Droppe til innhold

I undervisning

I undervisning

Registrering av utreisende utvekslingsstudenter

For å registrere studenten korrekt, trenger du informasjon om utvekslingsavtalen og utvekslingsprogram som studenten skal delta på.

All registrering i FS skal skje etter frister vedtatt i Prosedyre for studenter ut.

Når studenten er tilbake fra sitt utvekslingsopphold trenger du også en kopi av karakterutskriften.

Hvordan registrere i FS

Steg

Hva som skal gjøres

Før utvekslingsoppholdet Etter utvekslingsoppholdet
1. Registrere utvekslingsperson  X  
2. Forhåndsgodkjenne  X  
3. Registrere planlagte emner  X  
4. Registrere omfang  X  
5. Ferdigbehandle forhåndsgodkjenning  X  
6. Sjekke at studenten ikke har blitt fakturert for kopieringsavgift  X  
7. Registrere avsluttet opphold    X
8. Opprette ny innpassingssak    X
9. Registrere resultater (se brukerdokumentasjon, kommer)    X
10. Koble riktig eksternstudium til riktig godkjenningssak (se brukerdokumentasjon, kommer)    X
11. Individuelle tilpasninger i students utdanningsplan (se brukerdokumentasjon, kommer)    X
12. Koble eksternstudium mot emnekombinasjon (se brukerdokumentasjon, kommer)    X
13. Utveksling på vitnemål (se dokumentasjon )  

 X

 

1. Registrere utvekslingsperson

Det finnes en snarvei til Bilde Utvekslingsperson i nedtrekksmenyen i Student samlebilde. Bildet Utvekslingsperson finner du også under Bilder i modul Utveksling.

I samlebildet "Utvekslingsperson" i FS kan du legge inn utvekslingsperson i veldig mange felt fordelt over tre kolonner.

Registrer informasjon i følgende felter:

  • Fødselsnummer.
  • Avtaleid: Alle utvekslingsavtaler har et ID-nummer. Utvekslingsavtaler ajourføres av Seksjon for internasjonalisering. Sjekk at riktig avtaleid benyttes. Innenfor én og samme institusjon kan det være flere avtaler.
  • Periode: Legg inn perioden studenten er på utveksling. Det er viktig å oppdatere feltene dersom det blir endring i perioden. Opphold som avsluttes innen 30.6 blir rapportert til DBH på vårsemesteret og opphold som avsluttes innen 31.12 rapporteres på høstsemesteret. Utvekslingsopphold kan ikke etterrapporteres.
  • Inn-/Utreisende: UT
  • Utvekslingsprogram: Fylles ut automatisk.
  • Studieprogram: Fylles ut automatisk.
  • Intern sted: Minimum på instituttnivå.
  • Eksternt sted: Fylles ut automatisk.
  • Kategori: Student
  • Oppholdstype: Velg riktig Oppholdstype. Dersom det er en blanding av studier og praksis/feltarbeid, velges STUDIER.
  • Utvekslingsstatus: Aktiv
  • Termin: Sett inn riktig termin. NB! Det er ikke terminen, men datoene i perioden som styrer rapporteringen til DBH.

2. Forhåndsgodkjenne

I bildet "Utvekslingsperson" er det en snarvei til bildet "Godkjenningssak samlebilde".

Når du oppretter en forekomst i bildet Utvekslingsperson blir det automatisk opprettet en godkjenningssak av type "FORHÅND". I fanen "Eksternstudium" opprettes det et eksternt studium. Gå videre til bildet "Person Eksternstudium" (snarvei til høyre på bildet) for å legge inn planlagte emner studenten skal ta i utlandet.

I bildet "Godkjenningssak samlebilde", velger du "FORHÅND" i den første nedtrekkslisten i dialogboksen.

3. Registrere planlagte emner

Det opprettes automatisk en forekomst i bilde "Person eksternstudium" når det opprettes en godkjenningssak. Denne opprettes på bakgrunn av utvekslingsavtalen.

Her skal også NUS-koden legges inn (hentes fra "Studieprogram samlebilde").

Under fanen "Planlagt" legges emnene som studenten har fått forhåndsgodkjent (uten resultater) inn.

I samlebildet "Person Eksternstudium" , og fanen "Planlagt", legger du inn nummer, kategori (nedtrekksliste), kode, navn, tid, termin og vekting.

4. Registrere omfang

I "Godkjenning samlebilde", fane "Omfang", skal omfanget av utvekslingen registreres. Dette rapporteres til Lånekassen og benyttes av Lånekassen for utbetaling av lån til studenter på utveksling (erstatter D-skjema).

I nedre del av vinduet hakes det av for hvilke emner som skal inngå i godkjenningssaken. I øvre del av vinduet registreres omfang totalt og omfang Lånekassen som er hhv den totale vektingen som inngår i godkjenningssaken og vektingen som overføres til Lånekassen. I terminangivelse Lånekassen skal semester og år studenten kommer tilbake fra utveksling registreres.

I fanen "Omfang" dukker det opp to nedtrekkslister: En for omfanget totalt, og en for omganget til Lånekassen. Du må også velge benevning (studiepoeng). Deretter fyller du ut termin til Lånekassen, og velger semester.

5. Ferdigbehandle forhåndsgodkjenning

Når alt er ferdig registrert på godkjenningssaken skal saken settes som BEHANDLET i feltet "Status behandlet" i "Godkjenningssak samlebilde". Følgende felter må fylles ut:

  •  Endre sakstatus fra UBEHANDLET til BEHANDLET.
  •  Sett J i feltet for "Ferdigbehandlet", samt dagens dato.

Når punktene 1-4  er registrert ferdig er dataene klare for overføring til Lånekassen, dette fremkommer i "Godkjenningsak samlebilde".

6. Sjekke at studenten ikke har blitt fakturert for kopieringsavgift

Utreisende studenter blir fakturert på lik linje som sine medstudenter. Studenter på utveksling 3 mnd. eller mer skal kun faktureres for SiO avgiften og må få frafalt kopi-avgiften. Ta kontakt med faktura@hioa.no for frafall av kopiavgiften.

7. Opprette ny innpassingssak i bildet "Godkjenningssak samlebilde"

Når en utreisende student avslutter sitt opphold skal dette registreres i bildet "Utvekslingsperson".

I feltet "Utvekslingsstatus" setter du riktig status. Om studenten har vært ute i den perioden som var avtalt skal status FULLFØRT brukes. Dersom studenten har reist, men kommet hjem før avtalt tid, må status settes med enten AVBRUDD3M eller AVBRUDDE3M.

8. Registrere avsluttet opphold

Når studenten er tilbake fra utveksling må resultatene legges inn og det må genereres ny godkjenningssak.

Hent opp forhåndsgodkjenningen til studenten og trykk på knappen "Generer innpassingssak" på høyre side i bildet. Det er nå generert en ny godkjenningssak av type INNPASS (innpassingsak). Her må all relevant informasjon legges inn.

Dato står for når søknaden er komplett.

Saksstatus må endres til BEHANDLET.