Droppe til innhold

Mitt arbeidsforhold

Mitt arbeidsforhold

Levere reiseregning i SAP-portalen

Slik leverer du reiseregningene dine i SAP-portalen. Dette er aktuelt for deg hvis du ikke vil bruke den enkle metoden med å levere reiseregninger i DFØ-appen.
  • informasjon

    Reiseregninger kan også registreres i DFØ-appen.

 Oversikt

Reiseregning i SAP-portalen

I SAP-portalen kan du søke om godkjenning av reiser, føre reiseregning og søke refusjon av utlegg i forbindelse med reiser. Disse oppgavene kan du også løse på en enklere måte ved å bruke DFØ-appen.

Video: Reiseregning i SAP-portalen

Til toppen

Video: Skanne/ta bilde av kvitteringer

Hvordan skanne og sende kvitteringer på e-post? Se videoen under.

 

Til toppen

Registrere reise- og utgiftsrefusjon

1. Logg inn og gå til startsiden i SAP-portalen

2. Velg: "Reise- og utgiftsrefusjon"

 Fra startsiden i SAP-portalen velger du "Reise- og utgiftsrefusjon".

 

3. Velg deretter: "Opprett reise- og utgiftsrefusjon"

Velg deretter "Opprett reise- og utgiftsrefusjon"
 

4. Velg skjema for den aktuelle reisen

SAP gir deg tre ulike skjema for reiserefusjon og ett skjema for utgiftsrefusjon.

1. Innenlandsreise

Skjema for Innenlandsreise brukes ved overnattingsreiser som varer i mer enn ett døgn eller mer enn 5 timer av natten (definisjon av natt er tidspunktet mellom 22:00 - 06:00).

2. Utenlandsreise

Skjema for Utenlandsreise brukes ved overnattingsreiser i utlandet som varer i mer enn ett døgn eller 5 timer av natten (definisjon av natt er tidspunktet mellom 22:00 - 06:00).

3. Dagsreise innenlands

Skjema for Dagsreise innenlands benyttes når reisen ikke varer mer enn 3 timer inn i nytt døgn.

  • Ved reiser med overnatting innenlands, bruk skjema Innenlandsreise.
  • Ved reiser som varer mer enn 5 timer av natten (22-06), bruk skjema Innenlandsreise.

4. Utgiftsrefusjon

Skjema for Utgiftsrefusjon brukes for utlegg du har hatt for arbeidsgiver og dersom du har belastet eget kredittkort for eksempel for flyreise, hotell eller taxi.

Velg skjema for den aktuelle reisen 

Veiviser - steg for steg

Øverst i skjermbildet i reiseregningen finner du en veiviser over hvilke steg som finnes, og hvor langt du har kommet.

Øverst i skjermbildet i reiseregningen finner du en veiviser over hvilke steg som finnes, og hvor langt du har kommet
 

Registrere reiseregning på grunnlag av en reisesøknad

Har du opprettet reisesøknad i forkant?
Bruk denne ved registrering av reiseregningen.
Marker den aktuelle reisesøknaden som du ønsker å benytte for reiseregningen
 

Registrert reisesøknad

Dersom det finnes reisesøknader hvor startdato har passert dagens dato, vil disse være synlige under tilgjengelige reisesøknader/ reiseplaner.

Marker aktuell reisesøknad som du ønsker å benytte for reiseregningen.

  1. Velg skjema i nedtrekksmenyen og klikk på knappen start.
  2. Følg deretter vanlig prosedyre for registrering av reiseregning.
Feilmelding
Dersom det er registrert estimerte kostnader på reisesøknaden, vil utgiftstypen ESTI dukke opp under bilag på reiseregningen. Utgiftstypen ESTI må deretter slettes før de reelle reisebilagene registreres.

Hensikten med denne funksjonen er at godkjenner skal få estimat av reisens totale kostnader.

Systemet foretar ingen validering på om beløpet er lavere eller høyere enn estimert.

