Droppe til innhold

I undervisning

I undervisning

Studieadministrasjon / Felles studentsystem (FS) / Integrasjoner

Eksport og import til (Py)BAS

FS leverer informasjon om studenter til PyBAS som er OsloMets brukeradministrativt system (BAS). Oppdateringene mellom FS og BAS skjer hver time.

IT-tilganger for studenter

Studentene administrer sin IT-konto her på BitAdmin.

 For at en student skal få tilgang til IT-konto (som inkluderer blant annet e-post, Fronter og bli overført til dørkortsystemet) så må følgende grunndata være på plass i FS:

  • Studieprogrammet studenten er knyttet til må være knyttet til et aktivt sted.
  • Kull og klasse må være aktive.

I tillegg må studenten være registrert korrekt i Student samlebilde i FS. Korrekt registrering innebærer at

  • studenten er registrert på et (aktivt) studieprogram
  • studenten er registrert på et (aktivt) kull
  • studenten er registrert på en klasse tilhørende det aktive kullet vedkommende er registrert på
  • studenten er registrert som med studentstatus AKTIV (også AVVENT,DELTID og PERMISJON er aktive studentstatuser)
  • studenten må ha en fra dato på studieretten som er større enn dagens dato og en til dato som er mindre enn dagens dato

I FS velger du år og semester under "Kull" (venstre kolonne) og studieprogram under "Studieprogram" (høyre kolonne(. Dette samles nederst på siden med kull, semester, klasse og "J" om studenten er aktiv.

Hvilken informasjon hentes ut fra FS?

  • Navn og fødselsnummer.
  • Mobilnummer og adresser.
  • Privat e-postadresse.
  • Informasjon om studietilhørighet som fakultet, studieprogram, kull og klasse.
  • Informasjon om vurderingsenheter, vurderingskombinasjoner, emnekombinasjoner og emner.

Hva slags informasjon hentes inn igjen til FS?

  • I Student samlebilde vil man finne bilde av studenten.
  • I bildet Person/student vil man finne informasjon om brukernavn og e-postadresse. E-postadressen kan man også finne i Student samlebilde under kartotekkortet Adr. Brukernavnet kommer  fra PyBAS. For person som er både aktiv student og tilsatt,prioriteres studentbrukernavn.
  • Endringer av PIN-kode (om studentene endrer denne i BitAdmin).

Hvordan skal en student aktivere sin IT-konto?

Når studenter svarer ja til en studieplass ved HiOA, uavhengig av om de er tatt via det samordnete opptaket eller lokale opptak, så skal studenten få tilsendt en e-post med informasjon om studentnummer, e-post og PIN-kode -- lenke -- .

Studentene kan bruke sin PIN-kode til å aktivere sin IT-konto på BitAdmin. Der vil et eget passord bli generert.  PIN-koden kan bare brukes første gang de logger seg på BitAdmin.

Når studentene har aktivisert sin IT-konto skal de etter kun 5-10 minutter kunne logge seg på sin e-post med sitt brukernavn (s+ studentnummer) og passord.

Studentstatusene fullført, sluttet og inndratt studierett

Studenter med status fullført og sluttet i FS bevarer sine IT-konto i 90 dager. Disse mister Frontertilgang umiddelbart(dagen etter endring av status i FS).

Passord og PIN-koder til studentene

Når studentene glemmer sitt passord så må de ta kontakt med BIT på e-post BIT@oslomet.no. De kan der få et nytt passord på SMS (om de har registrert mobilnummeret sitt i FS) eller BIT kan åpne opp for at studenten kan logge seg på med PIN-koden sin for å generere ett nytt passord.

Studenter som får re-aktivert sin studierett i FS

Av og til blir studenter satt som sluttet, inndratt eller trukket feilaktig i FS etter at de har aktivert sin IT-konto. Da må de ta kontakt med på e-post BIT@oslomet.no. De kan der få et nytt passord på SMS (om de har registrert mobilnummeret sitt i FS) eller BIT kan åpne opp for at studenten kan logge seg på med PIN-koden sin for å generere ett nytt passord.

BitAdmin

Ansatte har også tilgang til BitAdmin.

 I tillegg til å endre PINkode og gjøre reserveringer er det også her søkemuligheter for å finne ut om studenter er aktive eller ikke. 

Fagpersoner i FS

FS henter i dag data om alle aktive ansatte ved HiOA og oppretter disse automatisk i FS. Dette fordi FS leverer data videre til UniUntis (timeplansystemet), Fronter og andre Web-applikasjoner tilhørende FS. Det er viktig at man ikke endrer på de dataene i FS som kommer fra BAS. Her er derfor en oversikt over hvilke data som hentes fra BAS og som IKKE skal endres i FS.

Alle ansatte blir automatisk oppretter som personer i FS. Alle personer finner man i bildet Person/Student under modul Person.

For fagpersoner finner du personnummer, hjemstedsadresse, mobiltelefon, e-post internt, brukernavn, fornavn og etteranvn. Alt ligger tett i tett under "Persstud".

Felter som ikke skal endres for ansatte i FS er

  • for- og etternavn
  • fødselsnummer
  • hjemstedsadresse
  • mobil
  • e-post intern
  • brukernavn

Obs! Noen ansatte ved HiOA er også studenter. Da vil deres student e-post og student brukernavn dukke opp i FS. Husk at brukernavn og e-post for studenter består av s+ studentnummeret.

Videre blir alle ansatte opprettet i tabellen Fagperson. Denne informasjon kan du finne bildet Fagperson samlebilde som du finner under modul Person - bilder - Fagperson samlebilde.

Et bilde av hvordan det ser ut på siden i FS hvor man legger inn informasjon om fagpersoner.

Følgende felter kommer fra BAS i dette bildet:

  • Fødselsnummer og for- og etternavn (er også synlig i bildet Person/student).
  • Arbeidssted.
  • Sted ansatt*.
  • E-post (intern).
  • Brukernavn (kun visning).
  • Stillingstittel (norsk) (Hentes fra egendefinert stillingstittel i BAS om dette finnes. Om det ikke finnes så henter den informasjon fra BAS, eller fra SAP om BAS ikke har denne informasjonen. 
  • Aktiv.

Det finnes mange fagpersoner i HiOA som ikke er ansatt her (for eksempel eksterne sensorer). På disse kan man endre denne informasjonen. De som er ekstern har ikke Brukernavn registrert nederst i høyre hjørne.