Droppe til innhold

Kommunikasjon

Kommunikasjon

Kommunikasjon og profil / Kommunikasjon / Internkommunikasjon

Kanaler for internkommunikasjon

Disse kanalene kan du bruke for å nå fram internt med budskap til ansatte på OsloMet.

Intranettet

  • Intranettet vårt har adressen tilsatt.hioa.no, og kalles nettarbeidsplassen (NAP).
  • Dette er hovedkanalen for internkommunikasjon med 6000 besøk hver dag. Hvor mye blir informasjonen på NAP lest?
  • Når du klikker Logg inn, kommer du til Min side med informasjon som er skreddersydd til deg.

Her finner du veiledninger for bruk av nettarbeidsplassen.

Intranettet har ulike kategorier for informasjon: 

Toppmenyen

Her ligger brukerorientert informasjon om faste rutiner og prosedyrer på OsloMet som

  • skal gi svar på spørsmålene ansatte har når de skal utføre en oppgave
  • ikke skal behøve hyppig oppdatering
  • ligger åpent tilgjengelig uten at du er logget på Min Side

Nyheter

  • Aktuelle saker fra ledelsen eller organisasjonen, rettet mot ansatte, ligger på forsiden av intranettet og i nyhetsoversikten.
  • Vil du informere andre på OsloMet om noe? Lag en nyhetssak.
  • Er du kommunikasjonsrådgiver på en lokal enhet og vil dele en lokal nyhet med alle? Slik går du fram.

Hva skjer

Mine grupper

På nettarbeidsplassen kan du dele informasjon med andre ansatte i grupper.

  • Du er automatisk medlem av organisatoriske grupper som inneholder alle ansatte på ditt fakultet, senter, institutt eller fagavdeling.
  • Du kan i tillegg opprette tematiske grupper for samarbeid på tvers.
  • Det finnes også en egen gruppe for alle ansatte, hvor det er åpent for å dele informasjon.

Aktiviteter

  • Under overskriften «Aktiviteter» på Min side ser du innlegg som har blitt delt i dine grupper.

Slik deler du innlegg i en gruppe på nettarbeidsplassen

  1. Finn Mine grupper i høyremargen, og klikk på den gruppa du vil dele et innlegg med.
  2. Klikk i det hvite feltet hvor det står «Formuler ditt innlegg» og skriv ditt innlegg.
  3. Hvis du skal dele en lenke til en nettside: Lim inn lenken som en del av teksten, og skriv et mellomrom etter lenken for å gjøre den aktiv. Nettsiden vil «poppe opp» nederst i innlegget ditt.
  4. Du kan også dele dokumenter og bilder. Velg en fil i rammen til venstre for tekstfeltet. Bilder vil vises når innlegget ditt er publisert.
  5. Klikk på «Publiser».

Andre internkommunikasjonskanaler

I tillegg til intranettet finnes det flere kanaler som brukes til internkommunikasjon:

E-post

  • E-post til enkeltpersoner
  • E-post til adresselister som ligger i Outlook
  • E-post til alle ansatte: Dette er ikke en tilgjengelig kanal

Office 365

Office 365 med gruppefunksjonalitet er i ferd med å bli implementert på OsloMet. Dette åpner mange muligheter for samhandling om dokumenter, oppgaver og interne nyhetsstrømmer innad i prosjekter. Samhandling gjennom Office 365 har den fordelen at den er integrert med e-posten din, slik at du får varsler på e-post når det kommer en nyhet som er interessant. Office 365 vil erstatte andre e-postlister. Veiledninger for bruk vil bli utarbeidet i 2018. Les mer om Office 365.

Interne nyhetsbrev

Nyhetsbrev er e-post med redaksjonelt utvalgt innhold som er satt opp i en grafisk mal. Brevet peker gjerne til nyheter som ligger publisert på nett. Les retningslinjer for bruk av nyhetsbrev på OsloMet. 

  • Nyhetsbrev til alle ansatte sendes ut av Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (SK):
    • ”Aktuelle saker for ansatte” er et nyhetsbrev som oppsummerer de viktigste interne nyhetene på OsloMet og går ut to ganger i måneden. Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon har det redaksjonelle ansvaret.
    • «Nyhetsbrev fra OsloMet» sendes ut hver torsdag med OsloMets siste forskningsnyheter innen blant annet velferd, arbeidsliv, helse, skole og teknologi. Nyhetsbrevet går ut til både ansatte på OsloMet og eksterne mottakere.
    • De grafiske malene for nyhetsbrev som sendes ut til alle ansatte fra SK er ikke tilgjengelige til andre formål.
  • Nyhetsbrev internt på enheter kan utformes på forskjellige måter. Enheten må selv utforme maler og innhold.
    • Maler kan lages i Outlook eller med html-koding.
    • Innholdet i interne nyhetsbrev bør lenke til info som er publisert på nettsidene eller intranettsidene til OsloMet. På denne måten kan innholdet finnes igjen via andre felleskanaler.
    • Det er et godt prinsipp at mottakere av nyhetsbrev skal bli informert om hvorfor de mottar nyhetsbrevet, og ha mulighet til å melde seg av.
    • Når du sender ut informasjon til mange er det viktig å tenke gjennom om mottakerne er i målgruppa for de budskapene du formidler.
    • Det skal ikke benyttes eksterne systemer for utsending av e-post, herunder nyhetsbrev, uten at disse er godkjent av IT.

Møter og linjekommunikasjon

Kommunikasjon er et linjeansvar. Som leder har du ansvar for å videreformidle saker du er informert om nedover i linja. For å kommunisere godt i linje kan du bruke disse kanalene:

  • Faste møter for enheten/ledermøter
  • E-post
  • Grupper på NAP eller i Office 365

Visuell kommunikasjon

  • OsloMets visuelle profil skal benyttes til intern visuell kommunikasjon. Det skal ikke utformes nye logoer eller navnetrekk for enheter, prosjekter eller arrangementer i OsloMet-regi.
  • Enheten må selv utforme, trykke opp og utplassere oppslag etter gjeldende retningslinjer.

Sosiale medier

På OsloMet regner vi sosiale medier som eksterne kommunikasjonskanaler.