Registrere innenlandsreise

 Skriv først inn reisens startdato, sluttdato og klokkeslett. Spesifiser deretter de feltene som er relevante for reisen
 

1. Skriv først inn reisens startdato, sluttdato og klokkeslett.

2. Spesifiser deretter de feltene som er relevante for reisen:

  • Land/region: I dette feltet skal det alltid stå Norge ved innenlandsreiser.
  • Reisemål: Reisested.
  • Flere reisemål: Fylles i dersom du har hatt flere stopp underveis med annen type overnatting. Dette påvirker beregning av kostgodtgjørelse.
  • Regulativ: Det er overnatting som styrer regulativet. Tjenestereise kommer opp som standardvalg, og det tilsvarer overnatting på hotell. Har du overnattet på annen måte må du velge et annet regulativ, f.eks. Pensjonat uten kokemulighet.
  • Årsak/Formål: Formål med reisen.
  • Kommentar: Fyll bare ut dersom du har tilleggsinformasjon.
  • Forskudd: Dette feltet fylles kun i dersom det har blitt utbetalt forskudd til reisen. Som hovedregel utbetales det ikke forskudd.
  • Kostnadstilordning: Dette feltet er ferdigutfylt, og skal kun endres dersom du vet at reise-/utgiftsrefusjonen ikke skal belastes eget kostnadssted.
  • Kostgodgjørelse: Kryss av for kostgodtgjørelse dersom du har krav på det. Under fradrag skal du krysse av dersom du har fått dekket måltider underveis på reisen, dvs. måltider du ikke har betalt selv. Mer informasjon om kostgodtgjørelse.
  • Nattillegg: Nattillegget er ment å dekke overnatting privat, på pensjonat og lignende. Skal hukes av dersom du har vært borte fra eget hjem minst 5 timer av natten på grunn av en tjenestereise, og arbeidsgiver ikke dekker hotell eller andre overnattingsmuligheter.
  • Reisestrekning: Dersom du har krav på kilometergodtgjørelse, klikker du på strekningsdetaljer for å oppgi detaljer. Mer informasjon om kilometergodtgjørelse.

3. Klikk på Registrer utgiftsbilag når alle relevante og obligatoriske informasjonsfelt (markert med stjerne) er utfylt.

Registrere utenlandsreise

Skriv først inn reisens startdato, sluttdato og klokkeslett. Spesifiser deretter de feltene som er relevante for reisen
 

1. Skriv først inn reisens startdato, sluttdato og klokkeslett.

2. Spesifiser deretter de feltene som er relevante for reisen:

  • Land/region: Angi i hvilket land du har hatt opphold.
  • Reisemål: Reisested.
  • Flere reisemål: Fylles i dersom du har hatt flere stopp underveis med annen type overnatting. Dette påvirker beregning av kostgodtgjørelse.
  • Regulativ: Det er overnatting som styrer regulativet. Tjenestereise kommer opp som standardvalg, og det tilsvarer overnatting på hotell. Har du overnattet på annen måte, må du velge et annet regulativ, f.eks. "Pensjonat uten kokemulighet".
  • Årsak/Formål: Formål med reisen.
  • Kommentar: Fyll bare ut dersom du har tilleggsinformasjon.
  • Forskudd: Dette feltet fylles kun i dersom det har blitt utbetalt forskudd til reisen. Som hovedregel utbetales det ikke forskudd.
  • Kostnadstilordning: Dette feltet er ferdigutfylt og skal kun endres dersom du vet at reise-/utgiftsrefusjonen ikke skal belastes eget kostnadssted.
  • Kostgodtgjørelse: Kryss av for kostgodtgjørelse dersom du har krav på det. Under fradrag skal du krysse av dersom du har fått dekket måltider underveis på reisen, dvs. måltider du ikke har betalt selv. Mer informasjon om kostgodtgjørelse.
  • Nattillegg: Det gis ikke nattillegg på utenlandsreiser, men SAP har ikke fjernet denne rubrikken. Hopp derfor over denne.
  • Reisestrekning: Dersom du har krav på kilometergodtgjørelse, klikker du på strekningsdetaljer for å oppgi detaljer. Mer informasjon om kilometergodtgjørelse.

