Droppe til innhold

I forskning

I forskning

FoU-håndbok / Avslutte prosjekt

Rutine vedrørende meldeplikt til NSD

Dette er en rutine som skal hjelpe instituttleder å ivareta sitt forskningsansvar vedrørende meldepliktige student- og forskningsprosjekter på sitt institutt.

Instituttleders ansvar

Det henvises generelt til dokument vedrørende forskningsansvarliges rolle og oppgaver.

Tilgang til NSD sitt meldingsarkiv

NSD har et meldingsarkiv over forskningsprosjekter meldt NSD. Her arkiveres dokumenter som inneholder detaljert informasjon om de enkelte prosjektene. Dokumenter knyttet til prosjektet trenger derfor ikke å arkiveres i Public 360.

Arkivet hos NSD er adgangsregulert. Dekan, instituttleder eller FoU-rådgiver sin nærmeste leder sender e-post til kontaktperson for NSD ved HiOA med ønske om tilgang, ingrid.jacobsen@hioa.no.

Instituttleder og FoU-rådgiver (samt FoU-rådgivers nærmeste leder) bør ha tilgang til meldingsarkivet.

Nærmere om hva meldingsarkivet inneholder

  • Navn på forsker/student, tittel, formål, utvalg, type opplysninger, lagringsform, prosjektperiode.
  • Det lovlige behandlingsgrunnlaget, søknader og tillatelser.
  • Prosjektoversikt med søkefunksjon, slik at man lett kan finne lister over prosjekter man ønsker å følge opp.
  • Statistikkside med blant annet oversikt over antall meldinger/år. Det kan gi en indikasjon på om meldeplikten overholdes.
  • Postkasse som viser prosjekter med avviksmeldinger.
  • Brukeroversikten viser hvilke ansatte som har tilgang til Meldingsarkivet.
  • Faktureringssiden viser hvilke prosjekter NSD tar betalt for.
  • På informasjonssiden "Om Meldingsarkivet" får du nyttige råd om internkontroll og bruk av Meldingsarkivet.

Konkret i forhold til NSD:

  • Sørge for/sjekke at nytilsatte får informasjon om/kjenner retningslinjer og vise hvor informasjonen finnes.
  • Ha oversikt over prosjektportefølje ved instituttet, herunder om prosjekter er meldepliktig (er alle meldepliktige prosjekter meldt NSD?). For å avgjøre om prosjektet er meldepliktig kan man prøve NSD sin meldeplikttest
  • Alle prosjektene skal være forankret ved instituttet.
  • Sjekke at alle prosjekter har nødvendige tillatelser og at krav i tillatelsene følges opp.
  • Sjekke at forskere/studenter som skal slutte rydder opp i aktive prosjekter.
  • Sørge for at avvik meldes til ledelsen og følges opp.
  • Sørge for at det finnes rutiner som sikrer at også meldepliktige studentprosjekter blir meldt.

Hjelpemidler:

  • Alternative måter å fange opp hvilke forskere som behandler personopplysninger:
  1. Legge inn spørsmål om dette i FoU-tid søknadsskjema ved fakultetet, se eksempler på spørsmål. Ved å svare JA på et eller flere spørsmål kan forskeren følges opp med veiledning.
  2. Ta opp forholdet i medarbeidersamtale mellom studieleder og forsker.
  3. Se på regnskapslister.
  4. Sjekke om prosjekter registrert i Cristin, stemmer overens med prosjekter i meldingsarkivet til NSD.
  5. Sjekke med forskergruppeledere.
  6. Stille spørsmål ved en forsker med mye FoU-tid, men med få prosjekter i meldingsarkivet til NSD.
  • Informasjon om personvern i forskning i FoU-håndboken på HiOA sin nettside.
  • Henvise videre til FoU-administrasjonen sentralt og/eller forskningsgruppeledere for veiledning

Hvordan:

Det er opp til instituttleder hvordan disse oppgavene utøves, herunder hvordan og når det informeres.

Innsending av melding til NSD

Hvem utfører oppgaven? Prosjektleder

Hvem gir veiledning? FoU-administrasjonen og forskningsgruppeleder

Informasjon til prosjektleder.

  • Hvordan sende meldeskjema? Se FoU-håndbok.
  • Forskningsgruppeleder og/eller FoU-administrasjonen kan veilede prosjektleder vedrørende innholdet i meldeskjema, avhengig av kompetanse. Det finnes også veiledning på  NSD sin nettside.
  • Ved studentprosjekter er veileder prosjektleder og ansvarlig for å sjekke at det studenten gjør er riktig. Veileder skal ha kopi av brev/e-post til student.

