Skip to Content

Administrative support

Administrative support

Records management

Innsynskrav

Som ansatt ved Høgskolen i Oslo og Akershus har du ansvar for å behandle innsynskrav du mottar som saksbehandler. Her finner du hjelp.

Innhold

1. Registrering av dokumenter etter offentlige prinsipper i P360

Hvilke dokumenter er offentlige og hvilke bør unntas iht. offentlighetsloven (PDF)

Hvordan bør dokumenter tilgangsstyres internt (PDF)

2. Hvorfor mottar jeg innsynskrav - Offentlig journal

3. Hvordan behandles innsynskrav iht. Offentleglova

Hva skal unntas

Hva skal/bør innvilges (meroffentlighetsprinsippet)

Hvordan behandler og sladder jeg delvis innvilgede dokumenter

Saksbehandling av innsynskrav i Public 360

4. Offentlighetsvurdering innenfor de ulike fagområdene

Forskning og prosjekter

HR - Rekruttering og personalforvaltning

Studentsaker

5. Behandling av klager

6. Brukerstøtte

7. Les mer om innsynskrav

Registrering av dokumenter i P360

Dokumenter i Public 360 skal registreres på en måte som ivaretar krav om åpenhet i forvaltningen, jf. forvaltningsloven og offentlighetsloven. Her finner du veiledning om:

Hvorfor mottar HiOA innsynskrav

Offentlighetsloven hjemler allmennhetens rett til å kreve innsyn i saksdokumenter ved HiOA. Allmennhetens inngangsport til høgskolens saksdokumenter er offentlig journal. Dette er et register over korrespondanse og dokumentasjon produsert ved HiOA (inngående brev, utgående brev og notater). Dokumentasjonen i Public 360 danner grunnlaget for høgskolens offentlige journal. Offentlig journal er åpen for innsyn dersom ikke annet følger av lov, eller forskrift.

Du finner høgskolens offentlige journal her.

Hvordan behandles innsynskrav iht. offentleglova

Alle kan kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og lignende register ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Hovedregelen i offentleglova (jf. Offl. § 3) er at saksdokumenter, journaler og lignende register for organet er åpne for innsyn dersom ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov.

Frister

Innsynkrav som mottas ved Høgskolen i Oslo og Akershus skal saksbehandles uten ugrunnet opphold (jf. Offl. § 29).  Ved HiOA er dette definert som tre arbeidsdager. Om saksbehandlingstiden går utover tre dager skal det sendes et foreløpig svar. Om et krav ikke blir besvart i løpet av tre dager regnes det som et avslag på selve innsynskravet.

Se veiledning for hvor du mottar og behandler dokumentene i Public 360

Hva skal unntas

Ved vurdering av innsynskrav skal man vurdere om dokumentet inneholder opplysninger som skal unntas offentlighet. Taushetsbelagte opplysninger i et dokument skal alltid unntas (jf. Forvaltningsloven § 13, jf Offl. § 13). Taushetsbelagte opplysninger dreier seg i første rekke om personlige forhold, men kan også være om forretningshemmeligheter og saker av betydning for rikets sikkerhet.

Som ansatt ved HiOA har du lovpålagt taushetsplikt for opplysninger du får kjennskap til som gjelder noens personlige forhold. Dette er opplysninger en vanligvis ønsker å holde for seg selv og som kan knyttes til en eller flere enkeltpersoner, enten direkte eller indirekte. Eksempler på opplysninger om noens personlige forhold er fysisk og psykisk helse, arbeid og seksuell legning. Det at en student ikke har fullført sin utdanning vil kunne regnes som et personlig forhold.

Hva skal/bør innvilges (meroffentlighetsprinsippet)

Meroffentlighet innebærer at vedkommende forvaltningsorgan alltid skal vurdere om et dokument kan gjøres kjent helt eller delvis, selv om det etter bestemmelser i loven kan unntas fra offentlighet. Det bør gi innsyn dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak.

For å ivareta meroffentlighetsprinsippet skal du i hvert tilfelle vurderer om dokumentet kan utgis selv om du har anledning til å unnta det.

Erfaringsmessig vil en som krever innsyn bli langt mer tilfreds om du sender ut en sladdet versjon av dokumentet (om det er mulig) i stedet for å ikke gi ut noen opplysninger i det hele tatt. Om man avslår innsynskrav og hjemler det i en kan-paragraf vil innsynskrever normalt klage på vedtaket (jf. lovens § 32).

