Droppe til innhold

Verktøy og hjelp

Verktøy og hjelp

Verktøyoversikt / Verktøy a-å / Box

Lagre i Box

Hvordan lagre filer og mapper, jobbe fra Office, bruk av versjonshistorikk og om sikkerhet og backup av filer og dokumenter.

Lagringsmuligheter i Box

  1. Laste opp fil eller mappe
  2. Bruke dra og slipp-funksjonen
  3. Opprette dokumenter direkte i Box
  4. Lagre og arbeide med Box for Office-verktøy
  5. Lagring i Box Sync-mappe på PC
  6. Versjonshistorikk i Box - bruk av tidligere versjon
  7. Sikkerhet
  8. Backup
  9. Søppelkasse og gjenoppretting

1. Laste opp fil eller mappe

  • Klikk på Upload øverst til venstre i Box, velg om du vil laste opp en fil eller mappe.

Skjermbilde: Klikk på Upload til venstre i Box

2. Bruke dra og slipp-funksjonen

Det er også mulig å  dra  en fil direkte over fra PC-en og inn i Box.

  • Legg filen/mappen til på ønsket sted.

Skjermbilde: Du kan dra en fil direkte fra pc til Box ved hjelp av drag and drop

3. Opprette dokumenter direkte i Box

Du kan opprette forskjellige typer dokumenter direkte i Box uten å mellomlagre på PC.

Krever bruk av Box Edit.

  1. Klikk på: New - øverst til venstre i Box.
  2. Velg dokumenttypen du ønsker å opprette.

Skjermbilde: Opprett nytt dokument, klikk New og velg dokumenttype

4. Lagre og arbeide med Box fra Office-verktøy

Har du ofte behov for å lagre Office-dokumenter, f.eks. Word, Powerpoint eller Excel-filer bør du ta i bruk Box Edit og/eller Box for Office.

Box Edit

Installerer du appen Box Edit vil du kunne åpne Office-dokumenter direkte i riktig Office-program når du er i Box.

Word-filer vil for eksempel åpnes automatisk i Word på din PC, og lastes opp automatisk i Box når du lagrer.

Installere Box Edit:
  • Windows 10: Åpne Software Center fra Windows Start-menyen under HiOA Standard.
  • Søk opp "Box Edit" og installer på PC-en.

eller

  • Windows 7: Finn BIT-ikonet på skrivebordet (Win7)
  • Velg: Installer programvare.
  • Søk opp "Box Edit" og installer på PC-en.

Box for Office

Installerer du appen Box for Office blir Box et lagringsalternativ i alle MS Office-programmene.

Du kan enkelt lagre Powerpoint-presentasjoner eller Word-filer i Box uten å laste dem opp manuelt i Box.

Installere Box for Office:
  • Windows 10: Åpne Software Center fra Windows Start-menyen under HiOA Standard.
  • Søk opp "Box for Office" og installer på PC-en.

eller

  • Windows 7: Finn BIT-ikonet på skrivebordet (Win7).
  • Velg: Installer programvare.
  • Søk opp "Box for Office" og installer på PC-en.

5. Lagring i Box Sync-mappe på PC

Dersom du har installert Box Sync, vil alle dokumenter du lagrer i Sync-mappen (C:\Users\dittbrukernavn\Box Sync) synkroniseres og lagres direkte i Box.

  • Dokumenter som er under opplasting, merkes med et oransje synkroniseringstegn.
  • Dokumenter som er ferdig synkronisert er merket med hake.

Skjermbilde: Dokumenter blir synkronisert automatisk dersom du har Box Sync på PC og legger inn dokumenter i mappen

Les mer om lagring på support.box.com.

6. Versjonshistorikk - bruk av tidligere versjon

Hvordan bruke versjonshistorikken i Box.

  • Hver gang du lagrer et dokument med Box Edit eller laster opp en ny versjon av et dokument, lagrer Box den gamle versjonen og legger til den nye.
  • Den gamle versjonen lagres automatisk i historikken med et nytt versjonsnummer og du trenger ikke å lagre filen med et nytt versjonsnavn.
  • Ved å klikke på versjonsikonet V, kan du dermed enkelt hente opp en tidligere versjon dersom du har overskrevet et dokument ved en feiltagelse.

Skjermbilde: Versjonshistorikk i filer i Box er merket med V for version

  • Du henter opp tidligere dokumenter ved å klikke på versjonssymbolet til det aktuelle dokumentet.
  • Last ned versjonen du ønsker, eller gjør den til gjeldende versjon.

Dersom du gjør en gammel versjon til gjeldende versjon, vil denne versjonen få det nyeste versjonsnummeret.

Alle tidligere dokumenter i historikken beholder sitt versjonsnummer.

Skjermbilde: Alle tidligere dokumenter i historikken beholder sitt versjonsnummer

Versjonsnummer og delte dokumenter

Dersom du deler et dokument ved å sende fra deg en lenke, vil lenken alltid vise til den sist oppdaterte versjonen.

7. Sikkerhet i Box

For å sikre filene og dokumentene du lagrer i Box bør du til en hver tid følge noen enkle råd:

  • Vær sikker på hvem du deler dokumentene dine med. Dobbeltsjekk navn og e-postadresser før du sender delingsforespørsler.
  • Kontroller alltid at du har lastet opp riktig dokument, og at dokumentet har havnet i riktig mappe, med riktige brukertilganger for de du deler med.
  • Logg ut av Box etter bruk. Lukk nettleser og logg av PC-en når du forlater den.
  • Bruk kodelås på smarttelefonen dersom du har installert Box på den.

8. Backup

Filene og dokumentene du laster opp til BOX-kontoen lagres ikke ved HiOA, men hos Box i USA.

HiOA kan derfor ikke hente ut backup uten videre. Dersom det oppstår problemer har du likevel gode muligheter til å finne igjen dokumentene dine.

Versjonshistorikk

Alt du lagrer i Box har en versjonshistorikk.

Ved å klikke på versjonsikonet kan du enkelt hente opp en tidligere versjon dersom du har overskrevet ved en feiltagelse.

Du henter opp tidligere dokumenter ved å klikke på versjonssymbolet til det aktuelle dokumentet.

Skjermbilde: Versjonshistorikk i filer i Box er merket med V for version

Velg versjonen du vil laste ned, eller gjør den til gjeldende versjon.

Skjermbilde: Alle tidligere dokumenter i historikken beholder sitt versjonsnummer

9. Søppelkasse og gjenoppretting

Alt du sletter i Box blir lagt i en søppelkasse. Filene er tilgjengelige for gjenoppretting i én måned.

Søppelkassen inneholder dokumenter og filer du har slettet.

Skjermbilde: Alt du sletter i Box blir lagt i en søppelkasse. Filene er tilgjengelig for gjenoppretting i én måned

Gjenopprette dokument

  1. Finn og huk av på filen(e) du ønsker å gjenopprette.
  2. Velg Restore.

Skjermbilde: For gjennoppretting, finn filen og huk av den du ønsker å gjenopprette og velg knappen Restore

 

SaveSave

Hjelp med veiledning?

Kontakt BIT så kan vi hjelpe deg!