3. Klikk på Registrer utgiftsbilag når alle relevante og obligatoriske informasjonsfelt (markert med stjerne) er utfylt.

Registrere dagsreise innenlands

Skriv først inn reisens startdato, sluttdato og klokkeslett. Spesifiser deretter de feltene som er relevante for reisen
 

1. Skriv først inn reisens startdato, sluttdato og klokkeslett.

2. Spesifiser deretter de feltene som er relevante for reisen:

  • Land/region: I dette feltet skal det alltid stå Norge på innenlandsreiser.
  • Reisemål: Reisested
  • Årsak/Formål: Formål med reisen.
  • Kommentar: Fyll bare ut dersom du har tilleggsinformasjon.
  • Forskudd: Som hovedregel utbetales det ikke forskudd. I dette feltet ville beløpet vært synlig dersom forskudd har vært utbetalt på reisen.
  • Kostnadstilordning: Dette feltet er ferdigutfylt, og skal kun endres dersom du vet at reise ikke skal belastes eget kostnadssted.
  • Kostgodtgjørelse: Kryss av for kostgodtgjørelse dersom du har krav på det. Under fradrag skal du krysse av dersom du har fått dekket måltider underveis på reisen, dvs. måltider du ikke har betalt selv. Mer informasjon om kostgodtgjørelse.
  • Reisestrekning: Dersom du har krav på kilometergodtgjørelse, klikker du på strekningsdetaljer for å oppgi detaljer. Mer informasjon om kilometergodtgjørelse.

3. Klikk på Registrer utgiftsbilag når alle relevante og obligatoriske informasjonsfelt (markert med stjerne) er utfylt.

Registrere utgiftsbilag

  • Klikk på knappen Registrer utgiftsbilag. Skjermbildet under under vises deretter.
 
  • Registrere utgiftsbilag: Klikk på Ny post

  • Ikke registrere flere bilag: Klikk på Kontroller

  • Velg utgiftstype fra nedtrekkslisten ved å klikke på pilen til høyre for feltet.
  1. Fyll inn beløp i feltet Bilagsbeløp .
    Vær oppmerksom på at noen utgiftstyper krever tilleggsinformasjon.

Det vil da vises et obligatorisk felt nedenfor hvor du kan legge inn informasjon, slik som feltet Beskrivelse for Refusjon div. andre utg. i dette eksempelet.

  1. Klikk på knappen Godkjenn hvis du ikke har flere utgiftstyper, eller
  2. Klikk på knappen Godkjenn og ny post hvis du skal registrere flere utgiftstyper.
  3. Når du er ferdig å registrere utgiftstyper, klikker du på knappen Kontroller .

Laste opp vedlegg

Kvitteringer og bilag skal sendes inn elektronisk som vedlegg i SAP.

  • Merk! SAP godtar kun dokumenter i pdf- eller jpg-format.
Anbefaling
Ta vare på kvitteringen inntil beløpet er utbetalt til bankkonto!
 
  1.  Klikk på Generelle data
 
  1. Klikk på Vedlegg
  2. Type: Sskal være huket av for Fil
  3. Trykk Browse… for å laste opp kopi av bilaget/kvitteringen som skal sendes inn.
  4. Trykk Opplasting
  5. Gjenta operasjonen dersom flere bilag/kvitteringer skal lastes opp.
  6. Når alle vedleggene er lastes opp, trykker du Lagre utkast

Slette vedlegg

Markér vedlegget du ønsker å slette.

  1. Klikke på grå boks (foran linjen) hvis du ønsker å slette et vedlegg du har lastet opp.
  2. Klikk deretter på knappen: Slett vedlegg

Lagre og send til godkjenning

14
 
  • Klikk på kontroller og send for å få en oversikt over refusjonskravet, og videresende reiseregningen til oppgjør.
 
Sammendrag av refusjon

I bildet over vises et sammendrag over hva du får refundert.

  • Klikk på Vis reiseregningsformular for å se på reiseregningen og kontrollere at du har fått med alt.
Avsluttende aktivitet

Vær oppmerksom på de to valgene du har under Avsluttende aktivitet:

  1. Lagre utkast – velg dette hvis du bare vil lagre reiseregningen. Du kan hente opp den lagrede reiseregningen på et senere tidspunkt for å fortsette registreringen og sende den til godkjenning. Se dokumentet “Hjelp til tjenesten Oversikt tidligere reiser” for hvordan dette gjøres.
  2. Lagre og send til godkjenning – velg dette hvis du vil sende reiseregningen til videre behandling med en gang.
  3. Avslutt: Trykk lagre og send til godkjenning
  4. Du får følgende kvitteringsmelding, se skjermbildet under.
16
 
  1. Klikk på knappen Simuler reiseregning. Du ser reiseregningen med reisenummer på.

Bruk dette reisenummeret som referanse ved innsending av bilag til oppdragsgiver.

