Droppe til innhold

Mitt arbeidsforhold

Mitt arbeidsforhold

Helse, miljø og sikkerhet / Sikkerhet / Personvern / Personvernerklæring

Behandling av opplysninger om deg som tilsatt

Redegjørelse for hvordan HiOA behandler personopplysningene om deg som tilsatt.

Hjemmelsgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene om tilsatte er, personopplysningslovens §§ 8 (1) og 8 a), b) eller f), samt § 9 a) b) eller f).

Personopplysningene brukes til  lønns- og personaladministrative formål, som for eksempel å beregne lønn og ha oversikt over arbeidstid, fravær, ferie og permisjoner.

Informasjon som behandles om deg som tilsatt er for eksempel navn, fødselsnummer, kontaktinformasjon (adresse og telefonnummer). I tillegg registreres stillings- og lønnsopplysninger, utdanning og tjenesteansiennitet, samt navn og alder på barn under 12 år og navn og kontaktinformasjon til nærmeste pårørende.

Informasjonen innhentes fra deg som jobbsøker eller tilsatt og fra andre instanser, som skattemyndigheter, Nav og tidligere arbeidsgiver.

Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på høgskolens Internettsider. Portrettbilde av deg som tilsatt publiseres med mindre du reserverer deg mot en slik publisering.

Informasjon om utlevering av opplysninger finner du under generelt om utlevering av personopplysninger og pressens og allmenhetens innsyn etter offentlighetsloven.

Personopplysninger om tilsatte behandles hovedsakelig i HiOAs lønn- og personalsystemer (SAP og Agresso). I HiOAs dokumenthåndteringssystem (lenke til personvernerklæringen for arkiv), finnes det en personalmappe for deg med opplysninger om for eksempel:

  • søknad på stilling(er) (kun stillingssøknader fra vedkommende som blir tilsatt i en stilling, blir journalført og arkivert)
  • attester for utdanning/arbeidspraksis
  • kompetansegivende kurs og opplæring
  • ansettelsesbrev
  • arbeidsavtale
  • taushetserklæringer
  • dokumenter om pensjonsforhold og lønnsplassering
  • særskilte avtaler i arbeidsforholdet
  • permisjoner
  • eventuell korrespondanse mellom deg og arbeidsgiver, samt om fratredelsen og gjenpart av sluttattest

Når du slutter på høgskolen blir personalmappen din gjennomgått og unødvendig informasjon slettes. Høgskolen vil fortsatt lagre opplysninger for eksempel om hvem som har jobbet i virksomheten, hvor lenge og hva de gjorde.

Personer i HR har kun tilgang til personopplysninger om tilsatte som er nødvendig for å ivareta deres arbeidsoppgaver. Sensitiv informasjon beskyttes med tilgangskode i dokumentforvaltningssystemet.

HR-direktør er delegert det daglige ansvaret for behandling av personopplysninger om tilsatte. Det innebærer blant annet å sørge for at det er utarbeidet nødvendige rutiner for å sikre konfidensialitet og kvalitet og at opplysningene ikke lagres lengre enn nødvendig. HR-direktør er også ansvarlig for at det tilbys nødvendig opplæring i bruk av it-systemer og gjeldende rutiner.

Det er enhver leders ansvar at egne tilsatte har fått tilstrekkelig opplæring og at dokumenthåndtering og saksbehandling innen eget ansvarsområde skjer i samsvarer med HiOAs rutiner.

Kontakt