Droppe til innhold

Verktøy og hjelp

Verktøy og hjelp

Verktøyoversikt / Public 360

Ofte stilte spørsmål

Oppsamling av ofte stilte spørsmål i Public 360 med tilhørende brukerveiledninger

Innhold

Lagringspraksis i 360

Hva bør lagres og behandles i Public 360?

Det er flere grunner til å registrere dokumentasjon i Public 360 både i et effektivitets- og bevaringsperspektiv.

Men hva må registreres i Public 360?

Dette er et tolkingsspørsmål, men rent juridisk legges det vekt på  om dokumentasjonen har saksbehandlings- og/eller dokumentasjonsverdi.

Dokumentasjonsverdi kan ses i mindre og større perspektiv.

  • Om dokumentet du saksbehandler bør være tilgjengelig for flere enn deg selv bør den inn i Public 360. Her blir dokumentene sikkert lagret samtidig som de er tilgjengelig for de av dine kollegaer som ivaretar dine oppgaver når du ikke er til stede.
    • Det er viktig å være klar over at det kun er Public 360 som for høgskolen er godkjent for lagring av dokumentasjon over tid.
  • All informasjon som har historisk- og forskningsmessig verdi for ettertiden bør lagres i Public 360.
    • Å kunne dokumentere HiOA som virksomhet vil være viktig og interessant for ettertiden.
  • Vi har også krav til å dokumentere informasjon som angår enkeltpersoners rettigheter og plikter.
  • Husk at det ikke er formatet som definerer om informasjonen er bevaringsverdig eller ikke, men innholdet.

Her finner du overordnede retningslinjer og rutiner for de ulike fagområdene for hva som skal registreres.

Tekniske innstillinger

Jeg mangler ikon for Public 360 i Outlook. Hva gjør jeg?

Enkelte opplever at 360-ikonet for sidepanelet i outlook forsvinner. 

Historisk P360 (tidligere ePhorte)

Jeg finner ikke saker/dokumenter i historisk base/Public 360

Dette kan skyldes to ting.

  1. Dersom du søker direkte på saksnummer må saks-/dokumentnummer fra ePhorte (det gamle saksbehandlingssystemet) tilpasses Public 360.
    • Det vil si at det alltid skal være fem siffer etter skråstreken uavhengig av hvor mange siffer det var på saksnummeret i ePhorte. Dette tilpasses ved å føye til riktig antall 0-er.
      • Saksnummer 12/234 skrives som 12/00234.
  2. Dersom saken og/eller dokumentet er begrenset med tilgangsgruppe kan det hende at du ikke er medlem av aktuell tilgangsgruppe. Gi beskjed til SDI på dokhjelp@hioa.no så gir vi deg tilgang.

Jeg har søkt opp et dokument i historisk base, men finner ingen fil der. Hvor finner jeg denne?

I historisk base ligger det også registreringer fra før vi tok i bruk elektronisk arkiv i 2006/2007. Om du søker opp dokumenter uten filer skyldes det trolig at dokumentet er eldre enn 2007. Ta kontakt med dokhjelp@hioa.no så finner vi dokumentet frem for deg.

Kontaktkort

Avsender/mottaker har to eksterne kontaktkort. Hvordan skiller jeg mellom disse?

  • Når en ansatt også har status som student, vil vedkommende få to eksterne kontaktkort (i tillegg til det interne), fordi studentens kontaktkort automatisk blir opprettet/overført fra FS.
    • Disse kan skilles fra hverandre ved hjelp av kategoriene Student og Ansatt.
      • Eks. søk på Kalle Testkanin ansatt. Da vil du få opp alle dokumentene som er tilknyttet Kalle Testkanin som ansatt.

Jeg finner ikke kontakten/kontaktkortet jeg skal bruke, kan jeg opprette selv?

Mange kontaktkort er allerede registrert, men ikke alle.

  • Aktive studenter får automatisk kontaktkort overført fra FS.
  • Virksomheter som ikke er opprettet må opprettes av SDI. Ta kontakt med dokhjelp@hioa.no
  • For øvrig kan du selv opprette kontakter for privatpersoner.
    • Du bør søke opp en kontakt før du ev. oppretter den så du er sikker på at den ikke eksisterer fra før.

Saker

Hvordan blir jeg kvitt saksmapper i Mine åpne saker?

Det er i utgangspunktet ikke noe i veien for at det ligger en del saker i listen Mine åpne saker.

  • En saksmappe er åpen så lenge det forventes at det kan kommen inn flere dokumenter som tilhører saken.
  • Studentmapper og personalmapper avsluttes derfor først når vedkommende ikke lenger er student/tilsatt ved høgskolen.
  • Anser du en sak som avsluttet kan du lukke den ved å velge Avsluttet av saksbehandler.

Det står stjerne (obligatorisk felt) ved arkivkode-feltet når jeg skal opprette en sak. Hva gjør jeg?

