Skip to Content

Registrering av innreisende utvekslingsstudenter

All registrering i FS skal skje etter frister vedtatt i Prosedyre for studentutveksling inn.

For å registrere en innreisende utvekslingsstudent trenger du følgende informasjon

  • Fullt navn, e-post, adresse.
  • Informasjon om hvilket kull, studieprogram og klasse studenten skal gå på.
  • Hvilken utvekslingsavtale og -program studenten tilhører.

Hvordan registrere i FS

Dette gjøres i følgende rekkefølge;

1. Bestille S-nummer og opprette studenten som person (S-nr må bestilles i god tid).

2. Tildele studentnummer.

3. Opprettelse av utvekslingsperson.

4. Tildele studierett.

5. Generere utdanningsplan.

6. Registerkort.

7. Sende e-post med PIN-kodeinformasjon.

8. Registrere avsluttet opphold.

9. Skrive ut karakterutskrift.
Fakultet har ansvar for alle trinnene utenom punkt 7. Det er internasjonal seksjon som har ansvar for å sende e-post med PIN-kodeinformasjon.

1. Bestille S-nummer og opprette studenten som person

Alle studenter som ikke har norsk fødselsnummer må få et S-nummer, se rutine for SNR-bestilling.

2. Tildele studentnummer

Tildeling av studentnummer gjøres i bildet "Person/Student". Marker den nederste delen av bildet som er blankt og trykk ny rad, deretter Lagre. For å få frem studentnummeret må personen søkes frem på nytt.

I boksen "GSK/Studentgrunnlag" skal UTV fylles inn i feltet for "Studentgrunnlag". Ingen andre felter skal fylles ut her.

Fyll inn hvilken målform studenten skal tilskrives på i øvre del av bildet. Det er den målformen som benyttes i alle brev og epost som sendes fra FS.

3. Opprette utvekslingsperson

Lag ny rad i bilde "Utvekslingsperson samlebilde", som finnes i modul "Utveksling". 

Bilde av samlebilde "Utvekslingsperson [UTVPERSON]". Her er det mange felt spredt over to kolonner.

Legg inn informasjon i følgende felter:

  • Fødselsnummer.
  • Avtaleid: Alle utvekslingsavtaler har et ID-nummer. Utvekslingsavtaler ajourføres av Seksjon for internasjonalisering. Innenfor en og samme institusjon kan det være flere avtaler. Sjekk at du bruker riktig avtaleid!
  • Periode: Legg inn perioden studenten er på utveksling. Avtaler som avsluttes før 31.6 blir rapportert på vårsemesteret og avtaler som avsluttes før 31.12 rapporteres på høstsemesteret. Utvekslingsavtaler etterrapporteres ikke.
  • Inn-/Utreisende: INN
  • Studieprogram: Legg inn studieprogramkoden studenten skal være knyttet til i utvekslingsoppholdet.
  • Intern sted: Skal legges inn på instituttnivå (eks: 215-14-4-0).
  • Eksternt sted: Ekstern sted legges i første felt, i de andre legges 0 (eks: 15300065-0-0-0).
  • Kategori: Student
  • Utvekslingsstatus: AKTIV. Denne endres til FULLFØRT når studenten har fullført utvekslingsoppholdet sitt.
  • Oppholdsstatus: Velg riktig type utveksling.
  • Termin: Sett inn riktig termin. NB! Det er ikke terminen, men datoene i perioden som styrer rapportering til DBH.

Det er viktig at personen opprettes som utvekslingsperson før det tildeles studierett, slik at denne studentgruppen ikke blir fakturert for semesteravgiften.

4. Tildele studierett

Tildeling av studierett gjøres i "Student samlebilde".

Lag ny rad og legg inn fødselsnummeret. Informasjon om blant annet navn vil da automatisk komme frem.

Legg inn informasjon i følgende felter:

  • Start: Terminen studenten starter sin utvekslingsperiode.
  • Kull: Kullet studenten skal følge (er som regel ikke det samme som start-terminen).
  • Studieprogram: Legg inn studieprogrammet studenten skal følge.
  • Studierett fra-periode: Skal være ca. 10.7 og ca. 10.12 for de som starter henholdsvis i august og januar. For våren 2018  skal datoen være 11.12 eller senere.  Dette for at pinkode-brev skal kunne skrives ut på forhånd. Studenter får først tilgang til HiOA-nettverket på den datoen som er satt i fra-feltet. Det betyr bla at e-post adresse ikke blir generert før denne dagen, og først da kan pinkode brev kjøres ut. Studenter som starter seinere må få en annen hensiktsmessig fra-dato.
  • Studierett til-dato: Skal være 31.8 eller 31.1 semesteret etter planlagt avsluttet opphold. F.eks.: De som avslutter i juni skal ha til dato 31.8.
  • Studierettstatus: Legg inn riktig utvekslingsprogram. F.eks.: ERASMUS. Dette er viktig for å skille de fra vanlig ordinære studenter ved høgskolen.
  • Studentstatus: AKTIV
  • Kartotekkort klasse: Lag ny rad og legg inn riktig kull og klasse studenten skal følge, og J for Aktiv. Kull må samsvare med Kull i øvre del av bildet.
  • Kartotekkort Adresse: Lag ny rad og legg inn adresse og ekstern epost adresse.

