Droppe til innhold

Vårt HiOA

Vårt HiOA

Satsinger / Digitalisering

Omorganisering av IT-avdelingen

IT-avdelingen omorganiseres for å tilpasse seg digitaliseringssatsingen og skal gjøre følgende rolletilpasning; Fra en tradisjonell, solid leverandør av drifts- og brukerstøttetjenester til en synlig pådriver for satsningen Digitalt universitet og en faglig sterk rådgiver og sparringspartner på teknologi og digitalisering for OsloMet.

Med en tydelig ambisjon om bruk av teknologi har OsloMet i sin digitaliseringssatsing staket ut en kurs mot et moderne, effektivt og riktig organisert universitet.

Nyetablerte arenaer og roller

Organisatorisk er det etablert beslutnings- og samhandlingsarenaer som sørger for at prioriteringer og sentrale teknologiske føringer blir fulgt. Porteføljestyring, IT-styringssystem og virksomhetsarkitektur er eksempler på slike «instrument» som er med på å skape bedre forutsetninger for å gjennomføre digitaliseringsinitiativ og deretter hente ut gevinster på tvers av organisasjonen.

Virksomhetsarkitekt og leder for IT-sikkerhet

Det er nå etablert roller som virksomhetsarkitekt og leder for IT-sikkerhet. Dette er sentrale roller i digitaliseringsarbeidet og skal plasseres tydelig og høyt i OsloMets organisasjon. Områdene som virksomhetsarkitekten og leder for IT-sikkerhet jobber på er virksomhetsovergripende og det må tillegges stor betydning at deres føringer blir etterlevd.

For å lykkes med digitalisering er det viktig at sentrale prinsipper, IT-arkitektur og informasjonssikkerhet gir klare føringer for alle IT-aktiviteter som gjennomføres ved OsloMet.

Morgendagens IT-avdeling

OsloMet har dermed tatt de første riktige skrittene mot å bygge opp et kompetansemiljø i IT-avdelingen for å utnytte de mulighetene teknologien gir med tanke på effektivisering, kvalitetsheving og nye arbeidsmetoder.

Med ovennevnte som utgangspunkt er det under gjennomføring en omorganiseringsprosess i IT-avdelingen. «Morgendagens IT-avdeling» har fokusert på oppgaver, ansvar, kompetanse, tjenestedesign og muligheter med moderne teknologi.

Nærmere kjerneoppgavene

Enhver moderniseringsprosess i IT-avdelinger rundt om i ulike virksomheter handler om digitalisering, brukerfokus og større verdiøkende bidrag fra teknologien.

  • Dersom virksomhetene har startet på digitaliseringsløpet vil bidraget fra IT-avdelingen komme i form av å være katalysator for endringene. Forbedring av systemporteføljen og teknologien, økt kapasitet etc. sikrer et bedre utgangspunkt for målene med digitaliseringen.
  • Dersom digitaliseringsløpet er kommet godt i gang vil IT-avdelingen være en som «orkestrerer», kobler ulike initiativ og koordinerer aktiviteter.

IT-avdelingen har i dag begge roller fordi ulike deler av organisasjonen er på forskjellige nivåer på sine digitaliseringstiltak.

Endring i kompetanseprofil og arbeidsmetoder

Det er likevel slik at OsloMet vil ha behov for andre systemer og annen kompetanse i tiden fremover. Her ser vi for oss at vi får teknologiavhending, teknologiinnføring og kompetanseendring i avdelingen. I sum betyr dette endring i kompetanseprofil og arbeidsmetoder for de ansatte.

Vi skal i større grad samarbeide med leverandører som kan gi oss rask tilgang til ny teknologi. Vi skal bruke leverandører som en ekstrakapasitet i perioder med høyt oppdragsvolum. Det er derfor viktig at vi også bygger opp en kompetanse på å samarbeide med leverandører i større grad enn hva vi har gjort hittil. Historisk har vi handlet fra leverandører og kjøpt mer «varer» enn «tjenester» og kompetanse.

Sammen med dette innfører vi begrepet «oversettere» på en del ansatte og deres funksjoner og roller.

Etablering av oversettermiljø

Etableringen av oversettermiljøet skal sikre at rollene som endringsagenter og fødselshjelpere blir besatt og håndtert. Disse skal jobbe tett på fagmiljøene ute i organisasjonen og koble behov til de ulike tekniske miljøene i IT-avdelingen. De skal være drivere for endringer på arbeidsflyt og -prosesser samt gi innspill og råd på hvordan fagressurser kan benytte informasjonsteknologien på en ny og/eller bedre måte.

Den fagspesifikke IT-siden vil alltid tilhøre fagmiljøene, men oversetterne og IT-avdelingen skal sørge for at organisasjonen i sin helhet alltid har tilgang til moderne og effektiv infrastruktur og systemer som understøtter deres behov.

