Skip to Content

Administrative support

Administrative support

Retningslinjer for organisasjonsendringer

Retningslinjene er godkjent av HR-direktøren 1. april 2016. Retningslinjene gjelder for alle høgskolens enheter. Avvik fra retningslinjene må avklares med HR-direktøren.

Innhold

1. Formål
2. Hovedprinsipp
3. Delegasjon, ansvar og myndighet ved organisasjonsendring
4. Definisjoner
5. Organisasjonsstruktur og navn på enheter ved OsloMet
6. Saksgang fram til vedtak
6.1. Saker som skal til behandling i styret eller hos rektor
6.2. Saker som skal behandles lokalt
6.3. Saker hvor rektor har beslutningsmyndighet
7. Saksgang
7.1. Saksgang på lokal enhet etter endringsvedtaket og fram til iverksettelse
7.2. Saksgang i fellesadministrasjonen etter endringsvedtaket og fram til iverksettelse
8. Vedlegg

1. Formål

Retningslinjene skal sikre

  • enhetlig organisasjons- og ledelsesstruktur ved OsloMet, samt tilhørende betegnelser og kostnadssteder
  • forutsigbar og hensiktsmessig saksgang ved opprettelse, nedleggelse, flytting og annen endring av organisatoriske enheter
  • at organisasjonsendringer implementeres i henhold til vedtak
  • at kun godkjente organisasjonsenhetsbetegnelser og forkortelser for de organisatoriske enhetene ved OsloMet benyttes på nettsider, på visittkort, i brosjyremateriell og i korrespondanse

2. Hovedprinsipp

Styret selv fastsetter virksomhetens interne organisering på alle nivåer:

  • Organiseringen må sikre at studentene og de ansatte blir hørt (UH-loven § 9-2 (4).
  • Styret av fastsetter fakultet- og instituttstruktur.
  • Styret opprette og nedlegger fakulteter og institutter.
  • Styret fastsetter avdelings- og seksjonsstruktur.

Endringer skal i all hovedsak iverksettes to ganger pr. år:  1. januar og 1. juli.

Behandlingstiden i de enkelte saker vil variere uti fra omfanget av endringen. Ved større endringer som f.eks., betinger styrebehandling bør arbeidet starte så tidlig som mulig for å overholde nødvendige frister ( se vedlegg 6 - hjelpedokument - tidsestimat).

Bestilling på endring i henhold til vedtak eller beslutning må være avdeling HR i hende to måneder før implementering skal være gjennomført. Skjema for organisasjonsendringer skal benyttes til dette.

  • I økonomi- og budsjettsystem vil endringer måtte foretas pr. 1. januar. Der organisatorisk endring skjer pr. 1. juli vil endringen da gjøres pr. påfølgende 1. januar.

3. Delegasjon, ansvar og myndighet ved organisasjonsendring

  • Styret godkjenner norske og engelske organisasjonsenhetsbetegnelser på fakulteter og institutter.
  • Rektor er delegert beslutningsmyndighet vedrørende endringer i organisasjonsenhetsbetegnelser på institutt, både norske og engelske. Navn og forkortelser må være i henhold til den vedtatte navnestruktur.
  • Fakultetet er delegert ansvar for organiseringen av fakultetsadministrasjonen innenfor den hovedstruktur styret har fastsatt, se vedlegg 2. Avvik fra styrets norm besluttes av styret.
  • HR-direktøren har ansvar for å sikre at OsloMet har en enhetlig bruk av norske og engelske betegnelser på organisatoriske enheter, inkludert forkortelser.

HR-direktøren har oppfølgingsansvaret for

  • at OsloMet har hensiktsmessige og enhetlige løsninger for organisasjons- og ledelsesstruktur i tråd med styrets vedtak, lov- og avtaleverk samt krav som følger av overordnede systemer, f.eks. BAS og SAP
  • å følge opp endringer i OsloMets organisasjons- og personaldata i henhold til styrets vedtak, herunder også organisasjonskart og organisasjonsstrukturer. Dette inkluderer navneendring, opprettelse, nedleggelse, endring av organisasjonsenheter med tilhørende organisasjonsenhetsbetegnelser (norske og engelske), formelle forkortelser og organisasjonskoder

Rektor  er delegert ansvar for administrativ organiseringen på virksomhetsnivå (R, PRU, PRF, ORV og TI) innenfor de rammer styret har fastsatt,  se vedlegg 2. Avvik fra styrets norm besluttes av styret:

  • Rektor godkjenner norske og engelske betegnelser, inkludert forkortelser, for endringer som omfattes av delegasjonen.

