Skip to Content

Employment

Employment

Health, Safety and Environment / Safety / Protection of privacy / Personvernerklæring

Behandling av opplysninger om deg som student

Redegjørelse for hvordan HiOA behandler personopplysninger om deg som student.

Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene om studenter er, universitets- og høgskoleloven (UH-loven) med forskrifter, forvaltningsloven, interne forskrifter, og personopplysningsloven §§ 8 (1), 8 b) eller d), samt § 9 a), b) eller f).

Personopplysningene brukes til studieadministrative formål alt fra søknad, oppmelding til eksamen, utveksling, utskriving av vitnemål og karakterutskrifter osv.

Opplysninger som behandles er navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon (adresse og telefonnummer), hvilket kull du tilhører, studieprogram, karakterer, permisjoner o.l.  

Informasjonen hentes fra opptakspapirer, informasjon som du selv registrerer via Studentweb/SøknadsWeb, sensurregistrering og i forbindelse med ordinært studieadministrativt arbeid.

Studenter kan reservere seg mot bildefremvisning på HiOAs nettsider og Fronter. Dette gjøres i Studentweb.

Du kan også reservere mot visning av bilde og mobilnummer på din brukerkonto.

Studieavdelingen legger ikke ut studentinfo på nettsidene.

Høgskolens autoritative studentsystem er FS (Felles studentsystem). Systemet gir støtte til at studie- og eksamensadministrasjon blir håndtert på en god måte. Alle nødvendige opplysninger registreres i FS. Når studentene har avlagt et tilstrekkelig antall studiepoeng i emner som etter gradsreglementene gir rett til en akademisk grad, utstedes vitnemål for oppnådd grad. Det lagres ikke sensitiv informasjon i FS. Samarbeidstiltaket FS på UiO er ansvarlig driftsleverandør for FS.

Utestengte studenter blir registrert i registeret RUST (Register om utestengte studenter). (RUST) er et felles register for institusjoner under universitets- og høyskoleloven som muliggjør effektiv formidling av vedtak om utestenging.

Det som overføres til RUST er opplysninger om vedtatt sanksjon jf. UH-lovens bestemmelser §§ 3-7 (7-8), 4-8 (1), (2) og (3).

Informasjon om utestengelse slettes automatisk når utestengelsesperioden er over. RUST er en database som kommuniserer/utveksler data mellom institusjonenes FS-baser. FS-hjelp og FS-saksbehandlere som skal utføre konkrete oppgaver knyttet til databasen får opplæring i bruk av databasen. Administrering av RUST i FS styres av ulike rettigheter som gis til saksbehandlere som skal arbeide med utestengelsesvedtak.

Inspera Assessment er en programvare levert av Inspera AS som omfatter prøvegjennomføringer og eksamensgjennomføringer, samt forberedelser og etterarbeid for disse (digital eksamen). HiOA er ansvarlig for aktivitetene og Inspera AS yter støtte basert på forespørsler fra HiOA i forbindelse med aktivitetene. Inspera Assessment henter personopplysninger om bruker fra FS – Felles studentsystem(som nevnt over). Andre opplysninger som behandles er studentarbeid, vurdering av studentarbeid, IP-adresse for aktive servere og hendelsesinformasjon.

Direktør for studieavdelingen er delegert det daglige ansvaret for behandling av personopplysningene om studentene. Det innebærer blant annet å sørge for at det er utarbeidet nødvendige rutiner for å sikre kvalitet, konfidensialitet, sletting at det tilbys nødvendig opplæring i bruk av it-systemer og gjeldende rutiner.  

Det er enhver leder, med ansvar for behandling av opplysninger om studenter, sitt ansvar at egne tilsatte får tilstrekkelig opplæring i  bruk av it-systemer og at behandlingen skjer i samsvar med gjeldende rutiner.

Se også

Behandling, innsyn og utlevering av studenters personopplysninger

Kontakt