Droppe til innhold

Mitt arbeidsforhold

Mitt arbeidsforhold

Helse, miljø og sikkerhet / Sikkerhet / Personvern / Personvernerklæring

Personvernerklæring for søknadsweb

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan håndterer dine personopplysninger i datasystemet FS. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

Innhold

  1. Hva regnes som personopplysninger?
  2. Kort om Søknadsweb
  3. Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i Søknadsweb

  4. Hvilke personopplysninger blir behandlet i Søknadsweb og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

  5. I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling

  6. Vi utleverer dine personopplysninger til andre

  7. Sikkerheten rundt dine personopplysninger

  8. Dine rettigheter

  9. Kontakt

1.  Hva regnes som personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

2.  Kort om Søknadsweb

Søknadsweb er en webapplikasjon for søking om opptak til studier ved OsloMet. Søknadsweb er knyttet til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Det betyr at data som registreres i Søknadsweb lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter. Se gjerne personvernerklæringen for FS.

3. Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i Søknadsweb

Formål

Formålet med behandlingen av personopplysninger i Søknadsweb er at du skal kunne registrere søknad om opptak til studier.

Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i Søknadsweb er GDPR artikkel 6 nr, 1 bokstav e, jf. nr. 3 bokstav b, og bestemmelser i Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven) § 4-15. Ved behandling av søknader om opptak til høyere utdanning utøver institusjonen offentlig myndighet. For eksempel er et vedtak om tildeling av studieplass å anse som et enkeltvedtak.

4.  Hvilke personopplysninger blir behandlet i Søknadsweb og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i Søknadsweb.

Når du logger deg på i Søknadsweb lagrer vi ditt fødselsnummer, din IP-adresse og eventuelle feilmeldinger. Denne informasjonen lagres for å kunne gi deg bistand ved behov for hjelp i forbindelse med bruk av Søknadsweb. Personopplysningene dine knyttet til dine innlogginger lagres i 12 måneder før de slettes.

Vi lagrer også informasjon om hvilke handlinger du utfører i Søknadsweb. Denne informasjonen slettes etter 12 måneder.

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i Søknadsweb: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), , kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, informasjon om søknadsalternativer og dokumenter du laster opp i forbindelse med søknaden.

Personopplysninger som registreres i Søknadsweb blir sendt til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Personopplysninger i FS lagres i utgangspunktet til evig tid. Se gjerne personvernerklæringen for FS.

Personopplysningene dine kan hentes fra:

  1. Deg selv via Søknadsweb
  2. Felles studentsystem (FS)

Frivillige registreringer

1. Deg selv via Søknadsweb

Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Søknadsweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine.

Registreringer som gjøres uten ditt uttalte samtykke

2. Felles studentsystem (FS)

I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved OsloMet registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine søknader. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak. Disse dataene blir kun sendt til Søknadsweb for at du skal kunne få innsyn i dine data.

5.  I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling

Når du benytter Søknadsweb ved <Navn på utdanningsinstitusjon> vil en rekke prosesser tilknyttet til søknaden utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:

  • poengberegning ved opptak
  • tildeling av studieplass
  • søknad om utveksling

6. Vi utleverer dine personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

OsloMet kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

  • Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning

Søknadsweb utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.

  • Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (UiO)

Søknadsweb driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.

  • UNINETT AS

Det er mulig å logge inn i Søknadsweb med innloggingsløsningen FEIDE. FEIDE utvikles og leveres av UNINETT AS. Ansatte ved UNINETT AS som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til ditt FEIDE-navn og IP-adresse. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten. Etter seks måneder slettes dine personopplysninger hos FEIDE.

  • Direktoratet for forvaltning og ikt (Difi)

Det er mulig å logge inn i Søknadsweb med innloggingsløsningene MinID, BankID, Buypass og Commfides via ID-porten. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i ID-porten, samt opplysninger som benyttes for å administrere MinID.

Hvis du logger inn med ID-porten, kan ansatte i brukerstøtte og forvaltning hos Difi ved behov se ditt fødselsnummer og kontaktinformasjon samt tidsavgrenset innloggingshistorikk.

Behovet oppstår når Difi må yte hjelp til bruker eller ved feilsøking/-retting av tjenesten.

Leverandørene av de elektroniske ID-ene (BankID, Buypass og Commfides) er behandlingsansvarlige for personopplysninger som er nødvendig for å administrere sine innloggingsløsninger.

  • Andre parter

Personopplysninger du registrerer i Søknadsweb sendes til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Se personvernerklæringen for FS for mer detaljer om hvilke virksomheter som mottar personopplysninger fra FS.

7. Sikkerheten rundt dine personopplysninger

OsloMet gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i Søknadsweb. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Ansatte har taushetsplikt rundt personopplysninger de får i sitt arbeide.

 8. Dine rettigheter

Se nettside om Dine rettigheter

9. Kontakt

Se nettside om Kontakt

Tjenesteleverandør

Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning er tjenesteleverandør av Søknadsweb. Det vil si at Unit utvikler og forvalter Søknadsweb og at Unit har det daglige ansvaret for driften av Søknadsweb. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved Unit tilgang til alle personopplysninger som er registrert i Søknadsweb, og med det også personopplysninger som sendes til og fra FS.

Kontaktinformasjon til Unit: fs-sekretariat@fsat.no.