Droppe til innhold

Administrativ støtte

Administrativ støtte

Personalforvaltning

Medarbeiderundersøkelsen 2018

Medarbeiderundersøkelse gjennomføres annet hvert år ved OsloMet, og er et viktig internt prosessverktøy for arbeidsmiljøutvikling. Vi er bl.a. opptatt av jobbengasjement og arbeidsglede. Disse faktorene er helsefremmende for den enkelte, og viser seg å ha positiv sammenheng med organisasjonens yteevne.

Hvorfor medarbeiderundersøkelse?

Undersøkelsen gjennomføres som et bidrag til realisering av målsettingen i Strategi 2024:«HiOA (nå OsloMet) skal være en profesjonell organisasjon med engasjerte studenter og medarbeidere..»,

Arbeidsmiljølovens slår i §1-1 fast at arbeidsmiljøet skal være helsefremmende: «Lovens formål er å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfull arbeidssituasjon,…». Arbeidsgiver plikter å sørge for at arbeidsmiljøloven blir overholdt, og arbeidstaker har både rett og plikt å medvirke til dette. Det er i begges interesse at arbeidsplassen virker helsefremmende. Forskning viser at høyt jobbengasjement og høy arbeidsglede bidrar til god helse. OsloMet velger å benytte en kvantitativ medarbeiderundersøkelse for å kartlegge og kontrollere status på arbeidsmiljøet – slik arbeidsgiver plikter. Prosessen rundt slik undersøkelsen er lagt opp inkl. oppfølging i etterkant, sikrer medarbeidernes medvirkning.

Medarbeiderundersøkelsen:

  • Skal gjennomføres og vil være åpen for besvarelse i perioden 15-29. oktober 2018.
  • Har fokus på å avdekke forhold ved vårt arbeidsmiljø av felles interesse som vi kan gjøre noe med.
  • Sendes ut til alle som jobber ved OsloMet i 40 % stilling eller mer, inkludert midlertidig tilsatte, sykmeldte og tilsatte som har permisjon med lønn.

Alle ansatte oppfordres til å svare på årets medarbeiderundersøkelse. Dette vil gi informasjon på alle nivåer i organisasjonen som grunnlag for å skape økt jobbengasjement og økt arbeidsglede.

Se videohilsen fra rektor fra gjennomføringen i 2016: https://www.youtube.com/watch?v=_iOyMAwTvKo&feature=youtu.be

Utviklingsarbeid

Medarbeiderundersøkelsen er ikke bare en måling som gir oss informasjon om hvordan nåsituasjonen oppleves, men en del av et viktig internt utviklingsarbeid. Resultatene fra medarbeiderundersøkelsen skal ledere og medarbeidere på alle organisatoriske nivå bruke sammen i konstruktivt samspill og dialog for å videreutvikle et arbeidsmiljø preget av arbeidsglede og jobbengasjement.

Benytt derfor muligheten til å besvare undersøkelsen, og til å bidra aktivt i oppfølgingsarbeidet i din organisasjonsenhet.

Undersøkelsen er forankret hos toppledelsen og arbeidsmiljøutvalget ved OsloMet, og gjennomføres i samarbeid med Stamina Census.

Hva er tema for undersøkelsen?

Fokus i undersøkelsen er faktorer som fremmer arbeidsglede og jobbengasjement.

Jobbengasjement er av betydning for den enkelte medarbeider, fordi høyt jobbengasjement har sammenheng med helse, redusert stress og høy yteevne. For OsloMet er et arbeidsmiljø preget av motiverte og engasjerte medarbeidere en forutsetning for at vi skal lykkes med å nå våre overordnede mål.

Undersøkelsesmodellen

Medarbeiderundersøkelsen  fra 2016 tar utgangspunkt i  JD-R-modellen, Job Demand Resource (Schauffeli og Bakker), på norsk jobbkrav-ressursmodellen. Undersøkelsen er levert av Stamina Census, tilpasset OsloMet. Samme modell vil bli benyttet i 2018 slik at vi får sammenlignbare resultater.  Spørreskjema er forskningsbasert og godt vitenskapelig dokumentert. I 2014 oppnådde vi en svarprosent på HiOA på 84% og i 2016 88%.

I 2016 gjennomføringen kom det forslag fra AMU om åpent spørsmål. Dette har HR-avdelingen vurdert i samarbeid med HR-sjefene på fakultet, SVA og Stamina. Her kan du lese begrunnelsen for ønske om ikke å ta inn åpent spørsmål.

I 2016 kom det forslag fra AMU om å ta inn spørsmål om overordnet ledelse, noe som vil bli gjort. Disse kom i tillegg til spørsmål rundt nærmeste leder som også var med i 2014. 