Kontroll og informasjon

Hvem utfører: FoU-administrasjon

Informasjon ved alvorlige avvik: I tillegg til instituttleder, meld fra til sikkerhet@hioa.no med noen få setninger, se Hva du skal gjøre, og bistå med å rydde opp i avviket.

Gi innspill til ledelse og ansvarlige for revisjon av internkontrollsystemet (ingrid.jacobsen@hioa.no) på bakgrunn av kontroller og avvikshåndtering.

Når: Sjekk meldingsarkivet ca. to ganger i måneden.

Ved oppstart av nye prosjekter skal følgende gjøres dersom prosjektet behandler sensitive personopplysninger og bør gjøres dersom prosjektet behandler andre personopplysninger:

  • Sende link til FoU-håndbok, se Personvern, dataplaner og databehandling.
  • Sende link til informasjon som er spesielt rettet mot aktuelt prosjekt (spesiell informasjon). Sjekk f.eks. om det er lydopptak og si noe om hva prosjektleder bør være spesielt oppmerksom på (f.eks. ikke bruk mobiltelefon til opptak). Ved bruk av lydopptak som metode sendes link til artikkel om lydopptak.
  • Kopier inn i e-posten til prosjektleder/student punkter i godkjenningsbrev fra NSD som omhandler sensitive personopplysninger, informasjonssikkerhet, databehandler, prosjektavslutning og anonymisering.
  • Opplys om at de kan ta kontakt med fou-teknisk@hioa.no, ved behov for juridisk/teknisk bistand i forbindelse med behandling av personopplysninger i forskningsprosjekter.
  • Opplys om at databehandleravtaler og risikovurderinger skal sendes FoU-rådgiver for godkjenning og arkivering.

Se gjennom meldeskjema og andre dokumenter knyttet til prosjektet.

  • Er prosjektleder fortsatt tilsatt ved HiOA? Har prosjektleder sluttet og ny prosjektleder oppnevnt skal det sendes endringsmelding til NSD. Har forskningsansvaret for prosjektet blitt overført til ny institusjon skal dette følge av endringsmeldingen. Tilsvarende endringsmelding skal sendes når studenter slutter før utløp av prosjektperioden.
  • Er prosjektet godkjent av NSD eller er det fortsatt under vurdering? Er prosjektet ikke godkjent, vurder om vedkommende trenger hjelp. Det kan være små opprettinger som forsker fint greier selv, evt. i samråd med forskningsgruppeleder eller andre forskere.
  • Hvordan er informasjonssikkerheten ved behandling av personopplysningene? Vurder det som beskrives i meldeskjema opp mot retningslinjene i FoU-håndboken om Valg av elektronisk verktøy og lagringssted for lagring av forskningsdata. Dersom lagringen ikke ser ok ut, send e-post til prosjektleder med link til nevnte nettside og/eller send e-post til koordinator for informasjonssikkerhet i FoU, Ingrid.Jacobsen@hioa.no, som involveres i saken.
  • Er andre henvendelser fra NSD besvart/fulgt opp? Dersom henvendelsen ikke er besvart/fulgt opp, sendes dette videre til prosjektleder og vedkommende følges opp. Er det vanskelig å besvare henvendelsen fra NSD på fakultetsnivå, ta kontakt med koordinator for informasjonssikkerhet i FoU, Ingrid.Jacobsen@hioa.no, for avklaring.
  • Er prosjektet avsluttet? Avklar status i prosjektet. Når perioden i meldeskjema er avsluttet tar NSD kontakt med prosjektleder via brev, som både vil ligge i NSD sitt arkiv og i Public 360, for å avklare status i prosjektet. Prosjektleder skal i utgangspunktet anonymisere/slette personopplysningene i. h. t det som er beskrevet i meldeskjemaet. Skal personopplysningene lagres utover prosjektperioden må dette godkjennes av NSD eller det må innhentes nytt samtykke fra den registrerte, mer info i FoU-håndbok om Behandling av data etter avsluttet prosjekt, og langtidslagring av data
  • Følg opp og forebygg avvik

Informasjon og brosjyrer til hjelp ved internkontrollen.

Eksempler på spørsmål i skjema Søknad om tildeling av FoU-tid

  • Skal det registreres personopplysninger i forskningsprosjektet?
  • Skal det registreres sensitive personopplysninger?
  • Er personopplysningene anonymiserte og kan ikke identifiseres verken direkte eller indirekte?
  • Har du meldt prosjektet til NSD?
  • Må prosjektet søke om godkjenning hos annen relevant instans (f.eks. REK)?
  • Har du foretatt en risikovurdering for sikker lagring av forskningsdata iht. høgskolens retningslinjer?
  • Har du behov for bistand til å vurderevalg av riktig elektronisk verktøy for lagring av forskningsdata?