Dekan  er delegert myndighet til opprettelse av studielederområder og studielederstillinger ved eget fakultet:

  • Delegasjonen inkluderer også endring av navn på studielederområder, både norske og engelske, samt forkortelser.

4. Definisjoner

  • Organisatoriske enheter: Omfatter fakultet, institutt, avdelinger, sentre, seksjoner, studielederområder - inkludert fagenheter som benyttes i den organisatoriske strukturen.
  • Driftsenhet: universitetn har seks driftsenheter med egne medbestemmelsesfora (IDF) og lokale arbeidsmiljøutvalg (LAMU) – de fire fakultetene, den sentrale administrasjonen og SVA.
  • Organisasjonsenhetsbetegnelser: Dette er enhetens formelle egennavn ihh til den vedtatte navnestrukturen ved OsloMet, og skal skrives med stor forbokstav f.eks.: Fakultet for helsefag, Institutt for sykepleie og helsefremmende arbeid.
  • Organisasjonskoder: De forkortelsene/kodene som benyttes i organisasjonsstrukturer i fagsystem og som kommer til syne i for eksempel epostlistene, eks.: HF-U-SHA.
  • SAP-enhetskoder: Egne enhetsbetegnelser i SAP som muliggjør å skille mellom den enkelte underenhets driftsenhetstilhørighet, f.eks.: HFs Institutt sykepleie og helsefremmende arbeid.
  • Formell forkortelse: Forkortelse som skal brukes på nettsidene, på visittkort, i brosjyremateriell og i korrespondanse, f.eks.: Inst. SHA.
  • Intern forkortelse: Det enheten omtales som i lokal dagligtale, f.eks.: SHA.

5. Organisasjonsstruktur og navn på enheter ved OsloMet

OsloMet sine organisatoriske enheter med tilhørende navn og forkortelser er vedtatt i flere omganger. Generelt er enhetene inndelt i avdeling, seksjon, fakultet, institutt og studielederområder. Det er mange forkortelser i bruk ved OsloMet, og da institusjonen ble etablert var det viktig at vedtatte navn og forkortelser ble brukt for å skille mellom ulike enheter og nivåer.

I vedlegg 4 finnes en fullstendig oversikt over enheter ved OsloMet pr. 1.1. 2016, med navn (organisasjonsenhetsbetegnelse) -  norsk og engelsk, formell forkortelse, intern forkortelse, organisasjonskode og SAP-enhetskode.

6. Saksgang fram til vedtak

6.1.   Saker som skal til behandling i styret eller hos rektor

  • Ved endringer ved fakultet fremmer enheten begrunnet forslag til dekan. Dekan fremmer sak via fagavdeling når beslutning skal fattes av styret eller av rektor jf.  Rutiner for arbeid med styresaker.
  • Ved endringer i den sentrale administrasjonen og ved sentrene fremmes forslag via den aktuelle fagavdeling eller det aktuelle senter.
  • Risikovurdering : Før dekan eller avdeling/senter fatter beslutning om organisasjonsendringer som medfører vesentlig endring i tilsattes arbeidsmiljø skal det gjennomføres vurderinger av konsekvenser for arbeidsmiljøet. Det vises til
  • Medbestemmelse : Før styret eller rektor fatter beslutning skal organisasjonsendringer som medfører vesentlig endring i tilsattes arbeidsmiljø drøftes i de lokale medbestemmelsesorgan jf. Hovedavtalen i staten.
    Avd. HR sørger for behandling i sentralt IDF-møte. Organisasjonsendringer skal forhandles uten tvisteløsning ihh til Hovedavtalen i staten og UH-loven § 9-2, pkt. 4.
  • Arbeidsmiljøutvalget  (AMU): Før styret eller rektor fatter beslutning om organisasjonsendringer som har vesentlig betydning for arbeidsmiljøet skal AMU eller LAMU orienteres om
    • gjennomført risikoanalyse.
    • de tilsattes medvirkning.
  • Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU) orienteres dersom saken er driftsenhetsintern.
  • AMU orienteres dersom saken er organisasjonsovergripende.
Saksframlegg ved organisasjonsendringer må inneholde:
  • Gammel organisasjonsenhets-betegnelse og formell forkortelse,
  • forslag til enhetens nye organisasjonsenhetsbetegnelse,
  • ny engelsk organisasjonsenhetsbetegnelse og
  • ny formell forkortelse.
Navn og forkortelser må være i henhold til den vedtatte navnestruktur 

