Skip to Content

Tools and support

Tools and support

Tools overview / Public 360

Registrering i Public 360

Regelverk for offentlige virksomheter plikter HiOA i å ta vare på og tilgjengeliggjøre informasjon og dokumentasjon som har saksbehandlings- og/eller dokumentasjonsverdi.

Dette skal lagres Public 360

Ved HiOA benyttes for tiden Public 360 som dokumenthåndteringssystem. Arkivlovens definisjon av hva som skal lagres i dokumenthåndteringssystemet er dokumenter som blir til som ledd i virksomheten vår. Det kan være inngående brev, utgående brev eller interne notater som er gjenstand for saksbehandling og som har verdi som dokumentasjon.

Dokumenter som skal behandles i Public 360 fordeles, med mindre annet er avtalt, på laveste enhetsnivå. Dokumenter bør ikke fordeles direkte til enkeltpersoner siden dette er sårbart ved fravær mv.

Følgende dokumentasjon skal som hovedregel lagres i skolens dokumenthåndteringssystem (listen er ikke uttemmønde), jf.  arkivforskriften § 3-20

Utvalgsdokumenter 
  • Styresaker (PDF) - her skal Public 360 sin egen utvalgsmodul benyttes
  • Møtebøker fra høgskolens styrende organer (eks. studieutvalg, doktorgradsutvalg)
  • Oppnevning og deltakelse i prosjekter, råd og utvalg mv.
  • Referater fra kollektive råd, utvalg, organisasjoner mv.
Ansettelses- og personaldokumentasjon
Oppfølging av studenter
Samarbeid med andre institusjoner knyttet til HiOAs kjerneområder
Kontrakter, avtaler - forpliktelser av faglig eller økonomisk karakter
Prosjekter og FoU
Annet

Hvorfor lagring av dokumentasjon i Public 360

Høgskolen i Oslo- og Akershus er et offentlig organ. Det betyr at det i følger lover og regler stilles krav til oss for dokumentasjon av virksomheten og arkivering av dokumentene i et langtidsperspektiv. Vi må også kunne saksbehandlingsprosessene våre. Per i dag er Public 360 det eneste godkjente systemet for langtidslagring av dokumentasjon ved HiOA.

For å sikre at saksbehandlingsprosessene ved HiOA er forsvarlige og i tråd med gjeldende regelverk og at høgskolen ivaretar krav til lagring av dokumenter i et langtidsperspektiv er det nødvendig å lagre disse dokumentene i et godkjent dokumenthåndteringssystem.

Høgskolens saksbehandlingssystem er et system som:

  • Bidrar til at HiOA følger offentlig regelverk for arkivering og offentlig innsyn
  • Sikrer dokumentenes autentisitet
  • Sporer saksbehandlingsprosess som ledergodkjenning og elektronisk signatur av dokumenter
  • Gir virksomheten mulighet til å søke og gjenfinne informasjon uavhengig av tid, sted og rom
  • Sikrer tilgangsstyring og skjerming internt - altså at det kun er de som har rett til å se et dokument som har tilgang til dem.
  • Gir støtte til automatisering og digitalisering av høgskolens saksbehandlingsprosesser. Eksempler på dette er import av digitale skjema, utsendelse av dokumenter til digital postkasse og også muligheter for at tredjepart signerer avteler vi inngår med dem (per i dag kun timelønnede arbeidsavtaler).

Lover og regler som ligger til grunn

Lovverket HiOA må følger på dette feltet er først og fremst arkivloven. Formålet med den er å sikre at arkiver som for eksempel inneholder rettslig eller forvaltningsmessig dokumentasjon blir tatt vare på og tilgjengeliggjort for ettertiden. Formålet med loven er altså bevaring og tilgjengeliggjøring. Forskriftene er mer omfattende, og regulerer de fleste sider av arkivfunksjonen i offentlige organer.

Offentlighetsloven og forvaltningsloven sier begge noe om tilgjengeliggjøring av dokumentene våre. Begge har også bestemmelser for skjerming av opplysninger. Offentlighetsloven definerer hva som må regnes som et offentlig organ, og forvaltningsloven har generelle bestemmelser for saksbehandlingen.

Riksarkivet har tilsynsmyndighet. Det innebærer at de fører tilsyn med at vi forvalter våre dokumenter på en forslvarlig måte. De har også en veiledningsplikt.

Lenkesamling

Kontakt