Inngå og følg opp en innkjøpsavtale

Ved behov for en anskaffelse til over 100.000 kroner hvor det ikke finnes en aktuell rammeavtale, må det gjennomføres en formell anskaffelsesprosess i flere trinn.

Anskaffelsesprosessen

Slik gjennomføres de formelle trinnene ved behov for en anskaffelse mellom 500.000–1,1 mill. kroner. Prosessen ledes av Innkjøpsseksjonen i samarbeid med enheten som har behovet for anskaffelsen.

  1. Trinn 1: Avklaring av behov og forberedelse av anskaffelsen

    Prosessen nedenfor er også beskrevet i en PDF-versjon av retningslinjen for anskaffelser over 500.000 kroner (PDF)

    Anskaffelsesprotokoll

    For alle anskaffelser over 100.000 kr. ekskl. mva. plikter en å føre anskaffelsesprotokoll.

    Invitere til konkurranse eller kunngjøre via doffin?

    Krav om konkurranse innebærer at du må innhente minst 3 tilbud, vurdere disse og velge en tilbyder.

    For anskaffelser over 1,1 MNOK (ekskl. mva.) er det i tillegg krav om at du må kunngjøre anskaffelsen i Doffin.

    For anskaffelser under 1,1 MNOK (ekskl. mva.) er det anledning til, men ikke krav om å kunngjøre anskaffelsen i Doffin.

    Utarbeid konkurransegrunnlag

    Når du skal invitere leverandører til å inngi tilbud må du utarbeide et konkurransegrunnlag. Her finner du mal for konkurransegrunnlag (difi.no.)

    Beskriv ytelsen og sett krav til leveransen (utarbeid en kravspesifikasjon)

    Lag en beskrivelse av ytelsen anskaffelsen gjelder. Du bør beskrive behovet du skal ha dekket fremfor en beskrivelse av hvordan behovet skal dekkes. La leverandørene konkurrere om å tilby den beste/ mest hensiktsmessige løsningen. For å få til dette er det helt sentralt at du ikke stiller unødvendige krav som begrenser eller helt avskjærer leverandørers mulighet til å tilby løsninger som ville ha dekket det behovet du har. Det kan være slik at behovet dekkes best gjennom en løsning du ikke kjenner til.

    Strategiske føringer

    Sjekk føringer fra institusjonens innkjøpsstrategi og lignende. 

    Kvalifikasjonskrav

    For anskaffelser over 500.000 kr. ekskl. mva. er du forpliktet til å kreve at valgte leverandør leverer skatteattest. Se FOA §7-2 for detaljer.

    Hvorvidt det er behov for å stille ytterligere kvalifikasjonskrav må vurderes i hvert enkelt tilfelle.

    Tildelingskriterier

    Tildeling etter konkurranse må skje på en forutberegnelig måte. Det betyr at du som oppdragsgiver må informere om hvilke vurderinger du vil gjøre ved valg av tilbud.

    Har du laget en kravspesifikasjon som beskriver behovet som skal dekkes, er det avgjørende at du utformer tildelingskriterier som er egnet til å identifisere den beste løsningen.

    Konkurransegrunnlagsmalen (difi.no) gir eksempel på hvordan slike kriterierier kan utformes.

    Kontrakt

    Legg ved kontrakten som skal regulere kontraktsforholdet samtidig som du inviterer leverandørene til å inngi tilbud. Leverandørene må kjenne til hvilke vilkår som skal gjelde for gjennomføringen av kontrakten. På områder hvor det foreligger standardkontrakter, skal disse benyttes.

  2. Trinn 2: Konkurransegjennomføring
    Invitasjon til å levere tilbud

    Skal du inn i et stort leverandørmarked du kjenner relativt godt kan det være mest hensiktsmessig å invitere 3-5 leverandører til å inngi tilbud. Velger du denne løsningen bør du variere hvem du inviterer.

    Frivillig kunngjøring på Doffin er egnet der du ikke kjenner markedet. Du finner to skjemaer for frivillig kunngjøring på Doffin på siden "Skjema for kunngjøring etter anskaffelsesforskriften".

    Evaluering av tilbud

    Evaluering av tilbudene må skje slik du har beskrevet det i din henvendelse til markedet.

    Eventuelle forhandlinger

    Avhengig av hva du har formidlet i konkurransegrunnlaget kan du invitere en eller flere av tilbyderne til forhandlinger.

    Ved forhandlingene skal leverandørene få tilbakemeldinger om hvilke sider av tilbudene du mener de med fordel kan forbedres for å kunne vinne konkurransen. Etter endt forhandling må tilbyderne få anledning til å levere nytt revidert tilbud.

    Kontraktstildeling og avslutning av konkurransen

    Etter at tilbudene er evaluert og eventuelle forhandlinger er gjennomført tildeler du kontrakt til den leverandøren som har levert det beste tilbudet.

    Alle leverandører som har blitt invitert til å levere tilbud skal få en beskjed om din avgjørelse og en kort begrunnelse for hovedårsaken(e) for valget av tilbud.