Droppe til innhold

Vårt HiOA

Vårt HiOA

Virksomhetsstyring / Strategi og planer

Innkjøpsstrategi 2020

  1. Bakgrunn
  2. Risiko
  3. Formål
  4. Hovedprinsipper Innkjøp
  5. Hovedmål Innkjøp
  6. Delmål og aktiviteter
  7. Implementering

1. Bakgrunn

Innkjøpsstrategi 2020 skal bygge opp mot hovedmål 4 i Strategi 2024 som ble vedtatt i juni 2017; "HiOA skal være en profesjonell organisasjon med engasjerte studenter og medarbeidere, og ha en velfungerende infrastruktur".

Vår organisasjon skal være veldrevet og profesjonell. For å nå målet må vi jobbe kontinuerlig med å forbedre og effektivisere administrative tjenester. HiOA anskaffer varer og tjenester for ca. 700 MNOK årlig. Små forbedringer i måten å håndtere anskaffelser på kan bety flere millioner kroner mer til kjerneoppgavene.

2. Risiko

Analyse og benchmarking av innkjøpsfunksjonen ble gjennomført januar 2017. Rapporten utarbeidet av Rambøll avdekket risiko for brudd på regelverk, ineffektive prosesser, manglende analyser og rapportering, manglende oppfølging av kontrakt og lav prioritering av «det gode innkjøp».

3. Formål

Innkjøpsstrategien legger føringer for hvordan ledere og medarbeidere i HiOA skal håndtere anskaffelser og videreutvikle innkjøpsfunksjonen. Ved økt fokus på styring, god prosessflyt og godt beslutningsgrunnlag skal ledelsen sikre kunnskap- og atferdsendring på innkjøpsområdet.

4. Hovedprinsipper Innkjøp

4.1 Alle ansatte

  • Bidrar til at anskaffelsesprosesser gjennomføres iht. lov og forskrift om offentlige anskaffelser, disse hovedprinsipper og øvrige interne retningslinjer
  • Er lojale mot rammeavtalene og bestiller varer og tjenester gjennom innkjøpssystemet
  • Utarbeider spesifikasjoner som åpner for bred konkurranse, innovative løsninger og dekker reelt behov
  • Ivaretar samfunns-, etikk- og miljøansvar i alle anskaffelser der dette er relevant
  • Bidrar til et godt og utviklende samarbeid med leverandørene og gir skriftlig tilbakemelding til forvalter av kontraktene ved avvik og misnøye med leverandør og/eller leveranser

4.2 Alle ledere med budsjettansvar

  • Følger opp at medarbeidere etterlever regelverk og interne føringer
  • Planlegger anskaffelser og ressursbehov i god tid før behovet må dekkes
  • Sikrer felles måloppnåelse på innkjøpsområdet ved å sette innkjøp på agendaen

5. Hovedmål Innkjøp

HiOA har en profesjonell innkjøpsfunksjon med klar ledelse og høy kompetanse som sikrer effektiv bruk av ressursene.

6. Delmål og aktiviteter

6.1 HiOA har god forankring og styring av innkjøpsområdet

6.1.1 Etabler rutine for internkontroll og måling av KPI på relevante områder

6.1.2 Styrk ledernes kompetanse og styringsevne på innkjøp

6.1.3 Utarbeid kommunikasjonsplan og revider informasjon og innhold på intranettet

6.2 HiOA har god prosessflyt og effektiv arbeidsform som preger innkjøpsområdet

6.2.1 Standardiser prosessene med tydelig rolle og oppgavefordeling ved å utarbeide og implementere relevante prosedyrer og maler som beskriver hvordan vi planlegger, gjennomfører og følger opp anskaffelser

6.2.2 Kartlegg kompetanse og kapasitet, gjennomfør opplæringstiltak som sikrer ivaretagelse av fremtidige utfordringer

6.2.3 Tilrettelegg for bedre utnyttelse av Konkurransegjennomføringsverktøyet (KGV)

6.2.4 Øk andel bestillinger gjennom innkjøpssystem fra 40 % til 60 %

6.3 HiOA anerkjenner og synliggjør verdien av innkjøpsområdet

6.3.1 Utarbeid rapporter til ledelsen på relevant data, måloppnåelse og status pågående saker

6.3.2 Klargjør formål og utarbeid plan for Innkjøpforum 2018

6.3.3 Evaluer HiOAs innkjøpssamarbeid med andre virksomheter og lag en oppfølgingsplan

6.4 HiOA dekker reelt behov for varer og tjenester gjennom god avtaledekning og gode løsninger

6.4.1 Utarbeid analyse for å identifisere potensielle besparelser og nye avtaleområder

6.4.2 Tilrettelegg for bedre ressursplanlegging på anskaffelser over 500 000 NOK

6.4.3 Utarbeid en 12 måneder løpende anskaffelsesplan

6.4.4 Etabler system og rutine for jevnlig oppfølging/måling av brukertilfredshet og behovsdekning

7. Implementering

Vedtatt strategi er publisert på nettsiden og det er ledernes ansvar at den blir gjort kjent i organisasjonen.

Aktivitetene i kapittel 6 gjennomføres i hovedsak med ressurser fra seksjon innkjøp men krever samhandling med og bidrag fra øvrig del av organisasjonen.