Skip to Content

Teaching

Teaching

Registrering av overflyttingsstudenter

Hvordan registrere overflytting i FS :

Når det foreligger et vedtak om overflytting trenger man følgende informasjon for å registrere studenten i FS:

  • Personalia :fullt navn, adresse og fødselsnummer, epost og mobilnummer.
  • Karakterutskrift på norsk.
  • Informasjon om hva slags studieprogram, kull og klasse studenten skal tilhøre ved HiOA.

Karakterutskrift på engelsk er nødvendig for å få korrekt vitnemål og Diploma Supplement.

Sjekkliste for registrering av overflyttingsstudenter

  1. Registrering av person.
  2. Tildeling av studentnummer.
  3. Tildeling av studierett.
  4. Generering av utdanningsplan.
  5. Oppretting av godkjenningssak.
  6. Individuell tilpasning av utdanningsplanen.
  7. Sjekk om faktura er opprettet.
  8. Utsendelse av PIN-kode på e-post.
  9. Eventuell registrering av levert politiattest (lisens).

NB: For registrering av studenter som er tatt opp som overflyttingsstudenter via SøknadsWeb - gå direkte  til punkt nummer fem.

I FS registreres alle først som personer før de blir studenter og får tildelt et studentnummer. Når de har fått et studentnummer kan de bli tildelt studieplass på et studieprogram. Når man overførere søkere fra opptaksmodulen i FS skjer alt dette i en operasjon, men når man legger inn enkeltstudenter så må man gjøre registreringen i riktig rekkefølge.

Sjekk derfor alltid om en person alltid er opprettet i FS før du starter registreringen. Det gjøres i bildet Person/Student som du finner i Personmodulen -> Personbilder -> Person/Student. Søk etter personen du ønsker å registrere med fullt personnummer. Om du ikke får noen treff, start på punkt 1 i rutinen.

Bildet "Person / Student [PERSSTUD]" så fyller du ut "Vitnemål", "GSKgrunnlag", "Studentgrunnlag" og "Konkl.(inst,år,termin) i feltet "GSK/Studentgrunnlag". Du ser rett under feltet hvilket studentnummer det gjelder.

Om du får treff må du sjekke to ting i bildet før du kan gå videre:

  • Det første er om studenten har registrert et "GSK/Studentgrunnlag" (se stor rød boks på bildet ovenfor). Om studenten ikke har GSK-konklusjen eller et studentgrunnlag, trykker du på knappen oppe til høyre som heter Hent GSK fra SO. Om det ikke finnes noe GSK-grunnlag som kan hentes frem, setter du inn Ukjent i feltet "Studentgrunnlag".
  • Videre må du sjekke om personen er opprettet som student. Se derfor om det finnes en rad nederst i bildet som har blant annet informasjon om studentnummer (se rød pil på bildet). Om det ikke finnes en rad med studentnummer, marker du denne delen av bildet og trykker ny rad. Du må søke opp studenten på nytt for å få frem studentnummeret. Gå så videre til punkt nummer tre for å fortsette registreringen.

1. Registrering av person

Gå til bildet "Person/Student". Lag ny rad og legg inn aktuell personinformasjon. Felter som skal fylles ut er

  • fødselsnummer
  • etternavn (kun et navn i feltet for etternavn) og fornavn (fullt navn skal registreres)
  • hjemstedsadresse
  • statsborgerskap
  • skal tilskrives på (NB! Ikke velg norsk, men bokmål eller nynorsk)
  • morsmål (NB! Ikke velg norsk, men bokmål eller nynorsk)
  • mobil og eventuelt telefon
  • ekstern e-post

Du må også registrere en GSK-konklusjon eller et studengrunnlag. Om det ikke automatisk dukket opp en GSK-konklusjen eller et studentgrunnlag når du registrerte personen med personnummer, trykker du på knappen oppe til høyre som heter Hent GSK fra SO. Om det ikke finnes noe GSK-grunnlag som kan hentes frem, setter du inn Ukjent i feltet Studentgrunnlag.

2. Tildeling av studentnummer

Tildeling av studentnummer gjøres også i bildet "Person/Student". Marker den nederste delen av bildet som er blankt og trykk ny rad. Lagre. Du må søke opp studenten på nytt for å få frem studentnummeret.

3. Tildeling av studierett

Personen er nå opprettet og har fått studentnummer. Nå må studierett tildeles. Det gjøres i bildet "Student samlebilde", som du blant annet finner i modul "Programstudent > Bilder > Student samlebilde".

Lag ny rad og legg inn personnummeret. Informasjon om blant annet navn vil da automatisk komme frem.

I "Student samlebilde" velger du start, studieprogram, kull, semester, planlagt slutt, studieretning og om det er avsluttet. Alt med nedtrekkslister. Under dette finnes et felt som heter "Studierett", og der velger du periode, slutt, studierettstatus, studentstatus og begrenset/betinget. Alt med nedtrekkslister. Og du kan også plotter inn i feltet "Merknad". Nederst i bilde velger du fanen "Klasse" og legger inn kull, semester, klasse og om studenten er aktiv eller ikke.