Som saksbehandler skal du ikke ha denne stjernen. Lukk registreringsvinduet og start på nytt.

Dokumentflyt

Hva er saksgangen til et dokument?

  1. Høgskolen mottar et inngående brev fra en privatperson eller annen virksomhet.
  2. SDI registrerer dokumentet i Public 360 på en saksmappe og legger det til fordeling til administrativ enhet som skal behandle dokumentet.
  3. Leder på denne enheten fordeler dokumentet til en saksbehandler som får dokumentet i sin innboks/ubesvarte.
  4. Dokumentet besvares med et utgående brev eller ved å avskrive/kvittere ut dokumentet (eks. TE).
  5. Besvares dokumentet med et utgående brev får dokumentet status Reservert mens det fortsatt bearbeides.
  6. Når dokumentet er ferdig fra saksbehandlers side, sendes det til leder for elektronisk godkjenning.
  7. Leder godkjenner og dokumentet får status Godkjent.
  8. Saksbehandler ekspederer dokumentet og sender det ut.
  9. Det inngående brevet er nå avskrevet og ferdig behandlet.

Jeg finner ikke dokumenter som skal være sendt til meg. Hvorfor?

Dersom du vet saks- og dokumentnummer eller annen informasjon som kan identifisere dokumentet kan du undersøke direkte:

  • Status: Dersom dokumentet fortsatt har status Reservert eller Godkjent er det enda ikke sendt til deg, og du må be saksbehandler ferdigstille dokumentet.
  • Dokumenttype: Dersom dokumentet står som notat uten oppfølging i stedet for notat med oppfølging, vil du ikke motta dette i innboksen din, men kun som en kopi. Se derfor i søket Til informasjon sist måned.
  • Fordeling/mottaker: Dokumentet kan ha blitt sendt til fordeling i stedet for direkte til deg.
    • Gå da inn på søket Til fordeling og se om det ligger der.
    • Leder: dokumentet kan ha blitt sendt direkte til deg i stedet for til fordeling, se i søket Ubesvarte.

Fordeling av dokumenter

Hva er forskjellen mellom Til fordeling og Ubesvarte?

  • Til fordeling er dokumenter som er sendt til fordeling til din organisatoriske enhet uten en bestemt ansvarlig saksbehandler.
    • Det er leders ansvar å fordele til riktig saksbehandler for videre behandling.
    • Er du saksbehandler skal du i utgangspunktet ikke gjøre noe med disse med mindre noe annet er avtalt med nærmeste leder.
  • Ubesvarte er dokumenter du personlig er ansvarlig for, og dokumentene ligger i dette søket inntil du har kvittert dem ut.
    • Dette gjøres ved å besvare med dokument/e-post, avskrive det med TE/TO eller omfordele det til en annen saksbehandler.
  • Også kopier kan fordeles, men når de er fordelt til saksbehandler ligger de i boksen Til informasjon og ikke i Ubesvarte.

Jeg er saksbehandler og har ikke fordelingsansvar, men det ligger dokumenter til fordeling hos meg. Hvorfor det?

Dokumentene ligger ikke til fordeling hos deg, men hos din organisatoriske enhet. Det ligger en mulighet i Public 360 til at også saksbehandlere kan fordele/ta egne saker, men hvorvidt dere skal gjøre det eller ikke avklares med nærmeste leder.

Jeg skal ikke saksbehandle dokumentet, det skal til en kollega. Hva gjør jeg?

Alle saksbehandlere kan videreformidle dokumenter de selv har mottatt til en kollega innenfor samme organisatoriske enhet.

  • I innboksen/ubesvarte er det et valg som heter Omfordel.
    • Velg korrekt kollega og trykk OK.

Opprettelse (og sletting) av dokumenter

Hva skal jeg gjøre med tomme dokumenter jeg har opprettet?

I noen tilfeller blir dokumenter opprettet uten fil. Fil kan legges inn i etterkant om du glemte det ved opprettelse av selve dokumentet.

Et dokument skal fjernes, hva gjør jeg?

Som saksbehandler har du ikke rettigheter til å gjøre dette selv.

Send en melding til dokhjelp@hioa.no så hjelper vi deg.

Jeg er tildelt et dokument som mangler fil

Når SDI registrerer dagens post i Public 360 vil alltid registreringen av dokumentene gjøres før filene skannes inn. Som regel vil disse dokumentene bli liggende til fordeling så lenge filen mangler.

I noen tilfeller vet imidlertid leder hvem som er rett saksbehandler ut fra gitt informasjon på sak og dokument, og fordeler derfor dokumentet før filen er skannet inn, slik at du mottar et tomt dokument.

Filen skal imidlertid bli tilknyttet dokumentet i løpet av samme dag som den er registrert, senest morgenen etter.

Jeg får ikke lagt inn dokumenter på en saksmappe jeg ellers har tilgang til. Hvorfor?