Ny kompetanse, nye arbeidsmetoder, ny teknologi

IT-avdelingen vil jobbe med å heve kompetansen på «Business Process Improvement» (BPI) og jobbe mer aktivt sammen med ressurser i fagmiljøene for å holde et varig trykk på arbeidet med arbeidsprosesser og rutiner der teknologien kan avlaste, forbedre eller forandre disse. Dette vil, sammen med virksomhetsarkitekturfokuset, i sin tur gjøre at IT-avdelingen får et mer verdiøkende bidrag i forretningsutviklingen.

Fokus på brukersentrert arbeid

Vi benytter tjenestedesign slik at vi får et tydeligere fokus på det brukersentrerte arbeidet. Tjenestedesign vil hjelpe oss med å forstå og hjelpe brukerne på en bedre måte enn hva vi har klart frem til nå på grunn av kapasitet- og ressursmangel. Her vil det være naturlig å se for seg et formalisert samarbeid med organisasjonen gjennom brukerråd/brukerpanel eller lignende.

Kompetanse knyttet til tjenestedesign skal bygges i IT-avdelingen, både i de tekniske miljøene og forvaltnings- og oversettermiljøene.

Et miljø for kognitive teknologier

Det skal også bygges miljø rundt kognitive teknologier som kunstig intelligens, analytics, maskinlæring, robotisering etc. Her vil det være en kombinasjon av BPI-, oversetter- og tjenestedesignkompetanse samt teknologiforståelse. IT-avdelingen ønsker å bygge opp dette som et «kraftsenter», «Centre of Excellence» eller tilsvarende.

Her må det dessuten jobbes i to dimensjoner, internt for organisasjonen (hvordan bruker OsloMet selv disse teknologiene) og eksternt for samfunnet for øvrig (hvilken rolle har OsloMet overfor brukere, interessenter, næringsliv etc.).

Spesielt er det interessant å benytte seg av samarbeidet med IBM og Simula for raskt å oppnå resultater og kunne markedsføre disse.

Rolleendring – fra drift til forretningsfokus

IT-avdelingen skal ut av rollen som leverandør av utstyr og inn i rollen som rådgivere med verdiøkende bidrag for fagmiljøene.

IT-avdelingen skal fortsatt levere effektiv drift og systemadministrasjon, men det skal legges mer vekt på å forbedre OsloMets bruk av teknologien og teknologien skal tilpasses på en slik måte at fagmiljøene i organisasjonen får en «konkurransefordel». Dette betyr i sin tur at driftsfokuset må dempes og forretningsfokuset må økes.

Gjennom å flytte roller og funksjoner høyere i organisasjonen vil man kunne legge myndighet og mandat til disse og derigjennom sørge for at man forvalter regler og rutiner på et virksomhetsnivå.

Fra oppgave til tjenestefokus

IT-avdelingen skal gå fra å være oppgavefokusert til å være tjenestefokusert. Dette fordrer at man i alle deler av IT-avdelingen kjenner organisasjonen og kan ha en holistisk tilnærming til innrapporterte problemer eller innmeldte behov, være seg dette er brukerstøtte, systemdrift eller utviklingsoppgaver. Siloer skal avvikles og «nærsynte» argumenter skal i størst mulig grad unngås i slike sammenhenger.

Det legges opp til at IT-avdelingen i større grad også skal ta noe mer ansvar for systemer og infrastruktur som ligger nærmere brukerne, men skal samtidig eies av avdelingene slik det praktiseres i dag. Å dele ansvaret mellom den sentrale IT-avdelingen og lokale IT-krefter på fakulteter kan vurderes for å sikre god oppfølging av fagnære IT-aktiviteter.

Hvilke utfordringer skal omorganiseringen løse

Ledelsen ved OsloMet har bedt IT-avdelingen ta et utvidet ansvar for de teknologiske sidene av digitaliseringssatsingen som berører ansatte og studenter unntatt den fagnære infrastrukturen. Det vil si det utstyret og de systemene som spesifikt benyttes i forsknings- og undervisningsøyemed. Sistnevnte vil kreve et samarbeid mellom fagmiljøene og IT-avdelingen.

IT sentrale i digitaliseringsarbeidet

Omorganiseringen er dermed et svar på den utfordringen ledelsen har gitt IT-avdelingen. Det synes unaturlig at IT-avdelingen som er så sentral i arbeidet med digitaliseringen ikke skulle ta inn over seg de endringene som foregår ellers i organisasjonen, og samfunnet for øvrig, og ikke gjøre endringer i sin egen organisering basert på nye behov, nye krav og anvendelse av ny teknologi.

En organisasjonsendring og navneendringer på seksjoner i avdelingen er et første signal til resten av OsloMet at IT-avdelingen tilpasser seg «morgendagen».

Forslag til organisasjonskart (som følger under) har som mål å forbedre IT-avdelingens evne til fortsatt å være effektiv samtidig som den skal sikre at vi på en enda bedre måte bidrar til «verdiøkning» i OsloMets arbeid med forskning, undervisning og administrativ støtte.

