Skip to Content

Registrering av permisjoner i FS

Innvilgede permisjoner skal registreres i FS.

Studentenes rett til permisjon er regulert i Kapittel 4 i Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Oslo og Akershus.

Før permisjonen

Etter permisjonen

1. Registrering av innvilget permisjon

Når man har innvilget en permisjonssøknad skal dette registreres i FS, selv om start på permisjon er en fremtidig dato.

Slå opp aktuell student i "Student samlebilde", finn fanen "Perm" og lag ny rad.

I dialogboksen "Student samlebilde" klikker du på fanen "Perm" som ligger på nederste rad nesten helt til høyre. Da dukker flere nedtrekkslister opp hvor du må velge studieprogram, periode, prosent permisjon. Du må også huke av om studienten skal ha lønn i permisjonsperioden.

Husk at alle gule felter må fylles ut. Felter som skal fylles ut er:

Studieprogram: Hvilket studieprogram studenten skal ha permisjon fra.

Periode: Fra og til periode for permisjon.

Prosent perm.: Prosent for permisjon (vanligvis 100 prosent).

Fraværsårsak: Her kan man velge fra liste, denne bør fylles ut.

Forventet nytt kull/klasse: Dette er kun et felt til informasjon, men bør fylles ut. En kan fylle ut kun kull og ikke klasse om man ikke sitter på denne informasjonen.

Journalnr: Saksnummer på saken i arkivsystemet - skal fylles ut.

Med lønn i permisjonstiden: Der skal det stå "N".

Merknad: Eventuelle merknader til permisjonsinnvilgelsen kan føres inn her. NB! Husk at sensitiv informasjon ikke skal legges inn i FS.

Husk å sjekke om studenten skal frafalles for faktura i inneværende semester. Om dette er tilfelle - ta kontakt med din superbruker som kan gjøre dette.

Når du har lagt inn en fremtidig dato i perioden for permisjon, vil studenten automatisk bli satt i permisjon når den datoen kommer. Studentstatusen vil da være "Permisjon". Studenten vil fortsatt være aktiv student i henhold til IT-ressurser og tilganger. Om det ikke er ønskelig, kan du sette "N" i feltet for "Aktiv" i den aktuelle klassen i fanen "Klasse".

Lånekassen

Når en student blir satt med studentstatus Permisjon vil Lånekassen få beskjed om at studenten ikke lenger er aktiv hos oss. Studenter som er registrert med fraværsårsak "FØDSEL" og har betalt semesterregistrert seg og betalt semesteravgift vil overføres til Lånekassen med aktiv studentstatus.

2. Registrering av nytt kull (og klasse)

Når en student er ferdig med permisjonsperioden sin blir vedkommende automatisk satt med aktiv som studentstatus. For å fange opp studenter som har vært i permisjon kan man bruke rapport FS290.001 Innvilgende permisjoner for å få en oversikt.

Om studenten skal tilbake i sitt opprinnelige kull og klasse kan man gå videre til punkt tre.

Registrering av nytt kull og klasse skjer ved hjelp av Endringsfunksjonen.

Snarvei til dette bildet finner du i Student samlebilde.

I dialogboksen "Endringsfunksjoner" må du legge inn ny kulltermin i feltet "Ny kull-termin".

Sjekk at man utfører endringen for riktig student,  navn og fødselsnummer står øverst til venstre i boksen.

Under Beregning velg Nytt kull. Videre er det viktig å sette inn ny kull-termin og klasse. Dagens dato er default for endringen. Når man har registrert alt riktig velg Utfør.

Du vil da få beskjed om at endringen av kull er utført. Søk studenten opp på nytt i student samlebilde for å frem endringene.

3. Utvidelse av studierettsperioden

I henhold til Forskrift om studier og eksamen ved Høgskolen i Oslo og Akershus har studenter krav til utvidet studierett ved permisjon. Dette må da registreres i FS når studenten er tilbake fra permisjon. Endring av dato settes i til-feltet på studierettsdato.

I området "Studierett", velger du dato fra nedtrekkslisten som ligger i første linje etter "Periode".

Sett også inn en merknad under fanen MrkR om hvorfor studieretten er utvidet. Husk på bruke datoen 31.08.2xxx når du utvider studieretten. Om studenten ikke har endret kull og klasse og heller ikke skal ha tilpasset en utdanningsplan individuelt, så er registreringen ferdig nå.

4. Individuell tilpasning av utdanningsplanen

Dersom det er behov for  tilpasning av utdanningsplanen etter permisjonen se brukerveiledning for individuell tilpasning av utdanningsplan. 

Tips

I FS finnes det en rapport som heter FS290.001 Innvilgende permisjoner som kan brukes for å holde oversikt over hvor mange studenter som til enhver tid er i permisjon. Rapporten kan kjøres på følgende utplukk:

  • Alle – studieprogram
  • Sted
  • Sted – student
  • Kull/ klasse

I tillegg må en periode (fra- til) oppgis for når man ønsker å se hvor mange studenter som har permisjon. Om man ønsker å se de som har permisjon pr. i dag så kan dagens dato settes i både fra- og til-feltet.

Velg periode fra nedtrekkslistene under "Periode".

 

SaveSave