listen, men har fått lov til å møte senere registreres med møtt. OV vil ha beskjed dersom studenten ikke møter senere, send e-post til opptak@hioa.no, merk e-posten Ikke møtt student + studienavn + fødselsnummer eller stud.nr. + navn på student.
  • NB! Ikke skriv om etterfylling i møttlistene, det skal sendes i egen e-post.

Registrering / opprydding i FS

Alle som har svart ja i opptakene blir opprettet som studenter i kull og klasse(r) i uke 31 og 32/uke 50. Pinkodebrev sendes på e-post og sms i de samme ukene. (Det sendes tidligst ut dagen etter oppretting.) Etter hvert som suppleringer foretas, vil OV fortsette å opprette disse som studenter. Nyopprettede studenter vil bli fakturert fortløpende og få tilsendt PIN-kode på e-post.

Dette må fakultetene gjøre med studenter som ikke møter eller trekker seg innen 1. september/1. februar:

  • For studenter som ikke møter, eller som trekker seg innen 1. september, må dette meldes til opptak@hioa.no.

  • Merk e-posten Ikke møtt student eller Trukket student + studienavn + fødselsnummer eller stud.nr. + navn på student.

OV vil vedlikeholde studierettene fortløpende, fakultetene trenger ikke å gjøre noe med disse studentene.

Dette må fakultetene gjøre med studenter som ikke møter eller trekker seg etter 1. september/1. februar:

  • i Student samlebilde setter dere studenten til ”sluttet”

  • i Dato gyldig til setter dere datoen studenten har sluttet

  • i skillearket Klasse setter dere aktiv = N

  • gi beskjed til superbruker FS ved ditt fakultet om at faktura skal frafalles for studenter som trekker seg etter 1. september/1. februar. Superbruker kan ev. kontakte faktura@hioa.no om nødvendig. FS-hjelp kjører rutine for sletting av fakturadetaljer rett etter 1. september/1. februar.

  • send beskjed til opptak@hioa.no. Det er viktig at det sendes beskjed fram til 1.oktober/15. februar, slik at studentene ikke blir gjenopprettet hvis det kjøres automatiske rutiner. Merk e-posten Trukket student + studienavn + fødselsnummer eller stud.nr. + navn på student.

Etterfylling

Ved førstegangsbestilling av etterfylling må dere samtidig oppgi en kontaktperson på studiet. Kontaktpersonen blir oppgitt til søkeren i forbindelse med tilbud om studieplass.

I NOM kjøres det første aktuelle etterfyllingsopptaket etter studiestart torsdag 17. august – frist for å bestille nye tilbud er samme dag kl. 11.00. Etterfyllingsopptak kjøres tirsdag og torsdag hver uke fra torsdag 3. august. Siste opptakskjøring i regi av Samordna opptak er torsdag 7. september. Det kan imidlertid fortsatt tas inn nye studenter etter denne datoen.

I LOK kjøres etterfyllingsopptak ved behov.

Dette må fakultetene gjøre ved etterfylling:

  • Gi beskjed til opptak@hioa.no når det ønskes etterfylling og hvor mange nye tilbud som skal sendes
  • Merk e-posten med Etterfylling + Studienavn
  • Ved førstegangsbestilling må også kontaktperson oppgis

Søkers svarfrist er normalt fem dager i NOM og en uke i LOK, enkelte ganger kortere. OBS: Det vil kunne ta opptil en uke fra søker blir student. Fakultetene vil dermed kunne oppleve at studenter ikke er opprettet som student i FS, selv om de har fått bekreftet studieplass. OV sender ut pinkodebrev på e-post normalt dagen etter at søker er overført til student.

Vi minner om at etterfylling kun skjer etter de rangerte ventelistene. Vi presiserer at det ikke skal opplyses til søkere hvor mange plasser et studium etterfylles med. Det er ulike ventelister utfra kvoter.

Det har ingen hensikt at søkere på venteliste møter opp ved studiestart eller henvender seg til OV for å få tildelt en eventuell ledig studieplass. Alt skjer skriftlig via nettsøknaden. Ved spørsmål kontakt OV.

Dersom fakultetene ønsker å komme i kontakt med nye studenter raskt, kan de få kontaktinfo fra OV.

Reservert studieplass

Alle henvendelser om reservert studieplass (utsettelse til neste år) skal oversendes opptak@hioa.no. Søknadene behandles av OV. Merk e-posten Reservert studieplass.

Skifte av studiested/ studium

Styret i Samordna opptak har bestemt at det ikke er anledning til å skifte studium eller studiested. Dette gjelder også mellom studium på samme studiested eller innen samme fakultet, inkludert skifte mellom fulltids- og deltidsstudium. Overflytting til annet studiested vil kun være aktuelt etter første studieår. I LOK må det vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Politiattest – gjelder kun for enkelte studier

Nye studenter har fått informasjon i tilbudsbrevene om kravet til politiattest, samt hvor politiattesten skal leveres.

De som har levert politiattest som er eldre enn tre måneder, må skaffe ny attest. Merk at studenter ikke skal begynne praksisopplæring før gyldig politiattest er levert.

  • Levert politiattest uten merknader må registreres i FS

https://student.hioa.no/politiattest

Ved spørsmål kan du kontakte OV via epost: opptak@hioa.no
eller på telefon (67 23) 50 50 mandager, onsdager og fredager kl. 12.00-15.00
.

Slik søker du 

Save

Kontakt