Skip to Content

Tools and support

Tools and support

Tools overview / Public 360

Outlook sidepanel i Public 360

De mest brukte funksjonene i Public 360 kan utføres fra eget sidepanel i Outlook. Sidepanelet aktiveres med en egen knapp og gir enkel oversikt over dokumenter du har til behandling.

Innhold:

Avskrive (kvittere ut), besvare, eller omfordele et dokument:

Inngående brev og notater med oppfølging du skal saksbehandle ligger i din innboks i sidepanelet i Outlook.

  • Gå til Innboks
  • Velg deretter Innkommende dokumenter

NB! Dobbeltklikk på  dokumentet som skal avskrives, besvares eller omfordeles slik at filen som ligger der kommer opp. Du får nå følgende valgmuligheter:

A. Avskrive
B. Besvare med et dokument
C. Besvare med e-post
D. Omfordel

A. Avskriving (kvittere ut)
Dokumenter du har i innboksen som skal kvitteres ut (og ikke besvares med et annet dokument) kan avskrives:

  • Velg Avskriv

  • Velg Svartype.
  • Velg TE (Til Etterretning)
    NB! Det har ingen betydning om du velger TE, ellet TO (kun en akademisk forskjell). Er du i tvil velg TE.
  • Trykk OK


B. Besvare med et dokument
Dokumentene i innboksen kan besvares med e-post, eller sendes via post/Digipost.

  • Velg Besvar med dokument

Vurder hvilke felter som må fylles ut (metadata fra inngående brev ligger allerede inne).

OBS! Ekstra felt for mal må fylles ut via nedtrekksmeny (ev. lastes opp). Om man glemmer dette feltet, blir dokumentet opprettet uten fil.

  • Trykk Fullfør og fil åpnes for redigering

Se også: send dokument til godkjenning og ekspedering av dokumenter.
 

C. Besvar med e-post
Dokumenter i innboksen kan besvares med e-post forutsatt at dokumentet ikke inneholder sensitive opplysninger.

  • Velg Besvar med e-post. Ny e-post åpnes.

Skriv og send e-post (som lagres automatisk i Public 360)
 

D. Omfordele
Om et dokument feilaktig er fordelt til deg kan du omfordele det til en annen saksbehandler innenfor egen enhet.

  • Trykk Omfordel

  • Legg til korrekt Ansvarlig person
  • Velg OK

 

Ekspedere dokumenter

Alle notater (med og uten oppfølging) og utgående brev må ekspederes for at andre skal kunne lese dem. Notater med oppfølging kommer først fram til mottaker når dokumentet er ekspedert. Brev som blir sendt ut via Digipost, eller e-post når mottaker i det saksbehandler ekspederer dem.

A. Dokumenter som er godkjent av leder.

Du finner godkjente dokumenter i listen Under arbeid og Godkjente dokumenter

  • Velg dokumentet som skal ekspederes
  • Høyreklikk på dokumentet og trykk Ekspeder

B. Dokumenter som ikke behøver godkjenning av leder kan ekspederes direkte fra listen Under arbeid - Korrespondansedokumenter

  • Dobbeltklikk på det aktuelle dokumentet og velg Ekspeder

Du får opp litt ulike bilder avhengig av om du ekspederer Notater, eller Utgående brev.

A. Notater

  • Trykk OK i boksen som kommer opp. Dokumentet sendes nå til eventuell intern mottaker.


B. Utgående brev

  • Velg ekspederingskanal Digital postkasse, utskrift, eller E-post
  • Trykk Ekspeder

Merk! Velg Forhåndsvis om du vil se hvordan brevet ser ut før det ekspederes

Fordele dokumenter

Dokumenter til fordeling ligger i boksen Til fordeling

Ved å dobbeltklikke på Til fordeling får du opp dokumentene som skal fordeles.

  • Dobbeltklikk på aktuelt dokument
  • Velg Omfordel

  • Skriv inn navnet til personen dokumentet skal fordeles til. Aktiver bruker ved å klikke på hake.
  • Trykk OK

 

Godkjenne dokumenter

Dokumenter som du får til godkjenning ligger Innboks og Arbeidsflytoppgaver

  • Ved å dobbeltklikke på Arbeidsflytoppgaver kommer dokumentene i listen opp

Dokumentet er nå åpent med alle filene klare for lesing og det skal enten godkjennes, eller ikke godkjennes.

Et dokument som godkjennes blir sendt tilbake til saksbehandler for ekspedering. Godkjenningen blir loggført. Et dokument som ikke godkjennes sende tilbake til saksbehandler for eventuell videre behandling.



Når dokumentet er godkjent får du opp følgende bilde. Notatfeltet kan brukes om du har merknader som bør ligge på dokumentet.

  • Trykk OK


 

Import av e-post

Med Outlook-integrasjonen kan e-post enkelt overføres til Public 360.

  • Ta tak i e-posten og dra den over i Slippsonen som heter Opprette dokumenter og avtaler

Bilde av Outlook sidepanel i Public 360

 

Opprette dokument

Med Outlook-integrasjonen kan e-post enkelt overføres til Public 360.

 

Sende dokument til godkjenning (arbeidsflyt)

Alle vedtaksbrev må sendes til godkjenning før de kan sendes ut. Dette gjøres elektronisk og erstatter fysisk signatur. Saksbehandler er selv ansvarlig for at dette utføres.

  • Dokumentet ligger Under arbeid - Korrespondansedokumenter

Dobbeltklikk på dokumentet som skal sendes til godkjenning/på gjennomgang

  • Velg Send til godkjenning

  • Fyll inn navnet til den som skal godkjenne dokumentet i feltet Legg til mottakere
  • Skriv inn navn

NB: sett inn % før, eller etter om du bare skriver inn deler av navnet

  • Trykk enter, eller hake ved siden av boksen for å aktivere navnet
  • Trykk Fullfør

Om det er flere som skal godkjenne et dokumentet legger du inn disse i rekkefølge. Godkjenningen blir da sekvensiell slik at, i eksempelet under, er det Idun som først får dokumentet til godkjenning, deretter Maria.

Ved å klikke på et av navnene fjernes de igjen.

Dokumentet er nå sendt til godkjenning. Status er fremdeles Reservert, men det er lagt til arbeidsflyt. Det ligger nå i listen Sendte oppgaver

Kontakt