Skip to Content

Administrative support

Administrative support

Innkjøpsroller

Med «rolle» menes det ansvaret og de forventningene som høgskolen har til bestemte posisjoner/ansatte i en innkjøpsprosess.
  • En person kan i noen tilfeller ha flere roller, med unntak av rollene godkjenner og innkjøper. Disse to rollene kan en ansatt ikke inneha samtidig ved et kjøp.
  • Arbeidsoppgavene som man skal utføre i innkjøpsprosessen, bestemmes av rollen man innehar og om man skal handle på rammeavtale eller foreta en tilbudsforespørsel/anbudsprosess.

Det er fem ulike innkjøpsroller:

Behovseier

Innkjøper

Godkjenner

Avtaleeier

Sentral innkjøpsrådgiver

Behovseier

Rolleinnehaver

  • Ansatte som har et behov for en vare eller en tjeneste i forbindelse med utførelse av sine arbeidsoppgaver. Behovseiere kan finnes i alle deler av organisasjonen.

Ansvar

  • Må bidra til at høgskolen skal få gjort den økonomisk mest fordelaktige anskaffelsen.
  • Må kjenne til hvem som er innkjøper på sin egen enhet.

Oppgaver

Behov:

  • Beskrive behovet nøyaktig (hva det omfatter og hva det skal dekke)
  • Melde behovet til en dedikert innkjøper (behovseier skal ikke selv sende bestillingen direkte til leverandør)
  • Gi innkjøper informasjon om hvor kostnaden for kjøpet skal belastes

Varemottak:

  • Sjekke pakkseddel mot leveranse (når behovseier er mottaker av varen/tjenesten)
  • Sende pakkseddel videre til innkjøper

Oppfølging:

  • Melde eventuelle avvik/reklamasjon ved leveransen til innkjøper eventuelt avtaleeier der det er definert

Hvis det i behovsvurderingen viser seg at det er nødvendig med en tilbudsforespørsel eller anbudsprosess, blir behovseier en avtaleeier og det vises til rollebeskrivelsen for avtaleeier.

Innkjøper

Rolleinnehaver

  • Ansatte med attestasjons- (bestillings) fullmakt 

Ansvar

  • Ha gode kunnskaper om høgskolens rammeavtaler
  • Ha gode kunnskaper om regelverk for offentlige anskaffelser og høgskolens innkjøpsrutiner
  • Veilede behovseiere ved bestillinger og innkjøpsprosesser
  • Sikre at bestillingen er i henhold til hva behovseier har anmodet
  • Kjenne høgskolens kontoplan og sørge for korrekt kontering
  • Følge opp brudd på vedtatte innkjøpsrutiner

Oppgaver

Behovsvurdering:

  • Foreta en behovsvurdering og avklare budsjettmessig dekning for kjøpet med godkjenner/ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet
  • Finne det produktet som best dekker behovet som er spesifisert fra behovseier
  • Avklare om behovet dekkes av eksisterende avtaler eller om det må gjennomføres en tilbudsforespørsel/anbudsprosess

Bestilling:

  • Velge rett leverandør
  • Kontrollere om leverandøren er opprettet i bestillingssystemet, sende registreringsskjema til innkjøp sentralt på leverandører som ikke er i bestillingssystemet
  • Legge bestillingen inn i bestillingssystemet og påse at frakt og lignende er tatt med i bestilling
  • Kontere bestillingen
  • Sende bestillingen til godkjenner

Varemottak:

  • Registrere varemottak i bestillingssystemet
  • Registrere og følge opp eventuelle avvik

Betaling:

  • Sjekke at faktura er i henhold til bestilling og pakkseddel
  • Attestere faktura som ikke matcher mot bestilling

Oppfølging:

  • Følge opp leveranser og sørge for informasjon om mottak til behovseier
  • Gi tilbakemelding til behovseier dersom bestilling er foretatt på feil måte
  • Følge opp reklamasjoner

Ved tilbudsforespørsel/anbudsprosess:

  • Beregne anskaffelsens verdi som grunnlag for valg av innkjøpsprosess
  • Avklare om andre på HiOA kan ha tilsvarende behov
  • Kontakte innkjøp sentralt dersom anskaffelsen overstiger kr 500 000 ekskl. mva.

Gjennomføre tilbudsforespørsel:

  • Beskrive innkjøpsbehov og kvalitetssikre kravspesifikasjon i samarbeid med behovseier/avtaleeier
  • Gjennomføre tilbudsinnhenting
  • Kvalitetssikre evaluering i samarbeid med behovseier
  • Tildele kontrakt
  • Svare på innsynsbegjæringer
  • Behandle klager i samarbeid med sentral innkjøpsrådgiver

Godkjenner

Rolleinnehaver

  • Ansatte med budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)

Ansvar

  • Overordnet ansvar for at alle anskaffelser gjøres i henhold til økonomireglementet for staten og regelverk om offentlige anskaffelser
  • Ha gode kunnskaper om høgskolens innkjøpsprosesser og innkjøpsrutiner
  • Følge opp og planlegge anskaffelser i henhold til fastsatte budsjetter og planer
  • Melde til innkjøp sentralt så tidlig som mulig om fremtidige behov som krever anbudskonkurranser

Oppgaver

Behovsvurdering:

  • Vurdere om varen/tjenesten skal anskaffes
  • Påse at det er økonomisk dekning for anskaffelsen og at den er økonomisk forsvarlig

Bestilling:

  • Returnere til innkjøper bestillinger som ikke kan godkjennes
  • Endre eventuelle feil i bestillingen før godkjenning
  • Påse at kostnadsbelastningen er korrekt (kontering)
  • Godkjenne bestillinger i bestillingssystemet og sende disse til leverandør

Anbudsprosess (anskaffelser med verdi over kr 500 000):

  • Melde til innkjøp sentralt at anskaffelsen må gjennomføres
  • Godkjenne framdriftsplan og sikre kapasitet i egen enhet til gjennomføring

Avtaleeier

Rolleinnehaver

  • Ansatte som har ansvaret for en avtale, og ansatte som er behovseiere i en tilbudsforespørsel eller anbudsprosess.

