Skip to Content

Tools and support

Tools and support

Tools overview / Public 360

Ordliste i Public 360

Nedenfor finner du en forklaring på kjente og ukjente ord i P360.

Arbeidsflyt:

Brukes for at andre skal kunne redigere eller godkjenne dokumenter du har skrevet. Det skilles mellom gjennom gjennomgang og godkjenning:

  • Gjennomgang brukes for å få tilbakemelding fra andre på dokumenter dere arbeider med. Flere saksbehandlere kan for eksempel samarbeide om en høringsuttalelse.
  • Godkjenning brukes for å få noen til å signere et ferdig skrevet dokument før det sendes (dette erstatter fysisk signering av dokumenter).

Dokumenter sendt på arbeidsflyt kommer som en oppgave for mottakern(e) av flyten. Du kan selv følge med på framdrift og eventuelle kommentarer. Dokumentet ligger i listen sendte dokumenter inntil det er gjennomgått/godkjent av dine kollegaer.

Arkivdel:

En definert del av et arkiv hvor alle saker er ordnet etter ett og samme ordningsprinsipp. Arkivdelen fungerer som en egen "skuff" i arkivet.

Ved HiOA benyttes arkivdelene Personal (for personalsaker), Student (for studentsaker) og Sakarkiv for alle saker som ikke har egne arkivdeler.

Arkivkode:

En kode/verdi bestående av tall som påføres saken. En arkivkode er en måte å organisere/klassifisere sakene i basen som gjør gjenfinning enklere. Arkivkoden er en del av et lovpålagt klassifikasjonssystem.

SDI vil følge opp at arkivkoder blir korrekt lagt inn i systemet. Du som saksbehandler kan også påføre koden om du ønsker det.

Avskrive:

Å avskrive vil si å kvittere ut et dokument og registrere at behandlingen er avsluttet. Må gjøres med alle inngående brev og notater med oppfølging der du er hovedmottaker. Disse dokumentene ligger i din innboks/listen ubesvarte.

Et dokument kan avskrives ved å:

  • Besvare det med et nytt dokument
  • Kvitteres ut ved hjelp av kodene TLF (besvart per telefon), eller TE/TO (tatt til etterretning/tatt til orientering). Det har ingen praktisk betydning om du bruker koden TE, eller TO.

Dokument/saksdokument:

Et dokument er referanseopplysninger/metadata om innholdet i filen(e) som er knyttet til dokumentet. Dette kan være informasjon om avsender/mottaker, datoen på brevet, hva innholdet dreier seg om og om det skal unntas offentlighet. Et dokument kan inneholde en, eller mange filer. Eksempel: Arbeidsavtale med IT-instruks og taushetserklæring som vedlegg.

Ekspedert av saksbehandler, leder eller annen instans:

Et dokument som er ekspedert regnes som ferdig behandlet i saksbehandlingssystemet. I det øyeblikket et dokument blir ekspedert kommer det frem til mottaker. 

Fil:

Et dokument kan bestå av flere filer. Eks. inneholder en arbeidsavtale for eksempel tre filer (arbeidsavtalen, IT-instruks og taushetserklæring). En fil er altså selve innholdet i dokumentet og kan være i formatene Word, Excel, pdf og lignende.

Generelt dokument:

Et generelt dokument tilsvarer gule lapper og er midlertidige dokumenter. Generelle dokumenter kan brukes for tilfeller der det er ønskelig å ha informasjon lett tilgjengelig under saksbehandlingen, men som ikke skal tas vare på sammen med resten av saken. Dette kan for eksempel være artikler, annonser, timelister og egne notater. Generelle dokumenter oppbevares ikke på saken for alltid. Vær derfor veldig bevisst på eventuell bruk av disse.

Godkjent:

Et dokument som er godkjent av leder er påført en elektronisk signatur. Denne elektroniske signaturen erstatter fysisk signatur. Dokumentet ligger i listen Godkjente dokumenter i saksbehandlingssystemet. For at det skal bli sendt til mottaker må det ekspederes.

Inngående dokument:

Alle dokumenter som kommer inn til høgskolen fra eksterne parter  og privatpersoner regnes for å være inngående dokumenter. Alle studenter regnes som eksterne parter. Tilsatte regnes også som eksterne parter når man utveksler dokumentasjon med dem om private forhold som permisjoner o.l.

Innsynskrav:

Alle kan be om innsyn i dokumenter registrert i Public 360. Allmennheten krever innsyn i HiOA sine dokumenter via offentlig journal. Dersom dokumenter det bes om innsyn i er unntatt offentlighet, jf. offentleglova, er det saksbehandler/leder som vurdere hvorvidt dokumentet gis ut (helt/delvis) eller ikke. Offentlige dokumenter kan sendes ut av SDI direkte. Er vi i tvil vil vi likevel ta kontakt med saksbehandler.

Journalført (status):

Dokumentet er arkivert og låst for endringer av saksbehandler. Kopimottaker kan imidlertid fortsatt påføres.

Kontaktkort:

Kontaktkortene kan defineres som adresseregisteret i Public 360. Alle parter (både enkeltpersoner og virksomheter) høgskolen har kontakt med skal ha et kontaktkort. Kontaktkortene brukes også for å få en fullverdig oversikt over alle saksmapper og dokumenter som er til/fra eller på annen måte er knyttet til vedkommende.