Seksjon for brukerstøtte, infrastrukturdrift og teknologiforvaltning (BIT)

Tidligere Seksjon for brukerstøtte (BIT) og Seksjon for systemadministrasjon (SYSadm)

Et av områdene hvor IT-avdelingen kan hente ut mer synergieffekter er på samarbeidet mellom Seksjon for brukerstøtte (BIT) og Seksjon for systemadministrasjon (SysAdm). Hver for seg leverer disse seksjonene gode tjenester, og forslaget til ny organisering er derfor ikke rettet inn mot å løse eventuelle problemer i seksjonene.

Imidlertid ser vi at det oppstår situasjoner hvor vi kunne løst driftsavvik raskere og med mer varig karakter på løsningen dersom disse seksjonene hadde jobber sammen på en annen måte. Ofte handler det om mangler eller mindre gode prosesser knyttet til kommunikasjon og informasjon.

En samlet seksjon for begge disse områdene vil sikre at informasjonen kan koordineres gjennom færre ledd og fra færre linjeledere. Med et samlet ansvar for «all drift» i én seksjon vil man kunne forvente at man får bedre forståelsen for sine kollegers arbeids- og ansvarsområder og følgelig i mindre grad måtte overlate oppgaver og aktiviteter til andre deler av avdelingen.

Det vil ellers også foregå en vurdering av ansatte til andre seksjoner og stab i avdelingen basert på oppgaver og ansvarsområder.

Seksjon for brukernære systemer, rådgivning og teknologioversettere (BRO)

Med økt fokus på endringer som følge av moderne teknologi og anvendelsen av denne skal det bygges opp et nytt miljø med kompetanse på fag, fagsystemer og teknologi. Oversetterne vil ha en rolle som endringsagenter gjennom tett samarbeid med brukere. Oversetterne skal jobbe med dette og trekke veksler på arbeidet i Seksjon for utvikling og Seksjon for drift (nye navn kommer) og formidle brukernes behov.

Dette blir en seksjon med mange nye aktiviteter og en oppgave som ikke har vært utført i tilstrekkelig grad frem til nå. Oversetterne og deres oppgaver vil dessuten være instrumentelle i arbeidet med å endre IT-avdelingens rolle.

Applikasjonsforvaltning og arbeid i og for prosjekter er sentrale oppgaver for oversettere utover brukerkontakten.

Seksjon for brukerdrevet utvikling, innovasjon og data (BUD)

Tidligere Seksjon for utvikling (SUT)

Et område som det skal satses ekstra på er «kognitive teknologier». Med dette menes kunstig intelligens (AI), maskinlæring, roboter (programvarebaserte), analytics og stordata. Dette er kompetanse som i en viss grad må bygges på IT-avdelingen, men som også kan anskaffes gjennom samarbeid med leverandører og andre kompetansemiljøer.

Seksjonen må mer enn tidligere rette sine aktiviteter mot ny teknologi, nye anvendelsesmåter samtidig som de skal levere utvikling på egne løsninger. Det er god praksis å skille slike utviklingsaktiviteter fra aktiviteter knyttet til å levere stabil og forutsigbar drift.

Organisasjonskart

Det er naturlig at man ser på IT-avdelingens organisasjonskart når gjør endringer i sentrale deler av avdelingens oppgaver og fokus. Et organisasjonskart gir en enkel fremstilling av arbeidsdelingen i avdelingen, men sier mindre om oppgavene for den enkelte ansatte. Begge deler vil være en del av prosessen for omorganiseringen.

IT-avdelingens organisasjonskart

Tabellarisk kan dette fremstilles slik med utvalgte ansvars- og oppgaveområder;

Tabellvisning: IT-organisasjonskart

IT-handlingsplan / veikart

IT-handlingsplan skal understøtte Strategi 2024 og strategi for digital transformasjon. Samtidig skal den være med på å «orkestrere», det vil si legge til rette for, gode teknologiinitiativ. Disse initiativene skal sees i sammenheng og koordineres slik at transformasjonen OsloMet skal gjennom for å bli et ledende digitalt universitet går så raskt og effektivt som mulig.

IT-handlingsplanen og veikart skal sees i sammenheng med handlingsplanen for digitaliseringen og operasjonaliseringen av virksomhetsstrategien.

Satsingsområder i digitaliseringsstrategien er:

  • Tilgjengeliggjøring
  • Smart bruk av data
  • Automatisering

Disse områdene vil i sin tur muliggjøre andre satsingsområder, men må være gjennomført og implementert på en slik måte at det ikke hindrer standardisering og hensiktsmessig bruk av virksomhetsarkitekturen.

Strategi for digital transformasjon vil være et særdeles viktig dokument for IT-avdelingen i de fleste sammenhenger og virke som en rettesnor og en overordnet plan for nødvendige anskaffelser, tilpasninger i kompetanse og teknologianvendelse.

 

Tommy Due-Løvaas

IT-direktør ved OsloMet – storbyuniversitetet