Ansvar

  • God kjennskap til området avtalen skal dekke

Oppgaver

Tilbudsforespørsel/anbudsprosess:

  • Skaffe seg oversikt over markedet
  • Konkurransegrunnlag
    • Beskrive behovet inngående
    • Beskrive hvordan tilbud vil evalueres
  • Evaluering 
    • Vurdere tilbud i forhold til konkurransegrunnlaget
    • Skrive en evaluering
  • Tildeling
    • Skrive tildelingsbrev sammen med innkjøper/sentral innkjøpsrådgiver

Oppfølging av avtalen:

  • Leverandøroppfølging
    • Oppklare avvik og uklarheter med leverandør
    • Følge opp leverandørens katalogpriser og fakturerte priser
  • Kontraktsoppfølging
    • Utløse opsjoner
    • Avklare uklarheter i kontrakt

Dersom det er en rammeavtale for hele HiOA, har avtaleeier også ansvaret for følgende oppgaver:

  • Sette sammen en brukergruppe
  • Vurdere alle behov knyttet til avtaleområdet 
  • Implementere avtalen på høgskolen
  • Informere og veilede berørte ansatte om avtalen
  • Beskrive rutiner for bruk av avtalen
  • Systematisere tilbakemeldinger på avvik
  • Initiere ny anbudsrunde i god tid før avtalen utløper

Sentral innkjøpsrådgiver

Rolleinnehaver:

  • Ansatte i innkjøpsgruppa i Økonomiavdelingen

Ansvar

  • Overordnet ansvar for at regelverk om offentlige anskaffelser følges
  • Bruk og fortolkning av regelverk om offentlige anskaffelser
  • Opplæring innen alle deler av innkjøpsprosessene
  • Gjennomføre anbudskonkurranser med verdi over kr 500 000
  • Gi råd og veilede i anbudskonkurranser med verdi under kr 500 000
  • Følge opp og kontrollere at høgskolens innkjøp gjøres i henhold til regelverket

Oppgaver

Behovsvurdering:

  • Kvalitetssikre beregningen av anskaffelsens verdi og omfang

Anbudsprosesser med verdi over kr 500 000:

  • Praktisk gjennomføring av konkurransen
  • Utarbeide prosjekt og fremdriftsplan for anbudsprosessen
  • Være kontaktleddet mellom HiOA og leverandører i konkurranseperioden
  • Konkurransegrunnlaget:
    • Kvalitetssikre kravspesifikasjon med tanke på formalia
    • Være rådgiver i utarbeidelsen av kravspesifikasjonen og konkurransegrunnlag
  • Tilbudsinnhenting
  • Evaluering:
    • Kvalifisere leverandører
    • Kvalitetssikre avtaleeiers evaluering
    • Utarbeide evalueringsmatrise
  • Tildeling:
    • Skrive tildelingsbrev sammen med avtaleeier
  • Fylle ut anskaffelsesprotokoll
  • Ferdigstille kontrakt
  • Behandle innsynsbegjæringer
  • Behandle klager

Oppfølging:

  • Kontraktsfortolkning
  • Veilede/støtte til avtaleeiere i oppfølging

Kontroll:

  • Følge opp avvik og utarbeide forslag til tiltak/sanksjoner

Sentral innkjøpsrådgiver

 

Rolleinnehaver:

  • Ansatte i innkjøpsgruppa i Økonomiavdelingen

Ansvar

  • Overordnet ansvar for at regelverk om offentlige anskaffelser følges
  • Bruk og fortolkning av regelverk om offentlige anskaffelser
  • Opplæring innen alle deler av innkjøpsprosessene
  • Gjennomføre anbudskonkurranser med verdi over kr 500 000
  • Gi råd og veilede i anbudskonkurranser med verdi under kr 500 000
  • Følge opp og kontrollere at høgskolens innkjøp gjøres i henhold til regelverket

Oppgaver

Behovsvurdering:

  • Kvalitetssikre beregningen av anskaffelsens verdi og omfang

Anbudsprosesser med verdi over kr 500 000:

  • Praktisk gjennomføring av konkurransen
  • Utarbeide prosjekt og fremdriftsplan for anbudsprosessen
  • Være kontaktleddet mellom HiOA og leverandører i konkurranseperioden
  • Konkurransegrunnlaget:
    • Kvalitetssikre kravspesifikasjon med tanke på formalia
    • Være rådgiver i utarbeidelsen av kravspesifikasjonen og konkurransegrunnlag
  • Tilbudsinnhenting
  • Evaluering:
    • Kvalifisere leverandører
    • Kvalitetssikre avtaleeiers evaluering
    • Utarbeide evalueringsmatrise
  • Tildeling:
    • Skrive tildelingsbrev sammen med avtaleeier
  • Fylle ut anskaffelsesprotokoll
  • Ferdigstille kontrakt
  • Behandle innsynsbegjæringer
  • Behandle klager

Oppfølging:

  • Kontraktsfortolkning
  • Veilede/støtte til avtaleeiere i oppfølging

Kontroll:

  • Følge opp avvik og utarbeide forslag til tiltak/sanksjoner