På følgende dokumenter bør en vurdere meroffentlighet:

Organinterne dokumenter (Offl. § 14.1)

  • Saksfremlegg, utkast, konsept, skisser, utgreiinger og liknende arbeidsdokumenter som blir utarbeidet underveis i en prosess.
  • Interne dokumenter som er utarbeidet av en arbeidsgruppe, eller et utvalg som er oppnevnt av Høgskolen i Oslo og Akershus.
  • Hjelpedokumenter som generelle vurderinger, statistikk og kostnadsanalyser til internt bruk.

Dokumenter innhentet utenfra  (Offl. §15)

  • Dokumenter innhentet fra andre  for å få råd og vurderinger ift. hvordan HiOA skal stille seg til en sak. For eksempel råd fra en advokat i en oppsigelsessak.

Tilsettingssaker, lønnsoppgaver (Offl. § 25)

  • Det kan gjøres unntak for innsyn i dokumenter i sak om tilsetting eller forfremming i offentlig tjeneste.
  • Søkerlister er normalt offentlige, men det kan gjøres unntak fra innsyn fra opplysninger om en søker dersom vedkommende selv ber om det.
  • Det kan gjøres unntak fra innsyn i skriftlige oppgaver om lønn eller lignende godtgjørelse, utregningsgrunnlag for feriepenger og trekk som blir gjort ved utbetaling (jf. § 25.3). Generelle lønnsopplysninger er offentlige.

Karakter og vitnemål (Offl. § 26)

  • Karakterutskrift/vitnemål fra grunnskole, videregående og høyere utdanning.
  • Svar på eksamen eller lignende prøve
  • Eksamensoppgaver (frem til eksamen er avholdt).

Forskningsprosjekt (Offl. § 26.4)

  • Opplysninger om forskningsideer og forskningsprosjekter kan i visse tilfeller unntas. Formålet med unntaket er å hindre at konkurrerende forskere eller andre får tilgang til materialet og kan dra nytte av det på en illojal måte. Unntaket gjelder bare når opplysninger om forskningsideer og forskningsprosjekt inngår i en sak der forskeren får støtte eller rådgivning fra HiOA i forbindelse med et forskningsprosjekt.

Opplysninger i et dokument som normalt ikke er underlagt taushetsplikt (jf Fvl. §13, jf Offl.§13):

  • Opplysninger om hvor en person har jobbet, eller jobber nå, arbeidstid, yrke og stilling.
  • Opplysning om bruttolønn. Ved HiOA vil lønnsmottaker alltid bli orientert om at lønnsopplysningene for vedkommende er gjort kjent.
  • En persons navn, e-postadresse, telefonnummer er ikke underlagt taushetsplikt med mindre opplysningene identifiserer en persons personlige forhold.
  • Opplysninger om en persons utdanning og autorisasjoner.

Fødselsnummer (Offl. § 26.4)

  • Fødselsnummer og nummer med tilsvarende funksjon  (D-nummer) kan unntas fra offentlighet. Unntaket gjelder i alle tilfeller der hele fødselsnummeret fremgår av hele dokumentet. I tillegg omfatter unntaket tilfeller der personnummer fremgår uten at fødselsdatoen er med. Utenlandske fødselsnummer og liknende er også omfattet av unntaket.
  • NB! Fødselsdato og organisasjonsnummer/foretaksnummer er offentlig.

Hvordan behandler og sladder jeg delvis innvilgede dokumenter

  • Sladding av opplysninger i et dokument som er delvis innvilget foretas av den enkelte saksbehandler i samråd med kollega og/eller leder.

  • Her finner du en enkel veiledning i hvordan du kan sladde dokumenter i Adobe. 

  • Vi kan ikke garantere at sladding i Adobe er 100% sikkert (denne sladdingen kan potensielt fjernes) og vi anbefaler derfor at du skriver ut den sladdede fila og skanner den inn på nytt på kopimaskin. Eventuelt kan du skrive ut sladdet fil som bilde (properties og print as image) og lagre den på et egnet sted.

  • Det sladdede dokumentet sendes SDI (dokhjelp@hioa.no) på e-post og merkes sladdet innsynskrav - saksnummer XX/0XXXX).