5. Generere utdanningsplan

Innreisende utvekslingsstudenter skal i likhet med ordinære studenter ha en utdanningsplan - del I og del II.

Da denne gruppe studenter kun skal følge noen få emner vil det enkleste være å opprette utdanningsplanen manuelt i bilde Utdanningsplan. Dette bilde ligger som snarvei i student samlebilde.

Emner studenten skal ta søkes opp i høyre del av bilde i fanen Legg til emner. Når emnet er søkt opp overføres det til Arbeidsområdet for videre utfylling av minimum Undervisnings termin og Emnekombinasjon. Ved lagring legger emnet seg inn i utdanningsplanen på riktig sted.

For at utdanningsplanen ikke skal bli overkjørt må det registreres J i feltet for Sperr mot automatisk oppdatering av plan i student samlebilde.

6. Registerkort

Dersom en utvekslingsstudent er registrert på en utvekslingsavtale med J for "Fritak semesteravgift" og det samtidig er registrert en forekomst i bilde utvekslingsperson vil det opprettes registerkort automatisk for studenten med J for betalt. Dette skjer ifm. at FS-teamet sentralt kjører en rutine for opprettelse av registerkort - dette skjer daglig ved studiestart og deretter et par ganger i uka.

Utvekslingsstudenter skal registrere seg selv i Studentweb, og når dette er gjort vil de få et registerkort med J for registrert.

7. PIN-kode på e-post

Ansvarlig: Internasjonal seksjon.

Hvis all informasjonen i FS er lagt inn riktig og studenten har studierett (fra-dato er mindre enn dagens dato), skal studenten ha tilgang til HiOA-nettverket. Du kan sjekke dette ved å se om intern e-post er på plass i student samlebilde i arkfanen "Adresse". Dette er viktig at er på plass for å få riktig informasjon ut på pinkodebrevet.

Hent opp studentgrunnlaget det skal sendes pinkodebrev til i rapport "270.001 Utvekslingsperson". Ta tidsutplukk på "Periode-utv": 1.1 til 31.7 for våren og 1.8. til 31.12 for høsten for alle studenter INN. Lagre fila, som tabulatorseparert flette-fil med fødselsnummer og epost ekstern, på egnet sted.

Hent opp rutine "FS201.005 Brev til student" med PIN-kode- og E-post informasjon som finnes i modul "Person > Personrapporter".

I bildet "FS201.005 Brev til student med PINkode- og E-post-informasjon [FS201.005]" Må du velge brevtype i nedtrekkslisten midt i dialogboksen.

Velg utplukk Fil og hent opp lagret fil som skal benyttes. Velg brevtypen: "FS FS201005 1 – HiOA: PIN-kode og aktivering av (...)" og kjør rapporten. Sjekk at innholdet ser bra ut i fanen for "Brev" og at kun den (eller de) studentene du kjører rapporten for kommer opp i "Datagrunnlag".

Trykk på skriv ut:

Det dukker opp en dialogboks som heter "Meldingsinformasjon". Her må du huke av for "Arkiver meldingen", og taste inn antall måneder etter "Antall måneder lagring". Dette ligger midt på siden under overskriften "Brevdato". Deretter velger du antall e-poster med piler (opp eller ned) under "Medium for utsending" nederst på siden, for så å trykke på knappen "Skriv ut/send meldinger" helt i det nederste, høyre hjørnet.

8. Registrere avsluttet opphold

Når en innreisende student avslutter sitt opphold skal dette registreres i bildet Utvekslingsperson.

  • Utvekslingsstatus: FULLFØRT for de som har fullført oppholdet. Dersom studenten har kommet, men reist hjem før avtalt tid, må status settes med enten AVBRUDD3M eller AVBRUDDE3M. Studenter som har trukket seg fra utvekslingsoppholdet skal registreres med TRUKKET.

Når studierettsdatoen går ut, vil studentstatusen automatisk bli satt til UTGÅTT.

9. Skrive ut karakterutskrift

Karakterutskrifter kan skrives ut ved å gå direkte til rapport "FS600.001 Karakterutskrift - enkeltbestilling" i "Student samlebilde".

Karakterutskrift skal skrives ut umiddelbart etter sensurregistrering, og seneste fem uker etter avsluttet opphold.

SaveSave