Alle tilsatte har to kontaktkort, et internt og et eksternt.

  • Det interne kontaktkortet viser informasjon om den administrative tilhørigheten. Hit knyttes alle dokumenter man oppretter eller mottar som saksbehandler/leder i Public 360 og som dermed er knyttet til den jobben man utfører ved høgskolen.
  • Det eksterne kontaktkortet viser adresse og personnummer. Hit knyttes alle saker og dokumenter som berører den tilsattes private forhold som ligger i personalmappen. Eksempler på dette er permisjonssøknader, lønnsendringer og arbeidsavtale.
  • I tillegg har alle studenter et kontaktkort som har opplysninger om studentenes kontaktinformasjon. Studenters kontaktkort overføres automatisk fra FS når de blir registrert som aktive studenter.

Notat med oppfølging:

Dette er et "internt brev"/dokument som utarbeides for intern saksforberedelse og som sendes internt på høgskolen mellom enheter.

Om notatet du oppretter har en definert mottaker skal du velge Notat med oppfølging (og ikke Notat uten oppfølging - se punktet nedenfor)

Notat uten oppfølging:

Interne dokumenter som ikke har mottaker, men som må registreres på en saksmappe for å dokumentere innholdet.

Offentlig journal:

Oversikt over dokumenter registrert i saksbehandlingssystemet som blir tilgjengeliggjort for allmennheten. Opplysninger som er unntatt fra offentlighet jf. Offentleglova er sladdet.

Offentlig journal blir publisert på HiOA sine nettsider to ganger per uke.

Registrert av ansvarlig person/leder (status):

Om du som saksbehandler selv registrerer e-post, eller annen post du har mottatt fra andre i Public 360 vil det få status Registrert av ansvarlig person/leder. Disse dokumentene er naturlig nok låst for redigering. Du kan enkelt importere e-post til Public 360 via "drag-and-drop"-funksjonen i Public 360-sidepanelet i Outlook.

Reservert (status):

Dokumentet i status reservert (R) er til behandling hos deg og filen er ikke synlig for andre enn deg som jobber med dokumentet. Disse dokumentene ligger i listen korrespondanse under arbeid.

Restanse:

Et inngående brev, eller notat du har fått til behandling, men som enda ikke er besvart, fulgt opp eller på annen måte avsluttet. Disse dokumentene som ikke er fulgt opp kalles restanse og ligger i din liste ubesvarte/innboks.

Sak/saksmappe:

Dokumenter som omhandler samme tema bør samles i samme saksmappe. Eksempler på dette kan være en tilsettingssak, en høring, en studentmappe, eller en personalmappe. En sak omfatter de dokumenter/saksdokumenter med tilhørende påskrifter/merknader som inngår i behandlingen av en henvendelse utenfra eller et initiativ fra virksomheten selv. Kan sammenlignes med ringpermer, eller mappene i Windows-utforsker.

Saksansvarlig:

Saksbehandler/leder som er angitt som ansvarlig for saksmappen kalles saksansvarlig. Saksbehandler som oppretter første dokument i en sak vil normalt bli stående som saksansvarlig for saken. Om det er mer naturlig at en annen saksbehandler er sakseiger kan dette endres. Leder med personalansvar skal stå som saksansvarlig på alle personalmapper for sine tilsatte.

Sjekk ut/inn:

Alle filer i Public 360 som åpnes for redigering blir sjekket ut. I praksis vil det si at filen tas ut av Public 360 og legges lokalt på din maskin slik at endringer kan gjøres i filen. Dette muliggjør versjonskontroll. Mens filen er utsjekket er dokumentet låst for endringer som kan påvirke filen, slik som statusendring. Filen ligger da i Filer under arbeid. Å sjekke inn tilsvarer dermed å legge filen tilbake i Public 360.

Status:

Et dokument kan ha statusene Registrert av ansvarlig person/leder (S), Reservert (R), Godkjent (G), Ekspedert av saksbehandler, leder, eller annen instans (E) og Journalført (J). Hvilken status et status har påvirker hva du som saksbehandler kan gjøre med dokumentet. Se den enkelte status.

Tilgangsgruppe:

Tilgangsgruppen styrer hvem av de tilsatte på høgskolen som skal ha tilgang til å se en sak eller et dokument. Saker og dokumenter som er påført en tilgangsgruppe du ikke er medlem i vil ikke være synlige for deg. Det vil si at du ikke får treff på disse dokumentene når du søker dem opp. Alle dokumentene du får søkt opp har du med andre ord tilgang til.

Tilgangskode:

Tilgangskoden angir om dokumentet skal unntas offentlighet, eller ikke, jf. offentleglova. For å kunne unnta et dokument offentlighet må det alltid begrunnes med en paragraf i offentlighetsloven.

Utgående dokument

Alle dokumenter høgskolen sender ut til eksterne parter, for eksempel andre virksomheter og privatpersoner.

Øvrige dokumenttyper:

Saksfremlegg/innstilling, referat, vedtak og innkalling er dokumenttyper som benyttes for utvalg som bruker utvalgsmodulen i Public 360. Disse dokumenttypene skal kun benyttes i utvalgsmodulen.

Om ikke utvalget ligger i utvalgsmodulen i Public 360 skal de øvrige dokumenttypene benyttes (primært notat med og uten oppfølging, ev. inngående/utgående brev)