Avdeling for HR kan ved behov bistå i forhold til å finne korrekt betegnelse i tråd med gjeldene struktur ved OsloMet - se vedlegg 4.

  • Utkast til saksframlegg sendes Avd. HR for tidligvurdering av fagavdelingenes planlegging av implementering av endringen i universitetets organisasjon.
    • Avd. HR vurderer saken opp mot vedtatte prinsipper for organisasjons- og ledelsesstruktur.
    • Avd. HR formidler forslag til endringer til Avd. ØK og Avd. IKT.
    • Avd. IKT vurderer tekniske konsekvenser i alle IKT-systemer.
    • Avd. ØK vurderer eventuelle behov for endring av kostnadssteder og/eller budsjettenheter og DBH-koder.
    • Fakultetet, senteret eller fagavdeling i den sentrale administrasjonen utarbeider selv styresak.
    • Avd. HR kvalitetssikrer styresaken. Fakultetet, senteret eller fagavdeling i den sentrale administrasjonen skal selv påse at styresaken meldes inn til styret i henhold til gjeldende retningslinjer for dette.
  • Implementering: Lokal driftsenhet oversender vedtak/beslutning om endring til Avd. HR sammen med den nødvendige informasjon for implementering i fagsystemene, organisasjonskart med videre i Skjema for organisasjonsendringer ( se vedlegg 1).
  • Omfatter endringen mange tilsatte vil det være hensiktsmessig at tilsattlister bestilles fra Avd. IKT (HR kan bestille slike fra Avd. IKT) etter gjeldende mal ( vedlegg 5) – og at endringene innarbeides i dette og vedlegges bestillingsskjemaet.

6.2. Saker som skal behandles lokalt

  • Ved endringer ved fakultet fremmer enheten begrunnet forslag til dekan.
  • Ved endringer ved SVA fremmer enheten begrunnet forslag til senterleder.
  • Ved endringer i den sentrale administrasjonen og fremmes forslag via den aktuelle fagavdeling eller SPS til rektor. Avdeling for HR kan bistå med saksbehandlingen.
  • Saksframlegg ved endringer må inneholde gammel organisasjonsenhetsbetegnelse og forkortelse, forslag til enhetens nye organisasjonsenhetsbetegnelse, engelsk organisasjonsenhetsbetegnelse, og formell forkortelse.
  • Risikovurdering: Før dekan eller avdeling/senter fatter beslutning om organisasjonsendringer som medfører vesentlig endring i tilsattes arbeidsmiljø skal det gjennomføres vurderinger av konsekvenser for arbeidsmiljøet. Det vises til
  • Medbestemmelse: Før dekan eller avdeling/senter fatter sin beslutning skal organisasjonsendringer som medfører vesentlig endring i tilsattes arbeidsmiljø forhandles uten tvisteløsning i de lokale medbestemmelsesorgan jf. Hovedavtalen i staten og UH-loven § 9-2, pkt. 4.
Lokalt arbeidsmiljøutvalg (LAMU):
    • gjennomført risikoanalyse
    • de tilsattes medvirkning.
    Utkast til saksframlegg sendes Avd. HR for tidligvurdering av fagavdelingenes planlegging av implementering av endringen i universitetets organisasjon.
    • Avd. HR vurderer saken opp mot vedtatte prinsipper for organisasjons- og ledelsesstruktur.
    • Avd. HR formidler forslag til endringer til Avd. ØK og Avd. IKT.
    • Avd. IKT vurderer tekniske konsekvenser i alle IKT-systemer
    • Avd. ØK vurderer eventuelle behov for endring av kostnadssteder og/eller budsjettenheter og DBH-koder.