Skrive ut

Du kan skrive ut reiseregningen med dette ikonet.

 
  • Eller: Hold musepekeren nederst i bildet til følgende funksjoner vises.
18
 
  • Eller: Skriv ut med Ctrl+P.
Hent refusjonsdokumentet via SAP

Vær oppmerksom på at du ved utbetaling ikke får reiseslippen tilsendt pr post. Gå inn i Selvbetjeningsportalen og skriv den ut herfra. Se dokumentet “Hjelp til tjenesten Oversikt tidligere reiser” for hvordan dette gjøres.

Utbetaling av reise/refusjon

Når reiseregningen er godkjent, vil den automatisk komme med i førstkommende kjøring av innkomne reiseregninger.

  • Utbetaling av reiseregninger/refusjoner skjer normalt hver uke.
Innsending av bilag

Alle bilag skal sendes elektronisk som vedlegg i SAP.

Skattedirektoratet kunngjorde i juni 2014 at originalitetskravet til reiseregninger og utleggsoppstillinger oppheves.

  • Grønn konvolutt for internpost benyttes ikke.
  • Ta vare på originalbilagene til refusjonskravet er utbetalt.    

Reisestrekning - registrere egen bil

Har du kjørt egen bil i forbindelse med reisen?

1. Trykk på: Strekningsdetaljer

 

2. Legg inn totalt antall kilometer i feltet Tilbakelagte kilometer.

  • Husk tur/retur.
  • Velg eventuelt antall passasjerer hvis du har hatt med deg andre.

3. Legg inn nøyaktig adresse i feltene for avreisested og bestemmelsessted.

  • Registrer hvem som har godkjent bruk av egen bil. Bruk av egen bil skal normalt godkjennes på forhånd.
  • I feltet Kommentar skal du oppgi navnet på passasjer, hvis du har hatt passasjer. I kommentarfeltet kan du også skrive inn annen nødvendig informasjon.

4. Når ferdig: Klikk på Godkjenn, eller Godkjenn og ny post hvis du skal registrere flere linjer.

Flere reisemål

Du har mulighet til å registrere opphold i flere land, eller på flere ulike regulativ i løpet av en reise.

1. Klikk på: Registrer flere reisemål

Reisemål
 
  • Legg merke til feltene markert over.

2. Du må først angi dato og klokkeslett du reiste til nytt reisemål.

  • Du registrerer også mål og årsak her.

3. Velg land fra nedtrekksmenyen.

4. I feltet for Regulativ velger du i forhold til hvor du har overnattet:

  • Har du overnattet på hotell også på nytt reisemål, trenger du ikke endre her, da står det Tjenestereise.
  • Har du overnattet på pensjonat, hybel eller privat, endrer du til det.

5. Velg til slutt Godkjenn eller Godkjenn og tilføy tilleggsreisemål dersom du skal registrere flere reisemål eller regulativ.

Endre kostnadstilordning

Det henvises til interne rutiner for kostnadstilordning.

  • Klikk på knappen Endre kostnadstilordning hvis du vet at reise-/utgiftsrefusjonen ikke skal belastes eget kostnadssted. Her kan du endre eller dele kostnadstilordning.

Du kan endre kostnadstilordningen for hele reiseregningen eller pr. bilag.

Har du ikke tilgang til SAP?

Du får refundert reise ved å fylle ut reiseregningen i selvbetjeningsportalen.

  • Skriv ut reiseregningen og legg ved alle kvitteringer for reisen.
  • Reiseregningen og kvitteringene sendes fakultet/enhet.

Kontakt

Spørsmål ang. reisebestilling, reiseregninger eller andre reiserelaterte temaer? Ta kontakt med lokal kontaktperson for reiser.