Offentlighetsvurdering innenfor de ulike fagområdene

Nedenfor følger noen eksempler på innsynskrav per fagområde ved HiOA.

Forskning og prosjekter

Ved vurdering av innsynskrav i dokumenter knyttet til FoU er det normalt Offl. § 26.4 som gjelder. Denne paragrafen sier at det kan gjøres unntak for innsyn for opplysninger om forskningsideer og forskningsprosjekter i saker som gjelder økonomisk støtte eller rådgivning fra det offentlige i forbindelse med forskningsprosjekter.

Ved behov for intern tilgangsstyring av dokumentet kan man benytte tilgangsgruppen Forskningsmidler. Det vil da bety at det bare er utvalgte ved høgskolen som får se de aktuelle dokumentene. Hvorvidt et dokument skal unntas med § 26.4 og/eller ha intern tilgangsgruppe må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

HR - Rekruttering og personalforvaltning

Dokumentasjon som blir til innenfor personalområdet dreier seg stort sett om rekruttering og personalforvaltning. All dokumentasjon som dreier seg om rekruttering ligger på en felles rekrutteringssak i Public 360. Tilsvarende ligger dokumenter om den enkeltes tilsettingsforhold (arbeidsavtale, permisjonssøknader, lønnsendringer etc.) på en personalmappe. Personalmappen har begrenset tilgang slik at det bare er den ansatte selv,  vedkommendes leder samt tilsatte ved høgskolen som jobber med personalforvaltning,  som har tilgang til disse mappene. Selv om personalmappen er tilgangsbegrenset vil den kunne inneholde dokumenter som ikke er unntatt offentlighet. Disse dokumentene har høgskolen en plikt til å innvilge dersom det bes om innsyn i disse (for eksempel søknad om utdanningspermisjon). Selv om en personalmappe er unntatt offentlighet, jf. Offl. § 13 er det med andre ikke noe automatikk i at alle dokumentene den inneholder skal unntas offentlighet.

Ved vurdering av om et dokument skal unntas offentlighet, eller ikke må man i tillegg til å se på dets innhold, vurdere det  i sin sammenheng /kontekst det ligger i. All dokumentasjon i en personalmappe er knyttet opp mot et felles saksnummer som er offentlig kjent. Siden en personalmappe både vil kunne inneholde dokumenter som er unntatt offentlighet (jf. Offl. § 13) og ikke unntatt offentlighet,  er det nødvendig å skjerme/sladde navn for uvedkommende på alle dokumenter i saken. Dette for å hindre at uvedkommende kan avsløre hvem et saksforhold gjelder ved å sammenstille opplysninger.

offentlig journal er offentlige dokumenter i en personalmappe merket med *** og ikke UO § 13. De tre stjernene betyr at navn er skjermet, men at dokumentet ellers er offentlig. Denne løsningen er valgt fordi det ikke er mulig å sladde navn uten å angi en hjemmel i offentleglova.

Tilgangsbegrensning av personalmapper er altså løst slik at en personalmappe og dets dokumenter ved HiOA kun er tilgjengelig for den ansatte,  vedkommendes leder og de som jobber med personalforvaltning. Personer som ikke har med personalforvaltning å gjøre (enten de jobber ved HiOA, eller ikke er en del av HiOA) vil kunne be om innsyn i dokumentene og det må i hvert enkelt tilfelle gjøres en vurdering av om de skal gis ut eller ikke.

Nedenfor følger noen eksempler på skjermingspraksis for dokumenter knyttet til tilsetting og personalsaker. Dette er kun eksempler. Man må alltid vurdere innholdet i hvert enkelt dokument. Hvorvidt en innsynsbegjæring i en søknad om permisjon skal innvilges eller ikke,  vil  avhenge av årsaken til søknaden.

