Droppe til innhold

Mitt arbeidsforhold

Mitt arbeidsforhold

Helse, miljø og sikkerhet / Systematisk HMS / Arbeidsmiljøkartlegginger

Arbeidsmiljøsamtale

HMS-veiledning

Om arbeidsmiljøsamtalen

Arbeidsmiljøsamtalen er en del av det systematiske HMS-arbeidet.

Arbeidsmiljøsamtalene gjennomføres de årene det ikke er medarbeiderundersøkelse, og primært i høstsemesteret; innen utgangen av november.

Hensikten med samtalen er:

  • Dialog om nåsituasjonen som grunnlag for videre utvikling av arbeidsmiljøet
  • Status på tiltaksplan fra forrige medarbeiderundersøkelse
  • Fokus på ledelse og medarbeiderskap; hvordan vi sammen kan bidra til å opprettholde/styrke arbeidsglede og jobbengasjement her hos oss

Leder med personalansvar er ansvarlig for planlegging, gjennomføring og oppfølging av arbeidsmiljøsamtalen. HR kan ved behov bistå i formøte og gjennomføring av møtet i vanskelige tilfeller. Ved særskilt behov kan BHT bistå.

I forbindelse med arbeidsmiljøsamtalene skal det utarbeides en tiltaksplan med bevarings- og forbedringsområder.

Arbeidsmiljøsamtalen skal dokumenteres.

Planlegging

Arbeidsmiljøsamtalen planlegges normalt sammen med verneombud. HR kan trekkes inn ved behov, og da knyttet til spesielt krevende situasjoner. Hensikten er å forberede arbeidsmiljøsamtalen så godt som mulig.

Aktuelle tema å ta stilling til:

  • Hva vet vi om arbeidsmiljøsituasjonen i enheten?

  • Er det utarbeidet tiltaksplanen fra forrige medarbeiderundersøkelse? Er denne fulgt opp?

  • Er det andre pågående arbeidsmiljøprosesser i enheten?

  • Krever arbeidsmiljøsituasjonen spesiell tilrettelegging av arbeidsmiljøsamtalen?

  • Passer det for oss å følge «Veiledende mal for gjennomføring av arbeidsmiljøsamtale» som den er, eller må vi gjøre noen justeringer?

  • Hvordan legge opp til en god prosess ut fra antall medarbeidere i enheten?

  • Avklaring av roller og ansvar i arbeidsmiljøsamtalen:

    • Leder har ansvar for gjennomføring av arbeidsmiljøsamtalen

    • Verneombud deltar på lik linje med andre medarbeidere

    • Er det noe ved arbeidsmiljøsituasjonen som tilsier at ekstern representant fra bedriftshelsetjenesten bør eller må være med?

Det bør også avklares om arbeidsmiljøsamtalen skal summeres opp på annen måte enn gjennom tiltaks- og handlingsplaner.

Innkalling

Leder sørger for innkalling til medarbeidere i god tid før gjennomføring med tidsramme, sted, hensikten med møtet og hvordan arbeidsmiljøsamtalen tenkes gjennomført. Dersom det er spesielle områder som ønskes belyst må dette informeres om samtidig.

Dagsorden kan for eksempel være

  • Innledning

  • Status i oppfølgingsarbeidet etter MU

  • Dialog om nåsituasjonen og nye utfordringer

  • Oppdatere og/eller utarbeide bevarings- og forbedringsområder

  • Oppdatere og/eller utarbeide nye forpliktende tiltak for utvikling av eget arbeidsmiljø

  • Plan for videre oppfølging

Gjennomføring

Arbeidsmiljøsamtalen gjennomføres som planlagt.

Eventuell oppsummering fra møtet legges i HMS-dokumentasjonsrommet under punktet «kartlegginger»

Etterarbeid

Leder samler opp tema og forslag til tiltak og utarbeider handlingsplan. Planen skal inneholde konkrete tiltak, tidsfrister for gjennomføring av disse og hvem som er ansvarlig for gjennomføring. Leder presenterer handlingsplanen og hvordan den tenkes fulgt opp.

Leder har ansvar for å melde tilbake til sine medarbeidere hvordan tiltaksplanen knyttet til arbeidsmiljøsamtalen følges opp.

Tiltaks- og handlingsplaner dokumenteres i HMS-dokumentasjonsrommet under punktet «Mål og handlingsplaner».

Interne dokumenter

Veiledende mal for gjennomføring av arbeidsmiljøsamtale (.pptx)

Kontakt