Skip to Content

Employment

Employment

Health, Safety and Environment / Safety / Protection of privacy / Personvernerklæring

Behandling, innsyn og utlevering av studenters personopplysninger

Om innsyn i e-post og filområder og utlevering av personopplysninger om studenter, og hvordan håndteres innsyn når en student dør.

Innhold

Innsyn i studenters e -postkasse og filområder

Det er normalt bare studenten som har tilgang til sin personlige e-post og egne filer ved OsloMet.

Politiet kan kreve innsyn ved begrunnet mistanke om kriminalitet. Slike henvendelser behandles av høgskoledirektøren.

Det kan oppstå situasjoner hvor OsloMet kan gi andre tilgang til og innsyn i den enkelte students e-post og filer dersom det er hjemlet i lov. Slike situasjoner kan være alvorlig sykdom og fravær.

Henvendelser om innsyn i studenters e-post og filområder grunnet sykdom og fravær, skal behandles av Avdeling for studier, utdanningskvalitet og internasjonalisering. Det enkelte fakultet, institutt eller enhet som får henvendelser om innsyn i studenters e-post og/eller filområder, skal videresende disse til stu.innsyn@oslomet.no.

Henvendelser som vurderes, skal alltid være begrunnet og referere til en hjemmel. Andre henvendelser blir avvist. Henvendelser som viser til en hjemmel om innsyn, vurderes svært nøye i forhold til gjeldende lovverk og fastsatte retningslinjer.

Beslutning om innsyn tas av avdelingsdirektør for Avdeling for studier, utdanningskvalitet og internasjonalisering. Studenten skal alltid varsles om det blir gitt innsyn.

Utlevering av personopplysninger om studenter til eksterne aktører

Det hender at instanser utenfor OsloMet, f. eks. familie, NAV, utenlandske utdanningsinstitusjoner, arbeidsplasser kontakter OsloMet for å få informasjon om studenter.

Dersom studenten har tilgang til de personopplysninger som etterspørres, er det opp til studenten selv å formidle opplysningene.

Det enkelte fakultet, institutt eller enhet som får henvendelser om innsyn i studenters personopplysninger, skal videresende disse til stu.innsyn@oslomet.no

Henvendelser som skal vurderes, skal alltid referere til en hjemmel i loven. Uten slik hjemmel blir henvendelsen avvist uten vurdering. Dersom det finnes hjemmel for å gi innsyn, vurderer Avdeling for studier, utdanningskvalitet og internasjonalisering henvendelsen, og avdelingsdirektøren fatter avgjørelse om utlevering av personopplysninger. Studenten skal alltid informeres om hva som utleveres.

Dersom henvendelsen gjelder vitnemålsverifisering, skal henvendelsen sendes til: vitnemalsbekreftelse@oslomet.no.

OsloMet er prinsipielt svært tilbakeholden med å videreformidle personopplysninger til kommersielle aktører og private interessenter. Slike henvendelser om innsyn i studenters personopplysninger skal sendes til stu.innsyn@oslomet.no.

Henvendelser som skal vurderes, skal alltid referere til en hjemmel i loven. Uten slik hjemmel blir henvendelser avvist uten vurdering. Ved henvendelse om utlevering av data blir kompleksiteten i sammenstillingen av personopplysninger og datakvaliteten i forhold til formålet vurdert og kan føre til avslag på henvendelsen.

Behandling av personlige filområder når student dør

Når en student dør og studieforholdet dermed opphører, sperres personlig e-postkonto og filområder umiddelbart. Personlige e-postkontoer og filområder slettes etter tre måneder.

Henvendelser om innsyn i den avdødes filer og korrespondanse rettes til stu.innsyn@oslomet.no. Det enkelte fakultet, institutt eller enhet som får henvendelser om innsyn i avdødes filområde og e-post, skal videresende disse til Avdeling for studier, utdanningskvalitet og internasjonalisering.

Avdeling for studier, utdanningskvalitet og internasjonalisering vurderer henvendelsen i henhold til lovverket, og avdelingsdirektøren avgjør om innsyn skal gis. Det kan f. eks. være aktuelt å gi slikt innsyn når studenten har vært med i forskningsprosjekt og har lagret data som eies av prosjektet.

Se også

Behandling av opplysninger om deg som student

Personvernerklæringen ved OsloMet.

Kontakt