Droppe til innhold

Verktøy og hjelp

Verktøy og hjelp

Brukerstøtte IT / E-post og kalender

E-postlister

HiOAs e-postlister omfatter automatiske lister, steder og møterom, studenter og studentlister, og grupper ved høgskolen.

Innhold

Typer av e-postlister

E-postlister i Outlook Adressebok

Alle typer e-postlister finner du i adresseboken i Outlook. Det skilles mellom:

  • e-postlister (etter organisasjon)
  • studentlister (etter FS)
  • andre e-postlister

Skjermbilde: Adressebok i Outlook

Det finnes to typer e-postlister:

  1. Tilsatte (etter organisasjon)
  2. Andre e-postlister

1. Tilsatte (etter organisasjon)

Automatisk liste etter organisasjonstilhørighet.

  • Listene finnes i adresseboken i Outlook under fanen Organisasjon > Tilsatte (etter organisasjon) .
  • Automatiske lister genereres automatisk etter organisasjonstilhørighet, og kan ikke tilpasses.
Viktig vedrørende e-post til liste

Merk! Dersom du bruker e-postadresse på øverste nivå i organisasjonsstrukturen, for eksempel sende e-post til et fakultet, vil alle på fakultetet motta denne e-posten!

E-postlisten vil nøste med alle e-postadresser under toppnivået. Du bør derfor klikke deg ned til ønsket enhet eller e-postliste, før du sender meldingen.

  • Oversikten over de ansatte i enheten (listen) du ønsker å sende e-post til, finner du i kolonnen til høyre.
  • Høyreklikk på enheten: Velg Ny melding (se skjermbildet under) for å sende e-post

Skjermbilde: Sende melding fra Adressebok til organisasjonsliste

 

2. Andre lister

Under "Andre lister" finner du alle lister som ikke er opprettet med utgangspunkt i organisasjonstilhørighet for ansatte, eller studie- og klassetilhørighet for studenter.

  • Her finner du lister sortert etter stedstilhørighet, utvalg, foreninger og andre grupper, sted etc.
  • Listene finnes i adresseboken i Outlook under fanen Organisasjon > Andre lister, se skjermbildet under.
Fagforeningslister

Det er enkelte unntak for blant annet fagforeningslister.

Fagforeningslister kan sees på nett i oversikten over vanlige e-postlister for tilsatte. Det er ikke mulig å se hvem som er medlem av listen. 

Viktig vedrørende e-post til liste

Når du sender e-post til listen, sender du til alle personer i den aktuelle listen.

Medlemmer ligger i kolonnen til høyre.

  • Høyreklikk på enheten: Velg Ny melding.

Skjermbilde: Sende epost til vanlige lister

Opprette e-postliste

Du kan opprette gruppe i Office 365 og legge til medlemmer, slik at du kan sende epost og dele dokumenter og samhandle med gruppa. Gruppe i Office 365 erstatter tidligere epostlister.

Opprett gruppe i Office 365.

Studentlister (FS)

  1. E-postlister på øverste nivå
  2. Navn på studentlister

1. E-postlister på øverste nivå

Merk! Dersom du bruker e-postadresse på øverste nivå i organisasjonsstrukturen i Outlook, for eksempel sende e-post til et fakultet, vil alle på fakultetet motta denne e-posten!

  • E-postlisten vil nøste med alle e-postadresser under toppnivået.
  • Du bør derfor klikke deg ned til ønsket enhet eller e-postliste, før du sender meldingen.

2. Navn på studentlister

Listene lages automatisk fra registrert informasjon i studentregisteret FS, Felles studentsystem.

Endringer i FS vil derfor gi tilsvarende oppdatering av studentlistene hver natt.

Listene genereres på bakgrunn av følgende data i FS: Sted - fakultet, institutt og grupper

  • Format: stud-<type>-<stedsnavn>-liste@stud.hioa.no.

Eksempler:

  • stud-fakultet-tkd-liste@hioa.no
  • stud-institutt-iprod-liste@hioa.no
  • stud-gruppe-pd-prdem-liste@hioa.no
Gruppe
  • Format: stud-gruppe-studieprogram-<studieprogramkode>-liste@stud.hioa.no
  • Eksempel: stud-gruppe-pd-prdem-liste@hioa.no
Studieprogram
  • Format: stud-studieprogram-<studieprogramkode>-liste@stud.hioa.no
  • Eksempel: stud-studieprogram-mapd-liste@hioa.no
Kull
  • Format: stud-kull-<studieprogramkode>-liste@stud.hioa.no
  • Eksempel: stud-kull-mapd-h2011-liste@hioa.no
Klasser

Format: stud-klasse-<studieprogramkode>-<terminbokstav><årstall>-<klassekode>-liste@stud.hioa.no

  • Eksempel: stud-klasse-mapd-h2011-a-liste@hioa.no

 

Save

Hjelp med veiledning?

Kontakt BIT så kan vi hjelpe deg!