Droppe til innhold

I undervisning

I undervisning

Bestilling av SNR

Utenlandske studenter som søker og får opptak ved HiOA trenger et personnummer for å bli registrert i FS.

Samordna Opptak (SO) har i dag en nasjonal tjeneste hvor de kan utstede midlertidige personnummer for disse studentene. Dette kalles S-nummer.

Før du søker om S-nummer, sjekk alltid om studenten har et gyldig norsk personnummer eller tilsvarende. Om det finnes – bruk dette.

Sjekk også om studenten allerede er registrert som Person i FS. Dette gjør du i bildet Person/Student som du finner i personmodulen. Søk på fødselsdato og etternavn for å se om du eventuelt får noen treff.

Om studenten allerede er registrert med et gyldig norsk personnummer (ikke et FS-generert fødselsnummer som starter med 9 i personnummeret) så kan du fortsette din registrering av studenten.

Hvordan registrere i FS

1. Opprette bestilling av S-nummer.

2. Sjekke bestilling.

3. Opprette studenten som person i FS.

1. Opprette bestilling av S-nummer

I "Personmodulen > Personbilder" finner du bildet "SNR-bestilling".

Før du legger inn en ny bestilling må du alltid sjekke om det allerede eksisterer en bestilling for den personen. Søk på fødselsdato og/eller etternavn i bildet "SNR-bestilling".

Om det ikke finnes en bestilling for vedkommende, lag ny rad.

Følgende felter må fylles ut:

  • Etternavn: Kun ett navn i dette feltet, ingen spesialtegn er tillatt. Om vedkommende har etternavn med bindestrek, bruk kun det siste navnet.
  • Fornavn: Her tar man også med eventuelle etternavn og mellomnavn, ingen spesialtegn er tillatt.
  • Kjønn (K/M): Sett inn K for kvinne eller M for mann.
  • Dato født: Fødselsdato (vær nøye).
  • Statsborgerskap: Velg land fra listen.
  • Første opphold: J eller N hvis man vet om dette er første opphold eller ikke.

Minst en adresse må legges inn og dette må være hjemstedsadressen til studenten, flere adresser kan også legges inn.

Ikke bruk spesialtegn i noen av feltene!

Velg hvilken adresse du legger inn i det gule feltet, fyll inn adresseinformasjonen på følgende måte:

  • Første linje: C/O-adresse (skal kun brukes om studentene har en C/O-adresse).
  • Andre linje: Gateadresse.
  • Postnummer: Skal ikke fylles ut ved utenlandske adresser.
  • Poststed: Skal også inkludere postnummer ved utenlandske adresser.
  • Fjerde linje: Land.

Land er et obligatorisk felt om det er en utenlandsk adresse og postnummer ikke er fylt ut. Om du besitter flere adresser på studenten, legg også inn dette. Det gjør du ved å markere boksen i bildet som heter Adresser og trykker ny rad.

Merknadsfeltet blir ikke oversendt til SO og må eventuelt brukes til intern informasjon.

Etter å ha lagret informasjonen, så skal du ikke trykke på knappen Send bestilling, da vil du kun få en feilmelding.

Om bestillingen er lagt inn riktig så vil den bli automatisk sendt med nattjobb til SO.

2. Sjekke bestilling

Om bestillingen er lagt inn riktig tar det ca 2-4 fire virkedager før du får svar.

Det er en god ide å sjekke dagen etter at du har lagt inn din bestilling at den er sendt til SO. Du får ikke noe automatisk beskjed om det er feil i din bestilling.

I "Personmodulen > Personbilder > SNR-bestilling liste" finner du oversikt over alle bestillinger.

Åpne bilde og i feltet som heter Saksbeh. setter du inn dine initialer. Trykk så "Enter". Da får du frem alle dine bestillinger.

I feltet foran Saksbehandlerinitialene dine vil status på bestillingen stå. Følgende statuser er tilgjengelige og mest aktuelle:

  • (Blank): Om det ikke står en status, betyr det at bestillingen ikke er sendt. Alle bestillinger som ikke er sendt innen 24 timer har feil i seg og må korrigeres. Om du ikke forstår hva som er feil - se lenger ned for tips for vanlige feil.
  • UBE: Ubehandlet. Det betyr at bestillingen er sendt og at SO jobber med den.
  • BEH: Ferdig behandlet. I  merknadsfeltet vil det da stå Mottatt SOnr ikke i bruk. Gå videre til punkt tre i denne oppskriften. Når nummeret er tatt i bruk vil det stå Ferdigbehandlet.

Vedr. spørsmål fra SO som må besvares (kommer i underbildet på snr-bestillingen), send e-post til fs-hjelp om svaret som skal gis, da det kun er fs-hjelp som kan benytte knappen «Send melding til SO».

Vanlige feil
  • Ikke bruk spesialtegn (f.eks. apostrofer) i navnefeltene.
  • Flere enn ett etternavn i feltet for "Etternavn".
  • Om adressen ikke har norsk postnummer - skal det landet stå i fjerde linje på adressefeltet.
  • Husk at man først og fremst skal bruke hjemstedsadressen til studentene dere søker om S-nummer til.

Om du fortsatt ikke finner feilen - ta kontakt med din superbruker.

3. Opprette studenten som person i FS

Når bestillingene står som "Behandlet" i bildet "SNR-bestilling Liste" skal du opprette studenten som person. Når du står i bildet "SNR-bestilling Liste" så åpner klikker du på feltet som heter "Behandl".

Alle personer vi har mottatt SOnr på skal opprettes som person i FS selv om de ikke skal studere hos oss.

Da er du tilbake i bildet som heter "SNR-bestilling". Bildet ser nå sånn ut:

Samlebildet "SNR-bestilling" Hvor feltet i høyre kolonne, "Snr fra SO" er ringet rundt, samt feltet "Generer person" som er fjerde knapp helt til høyre.

Selve personnummeret finner du nå til høyre i bildet der det står "Snr fra SO".

For å opprette personen trykker du på knappen "Generer person".  Du vil da få beskjed om at personen er opprettet. NB! Når en personen er opprettet i FS så forsvinner knappen "Generer person".

Søk opp studenten i bildet "Person/student bildet", modul "Personer" og fortsett registreringen der.

Dersom man mottar SNR for en person som allerede er opprettet i FS med et midlertidig FS-nr bruker man knappen "Endre fnr" i bildet "SNR-bestilling" for å generere mottatt SNR for personen.

 

 

Merknad

Hvis en person som har fått snr-nr senere får tildelt norsk fødselsnummer, skal navn på studenten, studentnummer og dokumentasjon (PDF-fil) for navneendringen sendes til fs-hjelp@oslomet.no. FS-hjelp vil foreta fødselsnummerendringen i FS..