6.3. Saker hvor rektor har beslutningsmyndighet

  • Beslutningsdokumentet oversendes rektor i P360 som Internt notat med oppfølging.
  • Rektor fatter beslutning.
  • Driftsenhet informeres, med kopi til Avd. HR.

7. Saksgang etter vedtak

7.1. Saksgang på lokal enhet etter endringsvedtaket og fram til iverksettelse

  • Klargjøre hvilke medarbeidere som skal tilhøre de ulike organisatoriske enhetene etter oppretting, nedlegging eller annen form for endring og orientere lokal HR-enhet.
  • Informere berørte tilsatte: Lokal HR-enhet skal skriftlig informere den enkelte tilsatte om organisatoriske endringer i tilsattforholdet. 
  • Implementering: Vedtaket/beslutningen om endring oversendes Avd. HR sammen med den nødvendige informasjon for implementering i fagsystemene og organisasjonskartet mv. i Skjema for organisasjonsendringer (se vedlegg 1). Omfatter endringen mange tilsatte vil det være hensiktsmessig at tilsattlister bestilles fra Avd. IKT etter gjeldende mal ( vedlegg 5) – og at endringene innarbeides i dette og vedlegges bestillingsskjemaet.
  • Oppdatere nettinformasjon: Oppdatere www.hioa.no på de fakultetsvise/ avdelingsvise sidene.

7.2. Saksgang i fellesadministrasjonen etter endringsvedtaket og fram til iverksettelse

  • Driftsenhet informeres, med kopi til Avd. HR.
  • Avd. HR oppretter eller endrer organisasjonskoder, se vedlegg 3, til bruk i de ulike systemene.
  • Avd. HR sender ferdig utfylt Melding om organisasjonsendring (Internt notat med oppfølging) i elektronisk saksbehandlingssystem til de følgende fagenheter - med kopi til driftsenheten endringen gjelder.
  • Fagenhetene har ansvar for å iverksette endringsvedtaket i fagsystemene:
    • Avd. ØK – skal utføre nødvendige endringer i SAP, Agresso, samt evt. andre berørte økonomisystem og når det kommer til DBH.
    • Avd. IKT – skal utføre nødvendige endringer i BAS og evt. andre berørte system.
    • Sek. SDI – skal utføre nødvendige endringer i elektronisk saksbehandlingssystem.
    • Avd. STU – skal utføre nødvendige endringer i Fronter og FS.
    • Avd. FoU – skal utføre nødvendige endringer i Cristin.
    • Avd. SK – skal utføre nødvendige endringer i organisasjonskartet, norsk og engelsk, og øvrige nødvendige endringer på hioa.no.
    • Avd. ED – skal utføre nødvendige endringer i adgangskontroll, låssystem, skilting mv.

Melding om endring vil, inntil annet blir bestemt, også gå pr. epost til epostlisten Varsling om organisatoriske endringer i fagsystemer .

Fagenhetene gir tilbakemelding til hr@hioa.no når implementeringen er gjennomført i systemene.

8. Vedlegg

Kontakt HR

Har du spørsmål - ta kontakt med HR lokalt .

Geir Haugstveit

E-mail :
Place/Address :
HR-direktør

Live K. Pedersen

E-mail :
Place/Address :
Avdeling for HR

Fak. HF

E-mail :
Place/Address :
Seksjon for HR
Url :
IDF ved HF

Fak. LUI

E-mail :
Place/Address :
Seksjon for HR

Fak. SAM

E-mail :
Place/Address :
Seksjon for HR

Fak. TKD

E-mail :
Place/Address :
Seksjon for HR

SVA

E-mail :
Place/Address :
Fagansvar HR