Eksempler på skjermingspraksis - tilsetting- og personalsaker
Hva
Unntas offentlighet
Tilgangsgruppe i Public 360
Hjemmel i Offl.
Vurderinger som må gjøres
Utlysningstekst Nei Public    
Offentlig søkerliste Nei Personal    
Utvidet søkerliste Ja Personal §25  
Sakkyndig vurdering Utsatt offentlighet Personal §5 Offentlig etter at tilsetting er foretatt. Vedtak i Høgskolestyret
Merknader til sakkyndig vurdering Utsatt offentlighet Personal §5 Offentlig etter at tilsetting er foretatt. Vedtak i Høgskolestyret
Innstilling (tilsettingsdokument) Ja Personal §25  
Arbeidsavtale Innvilget Personal *** Personnummer/ kontonummer sladdes
Attest etter arbeidsforhold   Personal   Personopplysninger sladdes
Søknad om permisjon grunnet sykdom Ja Personal §13 Avslås
Vurder likevel innsyn ved  at personopplysninger sladdes
Fungering Nei Public   Personopplysninger sladdes
Oppsigelse Nei Public   Personopplysninger sladdes
Bekreftelse på mottatt oppsigelse Nei Public   Personopplysninger sladdes
Rapport fra bedriftshelsetjenesten etter arbeidsplassvurdering Delvis Personal §13 Avslås
Vurder likevel innsyn ved  at personopplysninger sladdes

 

Studentsaker

Studentmappen har begrenset tilgang slik at det bare er leder av den enkelte studieadministrative enhet samt tilsatte ved høgskolen som jobber med studentforvaltning som har tilgang til disse mappene. Selv om studentmappen er tilgangsbegrenset vil den kunne inneholde dokumenter som ikke er unntatt offentlighet. Disse dokumentene har høgskolen en plikt til å innvilge dersom det bes om innsyn i disse (for eksempel søknad om permisjon grunnet utenlandsreise). Selv om en studentmappe er unntatt offentlighet, jf. Offl. § 13 er det med andre ikke noe automatikk i at alle dokumentene den inneholder skal unntas offentlighet.

Ved vurdering av om et dokument skal unntas offentlighet eller ikke,  må man i tillegg til å se på dets innhold vurdere det  i sin sammenheng /kontekst det ligger i. All dokumentasjon i en studentmappe er knyttet opp mot et felles saksnummer som er offentlig kjent. Siden en studentmappe både vil kunne inneholde dokumenter som er unntatt offentlighet (jf. Offl. § 13) og offentlig kjent er det nødvendig å skjerme/sladde navn for uvedkommende på alle dokumenter i saken. Dette for å hindre at uvedkommende kan avsløre hvem et saksforhold gjelder ved å sammenstille opplysninger.

Tilgangsbegrensning av studentmapper er altså løst slik at en studentmappe og dets dokumenter ved HiOA som hovedregel kun er tilgjengelig for de som jobber med studentforvaltning. Personer som ikke har med studentforvaltning å gjøre (enten de jobber ved HiOA, eller ikke er en del av HiOA) vil kunne be om innsyn i dokumentene og det må i hvert enkelt tilfelle gjøres en vurdering av om de skal gis ut eller ikke.

og det må i hvert enkelt tilfelle gjøres en vurdering av om de skal gis ut eller ikke.

Nedenfor følger noen eksempler på skjermingspraksis for dokumenter knyttet til studentsaker. Dette er kun eksempler. Man må alltid vurdere innholdet i hvert enkelt dokument. Hvorvidt en søknad om permisjon skal innvilges, eller unntas vil jo avhenge av årsaken til søknaden.

Tabell - vurdering av innhold
Hva Unntas offentlighet Tilgangsgruppe i Public 360 Hjemmel i Offl. Vurderinger som må gjøres
Avslått klage - Refusjon av semesteravgift Nei Public    
Legeerklæring - Søknad om permisjon Ja Student Offl. § 13 Avslås
Vurder likevel innsyn ved  at personopplysninger sladdes
Søknad om overflytting fra Universitetet i Agder til HiOA Nei Public   Avslås om man søker om overflytting grunnet personlige forhold (jf. §13)
Avslått klage på vedtak om tap av studierett Delvis Student Offl. § 13 Personopplysninger sladdes
Eksamensbesvarelse Delvis Student Offl. § 26

Kan unnta, men bør vurdere meroffentlighet

 

 

Behandling av klager

Hvis et innsynskrav blir avvist, kan den som har krevd innsyn klage. Klagefrist er tre uker. En slik klage skal være skriftlig. Det er den som mottar klagen som har ansvar for å få den registrert i Public 360. Klagen registreres som en ny sak i saksbehandlingssystemet. Ansvarlig seksjon skal sammen med en jurist vurdere innsynskravet på nytt. Det skal vurderes om innsyn likevel kan gis, eventuelt om innsynskravet kan innvilges delvis, altså at man sender ut et sladdet dokument (ref. meroffentlighetsprinsippet). Dersom vedtak om avslag opprettholdes sendes klagen til klagenemnd ved Samordna opptak.

