Skip to Content

Tools and support

Tools and support

Tools overview / Public 360

Jeg er saksbehandler i Public 360

Nedenfor finner du brukerveiledninger for de mest sentrale saksbehandlingsfunksjonene i Public 360.

Innhold

Avskrive/kvittere ut dokumenter

For å kvittere ut dokumenter som er ferdig behandlet kan du ta dem Til Etterretning.

  • Marker dokumentet du skal avskrive/kvittere ut
  • Velg Avskriv
  • I vinduet som kommer opp velger du Svartype og TE
  • Trykk til slutt OK

Endring av rolle

Øverst til høyre i systemet ser du rollen din i systemet. Om du har flere roller kan du bytte mellom dem:

  • Klikk på pil ved navnet ditt
  • Velg Bytt aktiv rolle
  • Dine roller i systemet og du kan klikke på den rollen du vil bytte til

Maler og standardtekster

Maler

Man kan hente ut ulike type maler i Public 360. Malene er tilpasset både dem som jobber med saksbehandling og møte- og utvalgsmodulen. Se hvordan du kan opprette maler direkte i systemet.

Standardtekster

Ved opprettelse av dokumenter kan man også velge standardiserte tekstmaler innenfor ulike fagområder. Ta kontakt  om du har en standardtekst vi skal tilgjengeliggjøre i Public 360. 

Enten du oppretter dokumentet direkte i, eller utenfor Public P360 kan du enkelt plukke opp maler på denne måten:

Du er i word og er klar til å skrive brev. Gjør følgende:

  • Velg Sett inn standardtekst/Insert standard text

  • Du får opp en mappe over tilgjengelige standardtekster innenfor ditt fagområd og/eller enhet (ta kontakt med dokhjelp@hioa.no om dette biblioteket bør suppleres).

  • Velg Lagre som nytt dokument i 360/Save as a new document i 360 

  • Skriv inn Tittel for dokument/fil og trykk OK

Teksten legger seg inn i dokumentet du har opprettet.

Opprett kontaktkort

Dette gjelder veiledning for hvordan du oppretter kontaktkort for privatpersoner i Public 360 (gjelder både tilsatte og andre privatpersoner man er i kontakt med i forbindelse med for eksempel rekrutteringsprosess).

NB! Før du oppretter ny kontakt bør du undersøke at vedkommende ikke har kontaktkort fra før.

  • Velg Ny - Kontakt - Privatperson øverst fra menyen i Public 360 web

     
  • I fanen Generelt fyller du ut feltene angitt i rød ring.
    NB! Tilgangsgruppe er Public.
    NB!! Husk å angi kategori Ansatt, eller Student
  • Trykk pil for å få knyttet korrekt kategori til kontaktkortet

     
  • I fanen Adresse fyller du ut aktuelle felter merket med rødt:

     
  • I fanen Kommunikasjon kan du legge inn e-postadresse. Dokumenter som ikke er unntatt offentlighet kan fint sendes ut på e-post.
  • Trykk til slutt Fullfør

Opprett sak

A. Opprett sak via kontaktkort
NB! Anbefales. Da slipper du å knytte til kontaktkort i etterkant

  • Søk opp kontaktkortet til den personen/virksomheten saken skal knyttes til
    (se søk)
  • Velg Ny sak

  • Fyll inn Sakstittel

Merk! Bruk standardtekster der det finnes. Ikonet til høyre for tittel viser standardtekster som er lagret i systemet.

  • Vurder om saken skal skjermes (lenke her)
  • Trykk Fullfør

B. Alternativt kan sak opprettes fra åpningsbildet.

  • Velg Ny sak

  • Fyll inn Sakstittel

Merk! Bruk standardtekster der det finnes. Ikonet til høyre for tittel viser standardtekster som er lagret i systemet.

  • Vurder om saken skal skjermes (lenke her)
  • Trykk Fullfør

Skjerming og tilgangsstyring (sak)

  • Vi benytter oss av betegnelsen skjerming og tilgangsstyring når vi snakker om å unnta noe fra offentligheten og/eller internt i organisasjonen.
  • Tilgangskode angir om offentligheten har tilgang til dokumentet, eller ikke og krever en hjemmel i offentleglova.
  • Tilgangsgruppe styrer hvem på høgskolen som skal ha tilgang på en sak (eller et dokument). Dokumenter påsatt tilgangsgruppe vil kun  for medlemmer i tilgangsgruppen

1. Tilgangskode

  • Klikk på feltet Tilgangsgruppe i saksfeltet og velg UO-Unntatt offentlighet

Felt unntatt offentlighet i Public 360

  • Du får opp et feltet Paragraf.
  • Velg hjemmel i Offentleglova som dokumentet skal unntas med
  • For taushetsbelagte opplysninger er det Offentleglova § 13, jf. Forvaltningsloven § 13.1 som benyttes. Dette gjelder for eksempel studentmapper og personalmapper.

Bilde Tilgangskode i Public 360

 

2. Tilgangsgruppe

  • Velg riktig tilgangsgruppe for å begrense intern tilgang.
  • Du vil som hovedregel kun ha tilgang til å velge de tilgangsgruppene du selv er medlem av. Unntaket fra dette er Begrenset gruppe. Denne gruppen er det kun utvalgte ved SDI som er medlem av. Gruppen benyttes kun ved svært sensitive saker som få skal ha tilgang til. Saksansvarlig på saken får tilgang til saken i tillegg til medlemmene av tilgangsgruppen.

 

3. Offentlig tittel

  • Vurder om det er behov for en egen offentlig tittel

  • Dersom det ikke står noe av sensitiv karakter i selve tittelen velg Sett offentlig tittel lik tittel (default)

  • Om det står sensitiv informasjon i tittel som bør skjermes på offentlig journal velg Skriv inn offentlig tittel manuelt
  • Det kommer opp et felt hvor du har mulighet til å legge inn en passende offentlig tittel (se også standardtekster)

  • Trykk til slutt Fullfør