Skip to Content

Employment

Employment

Health, Safety and Environment / Safety / Protection of privacy / Personvernerklæring

Personvernerklæring for EVUweb - søkere

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan OsloMet håndterer dine personopplysninger i EVUweb. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

Innhold

  1. Hva regnes som personopplysninger?
  2. Kort om EVUweb
  3. Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i EVUweb
  4. Hvilke personopplysninger blir behandlet i EVUweb og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

  5. I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling

  6. Vi utleverer dine personopplysninger til andre

  7. Sikkerheten rundt dine personopplysninger

  8. Dine rettigheter

  9. Kontakt

1. Hva regnes som personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

2. Kort om EVUweb

EVUweb er en webapplikasjon som lar deg melde deg på kurs og andre arrangementer og å søke om opptak til OsloMet.

EVUweb er knyttet til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Det betyr at data som registreres i EVUweb lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter. Se gjerne personvernerklæringen for FS. 

3. Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i EVUweb

Formål

Formålet med behandlingen av personopplysninger i EVUweb er at du skal kunne registrere påmelding til kurs og søknad om opptak til studier.

Rettslig grunnlag

I de tilfellene hvor du søker om opptak til utdanning eller kurs, er det rettslige grunnlaget for behandlingen universitets- og høyskoleloven § 4-15 og GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e, jf. nr. 3 bokstav b. Dette gjelder i hovedsak utdanning og kurs hvor det stilles opptakskrav, og hvor institusjonen må fatte en avgjørelse om tildeling av studie- eller kursplass.

I de tilfellene hvor du utfører en påmelding til kurs eller andre arrangementer hvor det ikke er noen opptakskrav eller rangering, er det rettslige grunnlaget for behandlingen GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b. Det vil si at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale om kurs o.l. mellom deg og institusjonen.

I de tilfellene hvor det er noen andre om utfører en påmelding til kurs eller andre arrangementer på vegne av deg, f.eks. en arbeidsgiver eller organisasjon, forutsetter vi at vedkommende gjør dette etter avtale med deg. EVUweb gir mulighet for påmelding på vegne av andre (foretaksregistrering). I de tilfeller hvor du blir tildelt en kursplass etter en avtale som institusjonen har inngått med foretaksregistrator, vil det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger være GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b. Det vil si at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som du er part i.

4. Hvilke personopplysninger blir behandlet i EVUweb og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i EVUweb.

Vi lagrer også informasjon om hvilke handlinger du utfører i EVUweb, samt feilmeldinger knyttet til handlingen. Denne informasjonen slettes etter 6–12 måneder.

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i EVUweb: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), , kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, , søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, informasjon om søknadsalternativer og dokumenter du laster opp i forbindelse med søknaden, resultat av opptak og svar på tilbud om opptak til kurs eller studier du har søkt på, samt informasjon om hvorvidt du har trukket søknad din. Hvis din arbeidsgiver eller en annen organisasjon har fått tilgang til å registrere søknader på vegne av deg, behandles informasjon om din tilknytning til organisasjonen.

I visse tilfeller blir informasjon om din aktivitet i applikasjonen logget sammen med ditt deltakernummer og eventuelt fødselsnummer. Dette er for at Unit skal kunne bistå deg med feilsøking hvis det skulle bli behov for det.

Personopplysningene dine kan hentes fra:

  1. Deg selv via EVUweb
  2. En person eller organisasjon som har avtale med om å registrere søknad eller påmelding på vegne av deg
  3. Felles studentsystem (FS)

Frivillige registreringer

  • Deg selv via EVUweb

Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i EVUweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine.

Registreringer som gjøres uten ditt uttalte samtykke

  • En person eller organisasjon som har avtale med om å registrere søknad eller påmelding på vegne av deg

I noen tilfeller vil andre personer eller organisasjoner ha anledning til å registrere søknad eller påmelding på vegne av deg. Dette er eksempelvis hvis du skal ta en studium eller kurs gjennom arbeidsgiver.

  • Felles studentsystem (FS)

I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved <Navn på utdanningsinstitusjon> registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine søknader. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak. Selve registreringen vil bli gjort i det studieadministrative systemet FS. Konklusjonen blir da sendt fra FS til EVUweb for at du skal kunne få innsyn i dine data.

5. I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling

Når du benytter EVUweb ved OsloMet for å søke om opptak til eksamensrettede kurs, kan enkelte prosesser utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:

  • beregning av hvilke emner du får melde deg opp til
  • oppmelding til undervisning og eksamen

6. Vi utleverer dine personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

OsloMet kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

  • Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning

EVUweb utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.

  • Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (UiO)

EVUweb driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.

  • Andre parter

Personopplysninger du registrerer i EVUweb sendes til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Se personvernerklæringen for FS for mer detaljer om hvilke virksomheter som mottar personopplysninger fra FS.

7. Sikkerheten rundt dine personopplysninger

OsloMet gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i Studentweb. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Ansatte har taushetsplikt rundt personopplysninger de får i sitt arbeide.

8. Dine rettigheter

Se nettside om Dine rettigheter.

9. Kontakt

Se nettside om Kontakt.

Tjenesteleverandør

Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning er tjenesteleverandør av Studentweb. Det vil si at Unit utvikler og forvalter og har det daglige ansvaret for driften av Studentweb. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved Unit tilgang til alle personopplysninger som er registrert i Studentweb, og med det også personopplysninger som sendes til og fra FS.

Kontaktinformasjon til Unit: fs-sekretariat@fsat.no.