Droppe til innhold

Administrativ støtte

Administrativ støtte

Dokumentbehandling

Høringer

Retningslinjer for hvordan du utarbeider høringssvar, tips til hvordan du utnytter PR-potensialet og muligheten for politisk påvirkning.

Innhold:

Hva er høringer

Med høring menes forslag til endring i lov eller forskrift, utredninger eller andre dokumenter eller forslag som sendes på offentlig høring fra Regjeringen, et departement eller annen offentlig instans.

OsloMet får på denne mulighet til å uttale seg i politiske spørsmål på våre fagområder og innenfor vår sektor, før beslutningen tas endelig.
 

Kortversjon av rutinene

  • Invitasjoner til å uttale seg i en høring registreres alltid av Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) og fordeles til rektors stab.
  • Rektors stab vurderer om høringen deretter skal fordeles til en avdeling i fellesadministrasjonen eller fakultet/senter, og om det trengs koordinering på tvers av flere enheter.
  • Fakultetet vurderer selv om det skal stå som avsender av høringsuttalelsen, eller om det er mer hensiktsmessig å fordele høringsinvitasjonen videre til relevant institutt.
  • Ansvarlig enhet sørger for forankring og innspill i egen enhet. Hvis et institutt er ansvarlig enhet for et høringssvar, bør instituttet vurdere om svaret også skal drøftes i fakultetets ledermøte. Ansvarlig enhet bør også undersøke om OsloMet har vært høringsinstans i tilsvarende saker tidligere.
  • Dersom enkeltpersoner eller enkelte fagmiljøer ønsker at OsloMet skal delta i en høringsprosess vi ikke har fått tilsendt høringsbrev om, skal dette avklares på instituttnivå ved instituttleder, og instituttet står da som avsender av høringsuttalelsen. Instituttleder vurderer om fakultetet også bør involveres.
    • For fellesadministrasjonen skal dette avklares med rektor. Enheten må også undersøke om andre enheter er i gang med å skrive et høringssvar, fordi det kun skal sendes ett høringssvar fra OsloMet.
  • Tilsatte ved OsloMet står fritt til å delta i høringsprosesser som enkeltperson(er), men da ikke på vegne av en enhet eller institusjonen som helhet.

Rådgivning ved høringsprosesser

Avdeling for samfunnskontakt og kommunikasjon (SK) fungerer som rådgiver i høringsprosesser ved behov, og er med på å vurdere om det skal utarbeides en kommunikasjonsplan i tilknytning til høringsuttalelsen.

Avdeling SK har ansvar for rådgivning, og for publisering av høringssvar på OsloMets eksterne nettsider.

Alle kan ta kontakt med André Almås Christiansen  for bistand.
 

Rutiner for høringssvar

Retningslinjene for høringssvar ved OsloMet skal bidra til en profesjonell utarbeidelse av høringssvar og sikre god deltakelse i den politiske debatten.