Ved utsendelse av sak til klagenemnd for samordna opptak opprettes det følgebrev. Alle dokumenter det er bedt om innsyn i legges som vedlegg til saken. Innsynskrever skal ha kopi av oversendelsesbrev til klage (NB!: Husk å fjerne vedlegg)

NB!: Dokumenter som inneholder personopplysninger skal ikke sendes ut på e-post.

Diagrammet nedenfor viser ordinær saksgang ved klager på innsynskrav:

Diagram viser ordinær saksgang ved klager på innsynskrav. Grafisk presentasjon.

 

Brukerstøtte

Nedenfor følger tips til hva du bør gjøre når du står fast, men også forslag til kurs du kan gå på for å heve din kompetanse om offentlighet og innsyn.

Spør en kollega om råd

Er du i tvil om offentlighetsvurdering av dine dokumenter vil vi råde deg til å kontakte en kollega, eller leder for bistand. Kjenner du til en jurist som jobber med ditt fagfelt vil vedkommende også kunne gi deg noen råd.

SDI kan gi deg råd og veiledning på et overordnet nivå, men har ingen juridisk kompetanse. Vi vil derfor understreke at det er du som saksbehandler som er ansvarlig for offentlighetsvurdering og behandling av innsynskrav på de dokumentene du saksbehandler.

Hvordan gjør jeg dette i Public 360

Brukerveiledning for behandling av innsynskrav i Public 360.

Kurs

Anbefalt litteratur

Sentrale lover

Forvaltningsloven kapittel III - Almindelige regler om saksbehandlingen

  • Forvaltningsloven - § 13 (taushetsplikt)
Offentleglova kapittel 2 -  Hovedreglene om innsyn
  • Offentleglova - § 5 (utsatt innsyn)
  • Offentleglova - § 9 (sammenstilling av databaser)
  • Offentleglova - § 11 (meroffentlighet)
Offentleglova kapittel 3 - Unntak frå innsynsretten
  • Offentleglova - § 13 (opplysninger som er underlagt taushetsplikt)
  • Offentleglova - § 14 (organinterne dokumenter)
  • Offentleglova - § 25 (tilsetting og opprykk)
  • Offentleglova - § 26 (eksamen og forskning)
Offentleglova kapittel 4 - Saksbehandling og klage
  • Offentleglova - § 32 (klager)
Personopplysningsloven

Les mer om innsynskrav

Hva er egentlig innsynskrav

Innsynskrav er en demokratisk rett alle innbyggere har til å gjøre seg kjent med innholdet i offentlige dokumenter. Denne retten understrekes i offentleglova § 1:

Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstrygleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal og leggje til rette for vidare bruk av offentleg informasjon.

Hovedregelen i offentlighetsloven er at alle saksdokumenter i offentlig virksomhet er åpne for allmennheten, uavhengig av om den som ber om innsyn har en saklig grunn eller et særlig behov. Dette gjelder både i dokumenter organet selv utarbeider, og dokumenter som organet har mottatt fra andre.

Unntak fra innsyn fremgå av offentlighetsloven, eller av annen lovgivning eller forskrift med hjemmel i lov. Andre kilder for innsynsrettigheter finnes også i forvaltningsloven, pasientrettighetsloven og personopplysningsloven.

Saksgang ved innsynskrav

Et innsynskrav mottas som regel Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) via adressen post@hioa.no. Bestiller gir informasjon om hvilke dokumenter/saker det ønskes innsyn i. Om du som saksbehandler mottar et innsynskrav direkte til deg kan du sende det til dokhjelp@hioa.no slik at vi får registrert det i Public 360. Når kravet er registrert i Public 360 følger kravet en forhåndsdefinert saksgang.

Som hovedregel er saksgang for innsynskrav som følger:

Bilde av saksgang for innsynskrav. Grafisk presentasjon.

Dersom dokumentet er delvis innvilget så sladdes dokumentet av saksbehandler. SDI sender ut sladdet versjon av dokument til bestiller siden dette ikke kan ekspederes automatisk ut på e-post.

Kontakt