Droppe til innhold

I forskning

I forskning

FoU-håndbok / Planlegge prosjekt

Hvordan søke ekstern finansiering av FoU-prosjekter?

Nedenfor får du beskrevet hvordan en prosjektsøknad om eksterne midler skal utarbeides, kvalitetssikres og dokumenteres.

Instituttleder/nærmeste leder er ansvarlig for å godkjenne initiering av søknadsprosessen. Dekan/fakultetsdirektør/senterleder er ansvarlig for å godkjenne søknader, med mindre finansierende organer krever godkjenning av rektor. Prosjektleder er ansvarlig for utforming og fremdrift av prosjektsøknaden.

  1. Forberedelsefasen
  2. Utviklingsfasen
  3. Godkjenningsfasen
  4. Innsending av søknad
  5. Kontraktsinngåelse
  6. Retningslinjer
  7. Aktuelle lenker

Forberedelsefasen

Prosessen med søknadsskriving bør startes i god tid før søknadsfristen.

Prosjektleder må få godkjenning fra budsjettansvarlig (vanligvis nærmeste leder) til å bruke ressurser til å utvikle og planlegge prosjektet. Instituttleder skal vurdere prosjektets faglige relevans og gjennomførbarhet.

Dersom det er aktuelt med egenfinansiering i tilknytning til søknad om forskningsmidler, må  skjema for godkjenning av egenfinansiering og bruke av FoU-tid fylles ut (Word-dokument).

Prosjektleder tar kontakt med FoU-administrasjonen på fakultet for støtte i søknadsprosessen, samt økonomiavdelingen på fakultet for utarbeidelse av et budsjett. Det er viktig at administrativ økonomi-kompetanse sikres tidlig i søkeprosessen. Ressursbruken/egenfinansieringen som enheten forplikter seg til i søknaden, må være klarert med budsjettansvarlig. Godkjenningsskjema for søknad om eksterne FoU-midler (Word-dokument) skal fylles ut og sendes sammen med budsjett til instituttleder.

I forbindelse med utlysninger der det kreves at høgskolen foretar en rangering av søknadene, må fakultetet gi beskjed til FoU-seksjonen om at en ansatt er i ferd med å utarbeide en søknad. 

Utviklingsfasen

Prosjektleder skriver prosjektsøknad og kontakter fakultetsadministrasjonen for gjennomgang og oppsett av budsjett.

Prosjektleder har ansvaret for at meldeplikter overholdes og alle nødvendige godkjenninger innhentes (for eksempel REK, NSD og Datatilsynet).

Prosjektleder må ta stilling til hvem som skal eie og utnytte prosjektresultatene og på hvilken måte disse skal utnyttes. Hvilke eierrettigheter HiOA skal/bør ha, beror på hvem man søker om eksterne midler fra og om de man søker eksterne midler fra ønsker å ha rettigheter i prosjektet. Resultater som fremkommer i et FoU-prosjekt finansiert av det offentlige, skal som hovedregel eies av HiOA, se Rettighetspolitikk ved HiOA. Dette må prosjektleder sørge for blir regulert i en samarbeidsavtale. For kontraktsparter som samarbeider i et konsortium, gjelder andre regler, se Forskningsrådets maler for samarbeids- og konsortieavtaler.

Ved søknad om EU-midler skal FoU-seksjonen involveres for å bistå med å formidle kontakt med relevante personer i Norges forskningsråd, søknadsutforming med mer. 

Godkjenningsfasen

Søknader som involverer flere institutt må være godkjent både faglig og økonomisk av dekan/senterleder eller fakultetsdirektør/prodekan FoU etter fullmakt. Dette gjelder også når rektor skal godkjenne søknaden. Godkjenning av søknader som kun involverer ett institutt, kan delegeres til instituttleder.

Elektroniske søknader skal også godkjennes som nevnt ovenfor. Det skal fylles ut et godkjenningsskjema før søknaden sendes.

Innsending av søknad

Prosjektleder sender inn søknaden og sørger for at arkiv, økonomikonsulent, FoU-rådgiver, budsjettansvarlig og FoU-seksjonen får kopi av søknaden i P360.

Fakultet/senter (eller den som fakultetsdirektør/senterleder utpeker) skal normalt være administrativt ansvarlig, med mindre finansierende organ krever noe annet.

Kontraktsinngåelse

Kontrakter skal underskrives av dekan/senterleder. Fullmakt til å signere kontrakter kan delegeres til fakultetsdirektør/prodekan FoU. Fullmakt til å signere kontrakter som kun involverer ett institutt, kan delegeres til instituttleder. Kontrakter som gjelder EU-finansierte FOU-prosjekter skal signeres av rektor.

Særskilt for EU-søknader: Kontraktsforhandlingsskjema og utkast til samarbeidsavtaler må sendes FoU-seksjonen for gjennomgang og kommentarer før de returneres til prosjektkoordinator.

Retningslinjer ved HiOA

Reglement for bidrags- og oppdragsfinansiering

Aktuelle lenker

Konsulentbistand til utvikling av EU-søknader

Rettighetspolitikk ved HiOA