Droppe til innhold

Verktøy og hjelp

Verktøy og hjelp

Brukerstøtte IT / E-post og kalender

Fraværsmarkering i kalender

Hvordan legge inn fravær/avtale eller andre aktiviteter i Outlook-kalenderen, slik at andre får vite når du er tilgjengelig.
  • telefon

    Du må aktivt endre viderekobling i Skype for Business dersom Skype-telefonen skal være stengt og viderekobles til sentralbordet

Innhold

Legge inn avtale/aktivitet i kalender

1. Åpne Kalender

  • Åpne Outlook.
  • Klikk på Kalender, velg fanen nederst til venstre.

Skjermbilde: Klikk Kalender

2. Velg aktivitet

1. Inne i fane Kalender har du flere muligheter for å legge til ønsket aktivitet.

I eksempelet gjelder det avspasering en hel dag:

  • Høyreklikk på dagen og tidspunktet det gjelder.
  • Velg ønsket aktivitet i høyremenyen som kommer opp. Se bildeeksempel under:

Skjermbilde: Velg Ny avtale

2. Eller du kan velge i verktøymenyen øverst:

  • Velg for eksempel knappen Nye elementer -> Avtale – dersom fravær/aktivitet gjelder en lunsjavtale.
  • Velg ønsket aktivitet/hendelse på lista som passer. Se bildeeksempel under:

Skjermbilde: Eller du kan velge i verktøymenyen øverst

3. Legge inn avtale

  • Under fane Avtale: Skriv hva det gjelder i Emnefeltet. I eksempelet i skjermbildet skriver vi Lunsjdate .
  • Velg deretter start- og slutt-tidspunkt i kalenderen.
  • Lagre og lukk til slutt.

Skjermbilde: Skriv emne, tid og dato

4. Privat avtale/aktivitet (valgfritt)

Du kan velge om aktiviteten/oppføringen din skal være privat eller offentlig/tilgengelig for andre tilsatte.

Som standard vises Privat. Når Privat er valgt, kan kun du selv se hvilket emne det gjelder.

  • Klikk på Privat-ikonet øverst til høyre i verktøylinjen i Outlook-kalender, dersom aktivitet/hendelse er av privat-karakter.

Skjermbilde: Ikon/kode for privat

5. Lage fargekategorier (valgfritt)

Du kan også lage fargekategorier for dine aktiviteter i kalenderen. Du sorterer dine aktiviteter synligere med farge.

  • Klikk på Kategoriser
  • Velg ønsket farge
  • Fyll inn ditt  eget emne for fargekategorien. Se eksempel under.

Skjermbilde: Lage fargekategorier

Åpne en annens kalender Outlook Online (O365)

Slik åpner du en annen kalender i Outlook Online (Office 365)

Innstillinger i Skype for Business for å viderekoble til sentralbord / stenge Skype-telefon

Din Skype-telefon/kontortelefon er tilgjengelig selv om du har lagt inn en oppføring i Outlook-kalenderen.

Koble innringer til sentralbordet for assistanse om:

  • Din Skype for Business-telefon/kontortelefon er satt til: "Forward my calls to: 67235000"

Hvordan viderekoble din Skype for Business-kontortelefon til sentralbordet

Viderekoble til mobiltelefon
Du kan også velge å viderekoble til kontortelefon til din mobiltelefon.
  1. Velg tannhjulsymbolet helt til høyre i øvre del av Skype for Business («Options»).
  2. Velg «Call Forwarding»
  3. Klikk på «Forward my calls to:” og åpne dropp ned menyen og velg «New number or Contact»
  4. Skriv inn «67235000» og trykk på «OK», deretter «OK» igjen i neste bilde.
  5. Alle samtaler til din kontortelefon vil nå kobles til sentralbordet inntil du velger å avslutte.
  6. For å avslutte viderekobling, gå til Skype for Business og klikk på «Turn Off» knappen på det gule banneret her.
Ang. 3 og 4. ved neste viderekobling:
Heretter vil du ikke behøve å legge inn nummeret på nytt.
Velg fra dropp ned menyen «67235000» og trykk «OK» for å velge at samtalen igjen skal viderekobles til sentralbordet.
  • Sentralbordet kan kun gi innringer god informasjon om slikt er tilgjengelig enten i din Outlook-kalender eller i Skype for Business emnefeltet eller lokasjon. Varighet på din kalenderavtale vil være synlig for sentralbordet. Sentralbordet vil kunne opplyse innringere om hvor lenge fraværet varer.
  • Vi anbefaler at du samtidig setter din status i Skype for Business til til noe annet enn «Available» slik at dine kolleger kan se at du er opptatt. Bruk gjerne emnefeltet («what’s happening today?») og lokasjon («Set your Location») slik at kollegaer er godt informert om når du vil være tilgjengelig igjen.
  • Sentralbordet kan også hjelpe innringer med å gi ut din e-postadresse, koble til din sjef, kollega eller stedfortreder om kjent.

Veiledningen under viser hvordan du fyller inn avtale og viderekobler din Skype-telefon til sentralbordet.

1. Velg "Options" (Alternativer).

Velg Options for å opprette viderekobling

2. Velg "Call forwarding" (Viderekobling).

Velg Call forwarding for å opprette viderekobling til sentralbordet

3. Velg "Forward my calls to:" (Viderekoble anrop til).

Velg Forward my calls to: for å velge sentralbordet

4. Velg "Turn off"(Deaktiver) for å avslutte viderekobling.

Velg Turn off for å deaktivere viderekobling

Private oppføringer eller påminnelser i kalender

Ønsker du at all tekst i emnefeltet skal være usynlig for andre kolleger på HiOA: 

  • Klikk på knappen "Privat" i Outlook-hendelsen.  
  • Slik ser knappen for «privat» ut:

Skjermbilde: Privat-ikon

Hjelp med veiledning?

Kontakt BIT så kan vi hjelpe deg!