Modellen er delt inn i to grupper: nærværsfaktorer (til venstre i modellen) og resultatfaktorer (til høyre i modellen). Forskning viser at gode resultater på nærværsfaktorene har sammenheng med gode resultater på resultatfaktorene. Enkelte nærværsfaktorer har imidlertid større betydning enn andre, og dette vil fremgå av regresjonsanalysene som utføres når undersøkelsen er lukket for besvarelse. Slik vil resultatene kunne gi en oversikt over spesielt viktige faktorer i arbeidsmiljøet som vi bør ha fokus på i oppfølgingsarbeidet.

Her er spørrskjemaet for 2016 undersøkelsen. (Innledningen til spørsmålene de ikke er med i denne versjonen).

 

Krav og jobbressurser

Nærværsfaktorene består i både krav og jobbressurser. Jobbkrav er definert som fysiske, psykologiske, sosiale eller organisatoriske forhold ved jobben som krever vedvarende innsats. Jobbkrav kan være både utfordrende på en positiv måte, men også oppleves som hindrende. Jobbressurser er definert som fysiske, psykologiske, sosiale eller organisatoriske forhold ved jobben som kan redusere jobbkrav, være funksjonelle i forhold til måloppnåelse, eller stimulere til vekst, læring og utvikling.

Denne jobbkrav-ressurs modellen antar at dersom medarbeidere har tilstrekkelig med jobbressurser (som mulighet til innflytelse over eget arbeid, sosial støtte fra leder og kolleger, mulighet til å benytte og utvikle egen kompetanse) vil dette føre til jobbengasjement og de positive konsekvensene som følger av dette. Spesielt når jobbkravene (som tid, kompleksitet, forventninger) er høye har jobbressurser spesielt innflytelse på jobbengasjementet.

På resultatsiden finner vi arbeidsglede og jobbengasjement. Jobbengasjement er en relativ vedvarende positiv følelsesmessig tilstand som kjennetegnes av vitalitet, entusiasme og evne til fordypelse i arbeidet. Flere studier viser at jobbengasjement har sammenheng med bedre prestasjoner, høy arbeidsinnsats, økt kapasitet til å mestre stress og bedre helse. For virksomheten er det derfor viktig å ha fokus på å styrke og legge til rette for medarbeideres jobbengasjement, da dette har sammenheng med gode resultater, sterkere organisatorisk tilhørighet og lavere turnover blant medarbeiderne.

På disse sidene kan du lese mer om jobbengasjement og finne forskning om temaet:

www.arnoldbakker.com

www.schaufeli.com

Involvering og innspill

Arbeidsmiljøutvalget ved (AMU) ved OsloMet vil være godt informert om undersøkelsesopplegget underveis og gir innspill underveis i prosessen, gjennom de oppsatte AMU-møtene. Verneombudene inviteres til innspill gjennom "Møteplassen".

IDF vil også bli orientert om årets medarbeiderundersøkelse underveis i prosessen.

HR-direktør har regelmessig møter med HR-sjefene på fakultet pluss administrasjonssjef på SVA. Medarbeiderundersøkelsen vil bli satt opp som punkt på agendaen når det er hensiktsmessig og behov, underveis i prosessen.

AMU er rådgivende organ, og det vil til slutt være rektors ledergruppe som tar endelig beslutning knyttet til de overordnede spørsmål rundt årets medarbeiderundersøkelse.

Vil min besvarelse være anonym?

Ansattes anonymitet er garantert av vår virksomhet (OsloMet) og vår eksterne samarbeidspartner Stamina Census som samler inn data og gjør analysene i etterkant. Stamina vil signere en egen databehandleravtale med OsloMet, som blant annet innebærer følgende:

  • Analyser som involverer bakgrunnsvariabler blir kun behandlet på virksomhetsnivå, det vil si for hele organisasjonen samlet sett, og ikke bli bruktt ned på de enkelte enheter.
  • Etter at den enkelte respondent på OsloMet har besvart sin undersøkelse, vil det ikke lenger være noen kobling mellom vedkommendes e-postadresse og besvarelse.
  • Det vil bare bli utarbeidet rapporter dersom det er 5 eller flere besvarelser i organisasjonsenheten.
  • Ledere får informasjon om svarprosenten i sin enhet, men gis ikke innsyn i besvarelsene til enkeltpersoner, deres bakgrunnsvariabler eller hvem som har svart. 
  • Det vil ikke bli foretatt noen analyser av rådata mens undersøkelsen er åpen for besvarelse. I denne perioden blir det kun hentet ut opplysninger om svarprosent.