I den øverste delen av bildet legger man inn start-terminen, samt kull. For overflyttingsstudenter vil de fleste av disse avvike. Start viser når studenten reelt starter på sine studier hos oss, men kullet viser hvilket studieår studenten er innplassert på i studieprogrammet de har fått overflytting på. I feltet Studieprogram så legger man inn koden for studieprogrammet.

I den midtre delen av bildet (rød boks nummer to på bildet ovenfor) legger dere inn studieretten. Legg inn til- og fra dato. NB! Om du setter en dato frem i tid på til-feltet så vil studenten ikke få tilgang til HiOA-nettverket før denne datoen. I fra-feltet setter du inn 02.08.xxxx/10.12.xxxx og året studenten skal avslutte sine studier i henhold til normert progresjon. I feltet Studierettstatus setter du OVERFLYTT. I feltet "Studentstatus" setter du AKTIV.

I fanen Klasse må man også legge inn informasjon. Lag en ny rad og legg inn riktig kull og klasse og J i feltet Aktiv. Husk at kullet her må samsvare med kullet i øvre del av Student samlebilde.

4. Generering av utdanningsplan

I bildet "Student Samlebilde" finner man i rullegardinen til høyre en snarvei til rutinen" FS718.002 Generering av emner i utdanningsplan". Denne rutinen brukes for å tildele studenten en utdanningsplan.

I bildet "FS718.002 Generering av emner i utdanningsplan [FS718.002]" fyller du inn studentnummer, huker av for "Studnr", velger studieprogram og kull, og huker av for de seks første feltene (inkludert "Kun aktive studenter") under. Og de to helt siste.

I den øverste delen av rutinen fyller man inn informasjon om studenten, velg utplukk "Person" om dette ikke kommer automatisk. Fyll inn "Studentnummer" og velg studieprogram og kull.

Videre har man flere valg for hva rutinen skal gjøre, hak av for de valgene om er en del av plan.

Man skal ikke velge å hake av for emner fra en termin. Full historisk utdanningsplan skal generes, den skal så tilpasses individuelt.

Kjør rapporten uten oppdatering først. I rapporten får man frem alle de obligatoriske emnene som er knyttet til kullet til studenten. NB! Valgfrie emner kommer ikke med i rapporten. Om resultatet stemmer, kjør rapporten med oppdatering. De samme emnene skal du nå finne under fanen "Utd.plan" i "Student samlebilde".

5. Oppretting av godkjenningssak

Se rutine for oppretting av godkjenningssak(lenke kommer).

6. Individuell tilpasning av utdanningsplanen

Se rutine for individuell tilpasning av utdanningsplan.

7. Opprettelse av faktura

Etter at et nytt semester har startet og en student har blitt satt aktiv i en klasse som er koblet til fakturadetaljer, skal den rutinemessig få opprettet en faktura. Om studenten ikke har fått en faktura etter fem virkedager, send en e-post til faktura@hioa.no som inneholder studentnummer, studieprogram og hva slags fakturadetaljer studenten skal faktureres for.

8. Utsendelse av PIN-kode brev

Når faktura er generert og studenten har fått tilgang til HiOA-nettverket må studenten få beskjed om dette. Hvis all informasjonen i FS er lagt inn riktig og studenten har studierett (fradato er tidligere enn dagens dato), skal studenten ha tilgang til HiOA-nettverket etter en time. Du kan sjekke dette ved å se om intern e-post og brukernavn er på plass i bildet "Person / Student".

Gå til rutinen "FS201.005 Brev til student med PINkode- og E-post informasjon" som du finner i modul "Person > Personrapporter".

I bildet "FS201.005 Brev til student med PINkode- og E-post-informasjon [FS201.005]" velger du "Brevtype" i nedtrekkslisten midt på siden.

Velg utplukk "Student" og sett inn fødselsnummer. Velg brevtypen som har bokmålsnavn "Velkommen til HiOA" og kjør rapporten. Sjekk at innholdet ser bra ut i fanen for "E-post" og at kun den (de) studentene du kjører rapporten for kommer opp i "Datagrunnlag".

Da dukker dialogboksen "Meldingsinformasjon" opp, hvor man må hake av for "Arkiver meldingen" og legge inn antall måneder for lagringen. Midt på siden finnes dette. Deretter velger du antall e-poster under "Medium for utsending", og klikker på "Skriv ut/send meldinger" helt nederst i høyre hjørne.

Trykk så på ikonet for print på verktøylisten, sett inn riktig e-postadresse. Hak av for at meldingen skal arkiveres i minst tolv måneder. Velg "E-post" som medium, sett 0 i feltet for "Brev" og "SMS". Når alt ser bra ut trykk på "Skriv ut/send meldinger".

9. Registrering av politiattest

Det skal registreres politiattest på de studiene der dette kreves. Politiattest registreres i fanen "Lisens" i "Student samlebilde". Lag en ny rad og legg inn riktig informasjon. Se også rutine for registrering av politiattester.