Droppe til innhold

Mitt arbeidsforhold

Mitt arbeidsforhold

Helse, miljø og sikkerhet / Helse og miljø

Planlegging og gjennomføring av endringsprosesser

HMS-retningslinje

Innhold

Hensikt

Endringsprosesser skal planlegges og gjennomføres på en slik måte at arbeidstakerne sikres et fullt forsvarlig arbeidsmiljø både under og etter endringen (aml § 4-1).

Definisjon

En endringsprosess er enhver forandring i arbeidsforholdene som kan påvirke arbeidsmiljøet til én eller flere arbeidstakere.

Eksempler på endringsprosesser er omstillinger regulert gjennom omstillingsavtale, organisatoriske endringer, flytteprosesser og samlokaliseringer, ombygginger som medfører endringer på kort eller lang sikt, nye rutiner, innføring av ny teknologi, eller endringer i administrative systemer osv.

Omfang

Retningslinjen omfatter alle endringer som kan få arbeidsmiljømessige konsekvenser for ansattes arbeidsmiljø.

Arbeidsmiljølovens og internkontrollforskriften krav skal oppfylles.

  • Arbeidsmiljøloven § 3-1 (2):
    « … arbeidsgiver skal … d) under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette nødvendige tiltak, … ».
  • Internkontrollforskriften § 5, 2.ledd:
    «Internkontroll innebærer at virksomheten skal … 6. kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene … »
    Forskriften krever skriftlig dokumentasjon på dette punktet.

Roller og ansvar

Linjeorganisasjonen

Linjeleder på det nivå i linjeorganisasjonen som endringsprosessen styres fra, har ansvar for å følge opp kravene til planlegging og gjennomføring av endringsprosessen.

Ansatte må sikres mulighet til å medvirke (aml § 4-2). Er flere enheter berørt av endringene, må linjeledere sammen legge til rette for medvirkning.

Planlagte endringer skal konsekvensvurderes (risikovurderes) mht. arbeidstakernes arbeidsmiljø, og dokumenteres i tråd med internkontrollforskriftens krav. Vurderingene skal gjøres så tidlig i prosessen at konklusjonene kan tas til følge i utførelsen av endringene.

Verneombudet skal tas med på råd ved planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet [aml § 6-2 (4)].

Prosjektorganisasjon

Dersom endringsprosessen er prosjektorganisert, skal prosjektleder sammen med linjeleder(e) sikre informasjon og kommunikasjon med de tilsatte. Prosjektet legger rammene for tilsattes innflytelse, og prosjektleder må samarbeide med linjeleder om oppgavene.

Oppgaver

Planlegging

Ansatte, verneombud og tillitsvalgte skal trekkes inn så tidlig som mulig i planlegging av enhver endring. Ved større endringer skal også Bedriftshelsetjenesten (BHT) trekkes inn i planleggingsarbeidet.

Planer om endringer i fakultet/fellesadministrasjon legges fram for LAMU.

Planer om endringer som gjelder flere fakultet, er virksomhetsovergripende eller av prinsipiell karakter, legges fram for arbeidsmiljøutvalget.

Enhet for HMS skal informeres om alle planer om bygningsmessige endringer.

Byggesaker håndteres etter retningslinje for byggesakshåndtering.

Prosjektplan

Det skal utarbeides en prosjektplan for endringsprosessen, bestående av følgende elementer:

  • Mål/hensikt med endringene. Et hvert endringsprosjekt; stort eller lite skal ha et tydelig mål/formål. Hensikten med endringene skal kommuniseres til berørte.
  • Rolleavklaringer; klargjøring av linjeorganisasjonens ansvar og rolle, og beskrivelse av oppgavefordeling mellom linjen, prosjektleder og eventuelle andre aktører.
  • Omfang; hva endringen(e) består i.
  • Brukermedvirkning; beskrivelse av hvordan og innenfor hvilke rammer brukerne involveres i planlegging og gjennomføring.
  • Risikovurderinger; konsekvensvurdering av arbeidsmiljømessige forhold.
  • Oversikt over hvordan resultat fra risikovurderinger innarbeides i prosjektet.
  • Informasjonsplan.
  • Fremdriftsplan.

Hvor omfattende de ulike elementene i prosjektplanen vil være, avhenger av prosjektets omfang.

Dokumentasjon

Følgende dokumentasjon skal følge alle endringsprosesser og foreligge før endringene iverksettes:

  • Prosjektplan
  • Uttalelse fra verneombud

Interne dokumenter

Risikovurdering

Eksterne ressurser

Kontakt