Tilbakemelding og oppfølging av resultatene

Rektors ledergruppe vil få presentert resultatene for hele OsloMet først så snart resultatene foreligger. Tilsvarende vil AMU og IDF. Resultatene fra undersøkelsen skal brukes både sentralt, på fakultet og senter. Hver leder får tilgang til sine egne resultater, noe som betyr at for eksempel en dekan får rapporter for egen ledergruppe, eget fakultet og alle enheter underliggende sitt fakultet. Overordnet leder har ansvar for å følge opp sine ledere slik at alle ledere med personalansvar gjennomfører tilbakemeldingsmøter og følger opp resultatene gjennom tiltaksplaner for egen enhet/avdeling/seksjon.

Det kan i noen tilfeller være andre forhold ved arbeidsmiljøet enn det medarbeiderundersøkelsen fanger opp, som ønskes diskutert. Tilbakemeldingsmøtene skal legges opp slik at det også gis tid og rom for å diskutere andre forhold av betydning for arbeidsmiljøet som er av felles interesse.

Også i 2018 vil det bli gitt obligatorisk opplæringen til alle ledere med personalansvar når resultatene foreligger. Målsettingen med opplæringen er å gi lederne kunnskap om hvordan lese rapportene, samt hvordan lede gode tilbakemeldingsmøter. 

Her finner du etterhvert finne opplæringstidspunkter for de ulike enhetene.


Eierskap og felles forståelse

Hensikten med tilbakemeldingsmøtet er å etablere eierskap og felles forståelse for resultatene i egen enhet, samt å ha dialog om hvordan leder og medarbeidere sammen kan bidra til utvikling av arbeidsmiljøet. Konkrete tiltak for oppfølging av bevarings- og forbedringsområder i arbeidsmiljøet skal identifiseres gjennom denne dialogen.

Alle medarbeidere har ansvar for å delta og bidra aktivt til å utarbeide tiltak for utvikling av arbeidsmiljøet.

Prosessveiledere fra HR kan bistå lederne i forberedelse, gjennomføring og oppfølging av tilbakemeldingsmøtene.

Veiledning til ledere for gjennomføring av tilbakemeldings- og tiltaksmøter.

Rapporter fra 2016

Systematisk arbeidsmiljøutvikling over tid

Et engasjerende og motiverende arbeidsmiljø kommer ikke av seg selv – det skaper vi sammen gjennom dialog, god ledelse og godt medarbeiderskap

Som figuren under viser legges det opp til at medarbeiderundersøkelsen og arbeidsmiljøsamtaler (tidligere HMS samtaler, https://tilsatt.hioa.no/arbeidsmiljosamtale) kjøres annet hvert år. Det vil altså være en sammenheng mellom disse to som sikrer at medarbeiderundersøkelsen blir fulgt opp.

Arbeidsmiljøsamtaler vil bl.a. fange opp hvilke faktorer som fremmer og hemmer jobbengasjement, hvordan har vi fulgt opp forrige medarbeiderundersøkelse, hva som gjenstår og bør videreføres inneværende år, og evt. nye/andre tema som er viktige for oss i forhold til å skape et godt arbeidsmiljø.

Spørsmål og svar:

Er man nødt til å svare på spørsmål om demografiske variable (bakgrunnsvariable) for å kunne sende inn sitt svar på medarbeiderundersøkelsen?

Nei, man kan la vær å krysse av for demografiske variable som i år er begrenset type tilsatt (undervisnings-/forskningsansatt eller teknisk/administrativt ansatt, samt om du er leder med personalansvar eller medarbeider). Dette er ikke obligatoriske spørsmål og en kan allikevel få sendt inn sitt svar på undersøkelsen.

Merk også at analyser som involverer bakgrunnsvariabler kun blir behandlet på virksomhetsnivå, det vil si for hele OsloMet samlet sett. Ledere får informasjon om svarprosenten i sin enhet, men gis ikke innsyn i besvarelsene til enkeltpersoner, deres bakgrunnsvariabler eller hvem som har svart. 

Er de mulig å ta medarbeiderundersøkelsen på engelsk?

Ja, det er mulig å ta medarbeiderundersøkelsen på engelsk. Dette krever imidlertid at navn og enhetstilhørighet på de som skal dette, er meldes inn. Mer info om dette vil komme nå det nærmer seg.

Kontakt

Spørsmål om medarbeiderundersøkelsen?

Karin L. Bakke Prosjektleder

Telefon :
67 23 50 56
E-post :
Sted/Adresse :
Avd for HR

Fak. HV

E-post :
Sted/Adresse :
Seksjon for HR

Fak. LUI

E-post :
Sted/Adresse :
Seksjon for HR

Fak. TKD

E-post :
Sted/Adresse :
Seksjon for HR

Fak. SAM

E-post :
Sted/Adresse :
Seksjon for HR

SVA

E-post :
Sted/Adresse :
Fagansvar HR

SPS

E-post :
Sted/Adresse :
Fagansvar HR