Droppe til innhold

Administrativ støtte

Administrativ støtte

Rom og lokaler / Møterom

Reservere møterom

Møteinnkalling med reservasjon av møterom i Outlook og i Outlook Online.

Innhold

  1. Reservere møterom i Outlook for Windows
  2. Reservere møterom i Outlook for macOS
  3. Reservere møterom via Outlook Online (Office 365)

1. Reservere møterom i Outlook for Windows

Finne ledig møtetidspunkt for alle møtedeltakere

Vær oppmerksom på at alle møterom som er oppført under "All Rooms" i Outlook Adressebok _kun_ er for tilsatte.

1.1 Nytt møte

  • Gå til fane Kalender > Hjem > Nytt møte

Skjermbilde: Opprett nytt møte

1.2 Planleggingsassistent

  1. Velg: Planleggingsassistent i menyen
  2. Legg gjerne til følgende:
  • Til [ legg til deltakere] eller du kan velge de i Planleggingassistenten.
  • Emne
  • Start- og sluttidspunkt for møtet.
  • Du må justere lengden på møtet, for eksempel til 1 time eller mer, da den kun viser 30 minutter fra start- til sluttidspunkt.

Skjermbilde: Planleggingsassistent - legg til ønsket data for møte

1.3 Legg til deltakere

1. I Planleggingsassistent:

  1. Klikk på: Legg til deltakere
  2. Marker en hvit dato og systemet foreslår mulige tidspunkter.
  3. Marker ønsket tidspunkt

2. Forslag til møtedager og tidspunkt – følgende farger er brukt for møtetidspunkt:

  • Hvit er 'god'
  • Lyseblå er 'ganske bra'
  • Blå er 'dårlig'

Skjermbilde: Legg til deltakere

1.4 Legg til rom

  1. Klikk på: Legg til rom
  2. Du får opp et nytt skjermbilde i Adressebok:  All Rooms

(deltakere4)

Skjermbilde: Legg til rom

1.5 Søk i Adressebok > All Rooms

  1. Velg ønsket møterom - du kan gjøre dette på to måter:
    1. Velg et bygg for å finne et ledig møterom.
    2. I Adressebok - velg: All Rooms.
      • Her kan du velge mellom flere for å finne ledige rom på møtetidspunktet.
      • Møterom du _ikke_ kan reservere dersom du ikke er medlem i en viss gruppe: Møterom med begrenset tilgang.
  2. Klikk: OK

Skjermbilde: Velg rom - du kan velge flere

1.6 Sende møteinnkalling

  1. Hak av valgt møterom, for eksempel SG219, som er ledig på møtetidspunktet.
  2. Har du sjekket flere møterom vil de vises på lista "Alle deltakere".
  3. Hak av kun det møterommet du ønsker å benytte til møtet.

Skjermbilde: Send innkalling

1.7 Sjekk før du sender møteinnkalling

1. Klikk på "Avtale" ved siden av "Planleggingsassistent". Her kan du se:

  • Til
  • Emne
  • Tidspunkt
  • Sted

2. Klikk: Send  – dersom ovennevnte punkter er OK.  

Skjermbilde: Sjekk før innkalling

2. Reservere møterom i Outlook f or MacOS

Gjelder Outlook 2016 for Mac.

Finne ledig møtetidspunkt for alle møtedeltakere

Vær oppmerksom på at alle møterom som er oppført i Outlook adressebok _kun_ er for tilsatte.

2.1 Åpne Outlook > Calendar

  • Velg Kalender - nederst til venstre i Outlook

2.2 Calendar > Meeting

  1. Velg: Meeting
  2. Legg til ønskede møtedeltakere i feltet "To:"
  3. Legg til møtetema i feltet for "Subject:"

2.3 Scheduling

  1. Velg: Scheduling - dvs. planleggingsassistent - i toppmenyen.

2.4 Scheduling Assistant > legg til ønsket møterom

Gå til Rooms, til venstre i planleggingsassistenten

  1. Klikk på: Add Room
  2. Legg til ett eller flere aktuelle møterom
  3. Legg til møterom ved å dra det over til Add Room

2.5 Tidspunkt

Når du har lagt til aktuelle deltakere og rom, finner du et passende tidspunkt for møtet ved å sjekke når deltakere og rom er ledige.

 

2.6 Send møteinnkalling

  1. Kontroller at tidspunkt og deltakere stemmer
  2. Trykk på Send-knappen for å invitere til møtet

2.7 Kvittering

Du mottar en kvittering via e-post om at møterom er reservert.

(Dersom møterom ikke er ledig, får du kvittering på at reservasjon ikke er akseptert.)

Skjermbilde: Du mottar deretter kvittering for reservasjon av møterom.

2.8 Avtale / møte i kalenderen

I kalenderen vil avtalen / møtet vises som i skjermbildet under.

Skjermbilde: Visning av møte i kalender.

3. Reservere møterom i Outlook Online (Office 365)

Eksempel: Finne et ledig møterom i P46 

3.1 Åpne Outlook Online

3.2 Velg møterom

Eksempel: Søk etter P46 i søkefeltet øverst i venstre hjørne.

  • Velg: P46-PA706 (12 pers)
  • Klikk på møteknappen.

3.3 Fyll inn nødvendige detaljer og legg til deltagere for møtet

NB! Åpne opp for pop-up om møtevinduet ikke åpnes.

  • Tittel: Skriv inn ønsket tittel på arrangementet.
  • Plassering: Rommet er allerede booket (som deltaker). Skriv inn plasseringen.
  • Deltakere: Søk etter flere deltagere i feltet med teksten "Legg til personer". 

Endre eventuelle øvrige innstillinger for møtet i feltene under.

3.5 Ferdig og sjekket alle felt?

  • Trykk: Send - når møteinnkalling er ferdig.

Møterom - begrenset tilgang

Møterom med begrenset tilgang - reservasjon kun for visse grupper.

Save

Hjelp med veiledning?

Kontakt BIT så kan vi hjelpe deg!