Droppe til innhold

I forskning

I forskning

FoU-håndbok / Planlegge prosjekt

Bruk av e-post og skytjenester i forskningsprosjekter

E-post

Prosjektleder skal påse at e-post ikke brukes ved overføring av direkte identifiserbare og avidentifiserte forskningsdata.

Bruk av e-post i forbindelse med helseopplysninger, se veileder i bruk av portalløsninger, sms og e-post.

Se Datatilsynet sin nettside om håndtering av fødselsnummer og HiOAs retningslinjer for å lagre, sende, dele og slette informasjon og bruk av e-post. 

For sending av sensitiv informasjon pr. e-post har du følgende muligheter:

  • Sensitiv informasjon lagres i egne filer som krypteres og sendes som vedlegg (på åpen e-post), se Sending av filer og sikkerhetsnivå. Vær oppmerksom på at overlevering av passord foregår på et annet medium, enn det som benyttes til å motta e-posten.
  • Må du sende en forskningsfil med identifiserbare og avidentifiserte data og koblingsnøkkel via e-post, skal den sikres ved hjelp av programvaren Gpg4win. Det vil i dette tilfellet være selve meldingsteksten som er kryptert.

Gpg4win integreres i e-postprogrammet, for eksempel macOS Mail eller Outlook. Du trenger den offentlige gpg/pgp-nøkkelen til mottaker av dataene for sikker identifikasjon av mottaker. Spørsmål knyttet til programvaren rettes til BIT@hioa.no, se også nettsiden Utstyr og programvare.  

Tilsatte ved HiOA kan ikke lengre motta zip-filer via høgskole-e-posten (dvs. Outlook eller webmail) på grunn av sikkerhetshensyn.

Skytjenester

DropBox, Google Drive og andre eksterne utenlandske tjenester er ikke sikre lagringssteder for verdifulle og sensitive data, se retningslinjer for informasjonssikkerhet om behandling av informasjon i nettskyen.