  1. Høringsinvitasjoner til OsloMet skal alltid registreres i P360 som ny sak av Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) og settes på rektors stab. Høringer tilknyttes prosjekt «Høringer 2016».
  2. Rektors stab vurderer hvorvidt den innkomne høringen er innenfor OsloMets kompetanseområder, og om det gjelder administrative eller faglige spørsmål. Staben skal også vurdere hvorvidt høringsinvitasjonen krever koordinering på tvers av fakulteter og/eller fellesadministrasjonen.
  3. Som hovedregel fordeles administrative saker til direktør/prorektor i relevant avdeling i fellesadministrasjonen, og faglige spørsmål fordeles til fakultet ved dekan med kopi til fakultetsdirektør.
  4. Dersom høringsuttalelsen går på tvers av fakulteter, for eksempel ved rammeplans- eller forskriftsendringer som berører flere utdanninger, får ett fakultet tildelt høringen med de andre på kopi. Fakultetet som får høringen tildelt har ansvaret for å koordinere med de andre. Koordinator må sørge for å innhente innspill fra alle berørte fakulteter og utarbeide et felles høringsinnspill på grunnlag av dette. Felles innspill bør forankres i ledermøtet før det sendes.
  5. Fakultetet vurderer selv om fakultetet skal stå som avsender av høringsuttalelsen, eller om det er mer hensiktsmessig å fordele høringsinvitasjonen videre til relevant institutt. Dersom høringsuttalelsen går på tvers av flere institutter på et fakultet, er fakultetet koordinator på samme måte som fellesadministrasjonen under punkt 4. I noen tilfeller berører høringene flere fakulteter, da vil det fakultetet som står som hovedmottaker koordinere med det fakultetet som står på kopi. Dette gjelder også hvis dere oppdager at en høring burde vært fordelt til flere fakulteter.
  6. Ansvarlig enhet for høringsuttalelsen skal i størst mulig grad ha en åpen prosess i arbeidet med høringsuttalelsen. Dette innebærer blant annet at ansvarlig enhet vurderer hvilke personer, enheter og miljøer ved institusjonen som kan/bør bidra til et høringsinnspill, og inviterer disse til å gi innspill i arbeidet.
  7. Forankring og kvalitetssikring bør sikres gjennom invitasjon til innspill, diskusjon i relevante faglige fora og utvalg, og behandling i ledermøtet hos ansvarlig enhet. Ansvarlig enhet må også vurdere hvorvidt en høringsuttalelse fra en enhet også skal drøftes i ledermøtet selv om enheten står som avsender. Ansvarlig enhet bør også undersøke hvorvidt OsloMet har vært høringsinstans i tilsvarende saker tidligere.
  8. Avdeling for Samfunnskontakt og kommunikasjon (SK) kan fungere som ressurs for alle høringsinnspill ved OsloMet. Når høringsinvitasjoner fordeles i P360, sendes det i kopi til SK som tar kontakt med ansvarlig enhet dersom de vurderer at temaet er av spesiell ekstern interesse.
    Avdeling SK kan dessuten yte bistand ved behov for kommunikasjonsplan, og følger opp ansvarlig enhet dersom dette er nødvendig. Alle kan ta kontakt med Thomas Jacobsson for bistand. 
  9. Ansvarlig enhet (ved leder) står som avsender av uttalelsen. Det vil si at dersom høringsuttalelsen er fordelt til for eksempel Fakultet for helsevitenskap, er det fakultetet ved dekan som signerer. Saksbehandler kan også stå oppført. Dette innebærer at øverste leder er den som endelig godkjenner dokumentet og står som ansvarlig for innholdet.
  10. I fellesadministrasjonen er det rektor som er ansvarlig leder for alle høringsuttalelser. Dette gjelder også dersom en avdeling i FA har vært koordinator for en høringsuttalelse, jf. punkt 4. Også her kan saksbehandler stå oppført.
  11. Alle interne innspill og saksgang registreres på samme sak som høringsinvitasjonen i P360, slik at all korrespondanse omkring en høring blir samlet. Høringsuttalelsene skal videre godkjennes i linjen i P360. I alle tilfeller der OsloMet ved rektor skal stå som avsender på høringsinnspillet skal saken opp i ledermøtet. Saksbehandler kan/burde være tilstede i ledermøtet for å notere eventuelle innspill. Når innspillene er innarbeidet sendes saken til rektors stab som sender høringen til regjeringen.
  12. Dersom enkeltpersoner eller enkelte fagmiljøer ønsker at OsloMet skal delta i en høringsprosess der OsloMet i utgangspunktet ikke er invitert som høringsinstans skal dette avklares på instituttnivå ved instituttleder. Instituttet står da som avsender av høringsuttalelsen. Instituttleder vurderer hvorvidt fakultetet også bør involveres. For fellesadministrasjonen skal dette avklares med rektor.
  13. Dersom OsloMet deltar i en høringsprosess, enten som institusjon, fakultet eller institutt, sendes det kun én, felles høringsuttalelse. Dette gjelder uavhengig av om OsloMet er invitert til å avgi høringssvar, eller om en enhet selv tar initiativ til å avgi høringssvar. Enhver som tar initiativ til en høringsuttalelse plikter å først undersøke om en annen enhet allerede er i gang med å utforme et høringssvar, og hvem som eventuelt er gitt ansvaret for høringsuttalelsen.
  14. Tilsatte ved OsloMet står fritt til å delta i høringsprosesser, men da som enkeltperson(er).

Fastsatt av rektor Curt Rice 18. september 2015. Revidert april 2016.

Formål

Formålet med retningslinjene å sikre at OsloMet framstår som en enhetlig og profesjonell høringsinstans i de høringene som institusjonen deltar i. Retningslinjene skal tydeliggjøre ansvar for høringsinnspillene og sikre likebehandling og forankring i organisasjonen. Med høring menes her forslag til endring i lov eller forskrift, NOU-er eller andre dokumenter eller forslag som sendes på offentlig høring fra Regjeringen, et departement eller annen offentlig instans.

 

Kontakt