Skip to Content

Overføring av søkere som studenter og utsendelse av e-post om PINkode

Søkere som har sagt ja må opprettes som studenter før de kan få faktura, tilgang til IT-tjenester osv..

Grunnlagsdata i bildet Opptaksstudieprogram

For å bruke rutinen FS159.001 Opprette søkere som student må grunnlagsdata for alle opptaksstudieprogram være på plass. Bildet Opptaksstudieprogram finner du i modul Opptak -> bilder –> Studieprogram/kvote.

I fanen "Opptakstermin" i FS, og i høyre hjørne, legger du inn info om studieprogram, studieretning, studierettsatus, emnekombinasjon, kull, klassefordeling og klasse.

Det er kartotekkortet Opptakstermin vi er interessert i og informasjonen i boksen som heter "For oppretting av student".

For at søkerne skal havne på riktig studieprogram, kull og klasse så må følgende informasjon fylles ut for riktig termin:

Studieprogram

  Studieprogramkode
Studieretning Kun om det er aktuelt
Studierettstatus ORDOPPTAK, om ingenting er fylt ut så er default ORDOPPTAK
Emnekombinasjon Skal kun brukes om det er opptak til en studieretning som har flere emnekombinasjoner
Kull Må fylles inn for alle
Aut.klassefordeling* J eller N avhengig om studentene skal fordeles på klasse automatisk i rutine FS159.001
Klasse Default klassekode

*Om du ønsker å fordele studentene på flere klasser automatisk, setter du J i feltet for Aut.klassefordeling, men lar feltet Klasse være blankt. Rutinen vil da fordele studenter på alle aktive klasser på det respektive kullet. Om det er en eller flere klasser du ikke vil ha studenter i, må disse settes til ikke- aktiv i bildet Kull samlebilde.

Rutinen kan kjøres for et helt opptak (alle studietyper) eller kun en studietype.

FS159.001 Oppretting av student/studierett/klasse

I rutinen FS159.001 (i FS) står det om studieprogram med feltene "Opptak" og "Studietype" øverst på siden. Det er også to nedtrekkslister for tildeling og opphøring av studieretten rett under, og avhuking for "Overfør merknadstekst til student" og "Overskriv semesteradresse med kontaktadresse" - som begge må hukes av for.

Den kan kun kjøres for alle studietyper om alle har samme til dato for opphøring av studierett. Om studietypene har forskjellig til-dato, må rutinen kjøres for hver studietype.

Tidligste Fra-dato på studieretten kan settes fra vi åpner opp for nytt semester, som vil være ca 10.12 for vår semesteret og ca 10.7 for høstsemesteret.

Dato for tildeling – opphøring studierett: Til-dato er 31.08.20xx for de som avslutter på vårsemesteret og 31.01.20xx for de som avslutter på  høstsemesteret. Det er kun normert tid som skal telle når man tildeler studieretten.

Før studiestart skal rutinen ikke kjøres med hake for Kun søkere med J for møtt.

Om det er ønskelig å ha med merknadsteksten så kan denne tas med.

Hak derimot alltid av for Overskriv semesteradresse med kontaktadresse.

Rutinen kan også oppdatere obligatoriske emner for eksisterende studieprogramstudenter, da må det hakes av for dette. Vi anbefaler ikke at man haker av for denne.

NB! Når møtt-status er registrert i opptaksmodulen, må rutinen kjøres med hake for "Kun søkere" med J for møtt.

Forklaring til hvilke forekomster rutinen oppretter (alle søkere er automatisk opprettet som personer):

ST Om personen har fått tildelt studentnummer. Søkere som har vært studenter hos oss tidligere vil kun ha en – der.
UP Om det er blitt opprettet en utvekslingspersonforekomst
SPS Om studenten har blitt opprettet som studieprogramstudent
KL Om studenten har blitt fordelt i klasse
OE Antall obligatoriske emner som har blitt lagt til Emner i plan

PINkode e-post

Når faktura er generert og studenten har fått tilgang til HiOA-nettverket må studenten få beskjed om dette. Hvis all informasjonen i FS er lagt inn riktig og studenten har studierett (fra-dato er mindre enn dagens dato), skal studenten ha tilgang til HiOA-nettverket etter en time. Du kan sjekke dette ved å se om intern e-post er på plass i bildet Person/Student. Den vanligste grunnen til at intern e-post ikke er på plass er at studenten ikke står som aktive  i en klasse, eller at klassen de er koblet til ikke er aktiv.

Under FS201.005 Må du velge brevtype i den eneste nedtrekkslisten på siden.

I tillegg skal også studentene ha beskjed om at faktura er tilgjengelig på Studentweb. I semesterstartperioden blir det generert faktura daglig.

En standard e-post har blitt laget med informasjon om betaling, IT-konto, brukernavn og PIN-kode er laget og kan sendes til nye studenter.

Gå til rutinen FS201.005 Brev til student med PINkode- og E-post informasjon som du finner i modul Person -> Personrapporter.

I utplukket kan man velge mellom en enkelt student, et studiekull og å bruke en fødselsnummer fil.

Informasjon om utplukk

Ved etterfylling er det viktig å bestemme seg for hvilket utplukk du skal bruke, slik at du ikke sender samme e-post flere ganger til studentene. Det kan derfor være en idé å lage en fletteliste med studenter som skal ha e-post og laste denne flettelisten opp i FS.

I rullegardinen som heter Brevtype velger du riktig brev, standardeposten til alle nye studenter har brevkode "FS201005 - Velkommen til HiOA".

Kjør rapporten.

I "Meldingsinformasjon" må du huke av for "Arkiver medlingen" under "Brevdato", velge antall e-post under "Medium for utsending" og klikke på "Skriv ut/send medlinger" helt til høyre på siden.

Trykk så på ikonet for print på verktøylisten, sett inn riktig e-postadresse. Hak av for at meldingen skal arkiveres i minst 12 måneder. Velg E-post som medium, sett 0 i feltet for Brev og SMS. Når alt ser bra ut trykk på Skriv ut/send meldinger. E-posten vil nå bli lagret i Dokumentarkivet til studenten.