Dette kan skyldes at saksmappen har blitt avsluttet.

Send beskjed til dokhjelp@hioa.no så åpner vi saksmappen for deg.

Samskriving og tilganger til dokumenter

Hva betyr "stoppskiltet" ved navn/filer?

Stopptegnet ved navn/filer indikerer hvorvidt avsender/mottaker eller fil er skjermet mot offentligheten eller ikke.

  • Hold musepekeren over stopptegnet og du vil se hvilken paragraf i offentleglova som ligger til grunn for skjermingen.

Dokumentet mitt står i reservert, men min kollega skal ha tilgang til det. Hva gjør jeg?

Dersom du ikke er ferdig med dokumentet, men en annen kollega bør ha tilgang til det før det ferdigstilles slik at dere kan samarbeide om innhold kan du som saksbehandler gi din kollega utvidede rettigheter til å lese og/eller redigere innholdet.

Arbeidsflyt og ledergodkjenninger

Jeg har sendt dokumentet på godkjenning til feil person

Dersom du har sendt dokument til godkjenning til feil person kan du ta dokumentet tilbake ved å avslutte arbeidsflyten og så sende på godkjenning til korrekt person.

Ekspedering og utsendelse av dokumenter

Jeg får ikke sendt e-post/kopi med e-post fra Public 360. Hvorfor?

Dersom du i Outlook ikke har ikonet for å vise sidepanelet for Public 360 (sidepanelet trenger ikke være åpnet), vil også mulighetene til å sende e-post direkte fra Public 360 være blokkert. Du må da få denne funksjonen tilbake (se under).

Dersom ikonet er der kan e-posten ha lagt seg bak andre dokumenter og programmer du allerede har åpne på startlinjen.

Har du en gammel/treg maskin kan det ta noe tid før e-posten åpnes.

Jeg har ekspedert et dokument, men må gjøre noen endringer. Hva gjør jeg?

For å kunne redigere en fil må dokumentet ha status Reservert.

  • Saksbehandler kan ikke selv endre status tilbake til reservert. Send en henvendelse til dokhjelp@hioa.no så endrer vi det for deg.
  • Husk at dersom du valgte elektronisk forsendelse ved ekspedering vil dokumentet allerede være sendt mottaker.

Når jeg prøver å ekspedere får jeg beskjed om at dette ikke lar seg gjøre så lenge dokumentet har filer utsjekket. Hvordan skal jeg få ekspedert?

Når en eller flere filer i et dokument er utsjekket (se eget punkt for Sjekk inn/ut), vil du ikke kunne ekspedere dokumentet før filen(e) er sjekket inn igjen.

Ved siden av fil-ikonet vil det ligge en hengelås.

  • Dersom denne er åpen er det du som må sjekke filen inn igjen.
  • Er hengelåsen derimot lukket er det noen andre som er ansvarlige for dette.
  • Hvem filen ligger hos vil du se ved å holde musepekeren over hengelåsen.

Jeg har trykket ekspeder, men dokumentet ligger fremdeles som Godkjent. Hvorfor det?

I noen tilfeller kan ekspedering av et dokument ta noe tid, eller det kan henge seg opp.

  • SDI har daglig oppfølging av dokumenter i denne listen og ekspederer dem fortløpende.
  • Dersom du vil se status for selve ekspederingen kan du gå inn på venstresøket Igangsatte ekspederinger.

Dokumentet mitt har ikke dokumentnummer, og jeg får ikke ekspedert

Når et dokument mangler dokumentnummer, og ser noe annerledes ut enn vanlig, skyldes dette at det er opprettet et generelt dokument i stedet for et vanlig saksdokument. Dette vil du se over selve dokumenttittelen når du står inne på selve dokumentet.

  • Du kan ikke ekspedere generelle dokumenter og de legger seg ikke i korrespondanse under arbeid.
  • Generelle dokumenter regnes for å være en "gul lapp".
  • Dokumentasjon med informasjonsverdi for ettertiden bør altså ikke lagres som et generelt dokument.

Om du feilaktig har opprettet et generelt dokument kan du sende en henvendelse til dokhjelp@hioa.no så omgjør vi det til et saksdokument for deg.

Kvittere ut ferdigbehandlede dokumenter

Jeg har besvart et dokument, men det har fortsatt restanse. Hvordan fjerner jeg denne restansen?

For å kvittere ut dokumentet kan du bare ta det Til etterretning.

Jeg har feilaktig avskrevet dokumentet, hvordan får jeg dokumentet til bake i boksen Ubesvarte?

Som saksbehandler kan du ikke selv oppheve avskrivingen. Send en henvendelse til dokhjelp@hioa.no så retter vi det opp for deg.

Hvordan bli kvitt kopier som er fordelt til meg?

Kopier tildelt deg  ligger i fanen "Innkommende" og Kopier.

Kontakt